E-Arşiv iptal talebi açıldı ama tamamlanmadıysa ne kontrol edilir?

İptal düğmesinden sonra hangi kayıt oluştu?

E-Arşiv faturanız için iptal işlemini başlattınız; sizin ekranınızda işlem var, karşı taraf ise sonuç göremiyor. Önce iki tarafın aynı belgeye ve aynı aşamaya baktığını doğrulayın. Talebi açan kişinin yaptığı işlem, sağlayıcının gönderdiği teknik kayıt ve karşı tarafın verdiği yanıt için ayrı kanıt isteyin. Tek bir ekran görüntüsüne dayanarak dosyayı kapatmak, eksik adımın sonraki muhasebe kontrolüne taşınmasına yol açabilir.

GİB iptal kılavuzu, düzenleyenlerle birlikte belgesinde VKN/TCKN bulunan, vergi mükellefiyeti olan alıcıların sürecini açıklar. Aşağıdaki takibi bütün tüketicilere aynı giriş ekranını önererek uygulamayın.

Elinizdeki faturanın numarasını, ETTN’sini, düzenleyeni ve alıcıyı tek olay notuna yazın. Sağlayıcıya soracağınız soru “Fatura neden iptal olmadı?” kadar genel kalmasın. “Bu belge için son doğrulanmış işlem hangisi, sonraki işlemi kim yapacak?” sorusu, görüşmeyi somut bir kayda bağlar.

Kullanım yöntemi ve işlem rolünü eşleştirin

Alıcının talep/yanıt ve düzenleyenin gelen talebe yanıt işlemlerinde, GİB Portal kayıtlı kullanıcıları mali mühür/e-imza ile giriş yapar. Özel entegratör/entegrasyon yöntemini kullananlar ile e-belgeye kayıtlı olmayan mükellefler, Dijital Vergi Dairesi kodu/şifresiyle GİB e-Arşiv interaktif Portalını kullanır. Düzenleyen özel entegratör/entegrasyon kullanıcısıysa iptal raporuyla talep başlatır; ayrıca satıcı portal işlemi gerekmez. Karşı tarafın kabul/ret işlemi ayrıdır.

Bu nedenle destek görüşmesinin başında faturanızı hangi yöntemle düzenlediğinizi ve şu anda düzenleyen mi alıcı mı olduğunuzu belirtin. Başka bir işletmenin ekranını tarif ederek ilerlemeyin. Karşı taraftan şifresini, PIN’ini veya uzaktan giriş yetkisini istemeden, kendi yetkili kullanıcısının kontrol ettiği sonucu paylaşmasını isteyin. İki şirketin farklı yazılımlar kullanması, aynı düğme adlarını görecekleri anlamına gelmez.

Rol, durum ve sonuç kontrolü

Bu çizelge bir GİB ekranı değildir; işletme içinde kullanabileceğiniz takip formudur. Her satırın yanına kontrol eden kişiyi ve kontrol saatini ekleyin. Kanıt henüz gelmediyse sonuç alanına tahmin yazmak yerine “teyit bekleniyor” yazın. Böylece aynı konu için birden fazla kişinin birbirinden habersiz işlem başlatmasını önleyebilirsiniz.

Raporun gönderilmesiyle işlenmesini ayırın

GİB Teknik Kılavuzu v1.18, rapordaki iptal verisini fatura numarası, iptal tarihi ve vergi hariç toplam tutarla tanımlar. Paket durumu getBatchStatus ile sorgulanır. Kılavuzdaki 10 kuyruk, 15 işlenme, 30 başarılı işlenme durumudur. Bu teknik paket sonucu, karşı tarafın iptal talebine verdiği yanıt olarak okunmamalıdır. Portal kullanıcılarının ayrıca rapor oluşturup yüklemesi gerekmediği de aynı kılavuzda belirtilir.

Özel entegratör kullanıyorsanız teknik yöntemi kendiniz çalıştırmaya uğraşmak yerine desteğe bu ayrımı sorun. Size verilen paket kimliğinin gerçekten sorunlu faturayı içerdiğini teyit edin. Yalnız “iletildi” yanıtı geldiğinde hangi sistemin, hangi kaydı, ne zaman aldığı açıklansın. Sorun rapor içeriğindeyse düzeltmeyi kimin yapacağı ve yeni sonucun nasıl bildirileceği belli olsun. Kontrol edilmeden ikinci iptal işlemi açmak, görüşmeleri iki ayrı kayıt üzerinden yürütmenize neden olabilir.

Süreyi ve yanıtı doğru olaya bağlayın

İptal kılavuzunun 3. bölümü sekiz günlük süreyi belgenin alıcıya iletilmesinden başlatır; talep açılması süreyi yeniden başlatmaz. İtiraz bildirimi kabulü ise ayrı bölümlerdedir. Her işlemi aynı süreyle değerlendirmeyin.

509 sayılı Tebliğ’in V.10 bölümü, haricî yollarla yapılan ihbar/ihtarlarla e-belge iptallerinin GİB’e bildirilmesini düzenler. Bildirim kaydını, haricî işlemin kendisiyle veya bütün hukuki sonuçlarının tamamlanmasıyla eşitlemeyin.

Olay notunda belge tarihi, alıcıya iletim kaydı, talep zamanı ve yanıt zamanı ayrı dursun. İletim tarihi belirsizse bugünkü destek görüşmesini başlangıç kabul ederek süre hesaplamayın. Belgenin durumunu ve uygulanacak işlemi muhasebe sorumlunuzla gecikmeden değerlendirin; bekleyen teknik destek talebinin size yeni bir süre verdiğini varsaymayın.

Örneğin, tamamen kurgusal bir olayda A işletmesinin görevlisi sabah talep açıldığını söylüyor; B işletmesi öğleden sonra kendi ekranında kayıt bulamadığını bildiriyor. Olay notuna “karşı taraf reddetti” yazmak için dayanak yoktur. Önce A’nın baktığı belgeyle B’nin sorguladığı belge eşleştirilir; sonra A’nın sağlayıcısından ilgili aktarım sonucu istenir. Yanıt kaydı bulunamadığı, yanıtın olumsuz olduğu ve iki ekranın farklı sonuç gösterdiği üç ayrı bulgudur.

İşlemi bir sonuç dosyasıyla kapatın

Son kontrolü, ilgili belgenin iptal talebine verilen kabul veya ret kaydı üzerinden yapın. Bekleyen talebi onaylanmış saymayın; karşı tarafın onay zorunluluğu yoktur. Bu sonuç kaydı, muhasebe değerlendirmesinin yerine geçmez.

Görüşmeler tamamlandığında son ekranı saklamakla yetinmeyin. Aşağıdaki listeyi tamamlayıp açık kalan işi bir kişiye atayın. Muhasebeye gönderdiğiniz kısa özet, başvurunun yapıldığını değil hangi sonucun doğrulandığını anlatmalı.

• Belge numarası ve ETTN aynı: iki tarafın farklı faturaları sorgulamadığı kontrol edildi.
• İşlem izi belli: talep, varsa rapor ve yanıt kayıtları tarihleriyle dosyaya bağlandı.
• Sonuç açık: son durumun hangi ekrandan, kim tarafından, ne zaman doğrulandığı yazıldı.
• Eksik adım sahipsiz değil: destek kayıt numarası, sorumlu kişi ve takip konusu belirlendi.
• Muhasebe değerlendirmesi ayrı: yeni belge, düzeltme veya başka işlem gerekip gerekmediği yetkili kişiyle incelendi.

Sonraki faturada aynı belirsizliği azaltın

Bu sorun sık tekrarlanıyorsa hizmet aldığınız yerde iptal takibinin nasıl gösterildiğini değerlendirin: teknik aktarım, karşı taraf yanıtı ve son kayıt aynı ekranda ayırt edilebiliyor mu? Sonucu dışarı aktarabiliyor musunuz? Bu soruların cevapları günlük kullanım ihtiyacınızı somutlaştırır. e-imza.plus üzerinden e-fatura ve e-Arşiv kullanım ihtiyaçlarınızı paylaşırken mevcut yönteminizi ve yaşadığınız takip sorununu belirtmeniz yeterlidir.