E-Arşiv faturanın e-postası dönünce yeniden fatura kesilir mi?

E-posta geri döndüyse önce mevcut faturayı bulun

Müşteriye gönderdiğiniz e-Arşiv faturanın e-postası geri döndüğünde, ilk iş aynı satış için yeniden fatura kesmek değildir. Önce mevcut belgenin oluştuğunu, doğru alıcıya ait olduğunu ve durumunu kontrol edin. Sorun yalnız iletimdeyse, doğruladığınız aynı belgeyi uygun kanaldan yeniden iletmeyi değerlendirin. Yeni numaralı belge üretmek, ulaşmayan bir e-postayı düzeltmek yerine ikinci bir fatura incelemesi başlatabilir.

Bu rehberdeki amaç, faturayı çoğaltmadan müşterinin doğru belgeye ulaşmasını sağlamaktır. Faturanın kendisinde yanlış alıcı, tutar veya başka bir hata varsa yalnız adres değiştirip göndermekle yetinmeyin; belgeye ilişkin düzeltme ihtiyacını ayrıca muhasebeyle değerlendirin. İptal ve itiraz işlemlerinin ekranları bu iletim kontrolünden ayrıdır.

Belge kimliğini ileti kaydına bağlayın

GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu v1.18, fatura numarasıyla UUID’yi ayrı alanlarda tanımlar; gönderim şekli de ayrı bir bilgidir. ETTN/UUID ile fatura numarasını tek olay notuna alın. Yalnız e-postanın konusu veya PDF dosya adı üzerinden eşleştirme yapmayın.

Belgeyi düzenlediğiniz uygulamadan açın; düzenleyen, alıcı, tarih ve tutarı sipariş kaydıyla karşılaştırın. Sonra geri dönen iletinin gönderim saatini ve hedef adresini bu belgeye bağlayın. Tek e-postada birkaç fatura paylaşılmışsa hangilerinin etkilenmiş olabileceğini ayrı yazın. Henüz taslak olan kayıtla düzenlenmiş faturanın paylaşım işlemini karıştırmayın; ekranda belgenin oluştuğu doğrulanamıyorsa mevcut işlem sonucunu sağlayıcıdan sorun.

Rapor sonucu müşterinin gelen kutusu değildir

GİB teknik kılavuzundaki paket durum sorgusu, rapor paketinin işlenmesini izler. Bu sonuç müşterinin e-posta kutusuna teslim kaydı değildir. Ayrıca GİB Portal yöntemindeki kullanıcıların ayrı rapor hazırlayıp yükleme yükümlülüğü bulunmadığı belirtilir; her kullanıcıya entegratörün teknik işlemlerini yaptırmaya çalışmayın.

Panelde “başarılı” yazıyorsa neyin başarılı olduğunu sorun: belge oluşturma mı, rapor aktarımı mı, müşteri ileti gönderimi mi? Rapor bilgisini bu faturayla eşleştiren kaydı ve müşteriye gönderim sonucunu ayrı isteyin. Rapor başarısından belgenin bütün hukuki koşullarının sağlandığı sonucu da çıkmaz. Alıcının “açamıyorum” demesi ile göndericiye hata e-postası gelmesi farklı bulgulardır; olay notunda ikisine aynı adı vermeyin.

Belge ve iletim karar listesi

Aşağıdaki liste işletme içi takip içindir; resmî bir sonuç ekranı değildir. Her satıra kontrol eden kişinin adını ve zamanı ekleyin. Bilgi yoksa “teyit bekleniyor” yazın. Böylece müşteri temsilcisi yeniden paylaşım yaparken muhasebe aynı satış için yeni belge oluşturmaz.

Adresi düzeltirken teslim koşullarını koruyun

Geri dönüşte yanlış adres, dolu kutu veya başka bir açıklama bulunuyorsa metni aynen olay kaydında saklayın; bunlardan hangisinin yaşandığını tahmin etmeyin. Yazım hatasını müşterinin önceden bilinen iletişim kanalından doğrulatın. Faturanın alıcısı doğruyken yalnız e-posta adresinin yanlış olmasıyla, faturanın yanlış kişi adına düzenlenmiş olması aynı sorun değildir.

509 sayılı Tebliğ’in V.5.2 bölümü alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik iletimi, elektronik iletimde format ve basılabilir görüntü koşullarıyla birlikte düzenler. IV.2.4.5 ise kapsamdaki internet satışlarında elektronik iletimi zorunlu tutar. Dolayısıyla “e-posta dönmüş, her durumda çıktı veya WhatsApp yeterlidir” diye bir kural kullanmayın. İşleminize uygun yöntemi belirlerken ilgili koşulları birlikte kontrol edin.

Paraşüt’ün e-Arşiv gönderim rehberi kendi akışında PDF ekini ve müşteri ekranı bağlantısını anlatır; mevcut faturanın yeniden paylaşılabildiğini de belirtir. Bu, söz konusu ürünün işleyiş örneğidir. Başka yazılımda aynı düğmenin bulunduğunu ya da herhangi bir PDF paylaşımının bütün teslim koşullarını karşıladığını varsaymayın.

Aynı belgeyi yeniden iletme sırası

Paraşüt’ün paylaşım rehberine göre Müşteri Ekranı bağlantısı işlem geçmişi ve cari hesap ekstresini de gösterebilir. Bu nedenle bağlantının erişim kapsamını kontrol edin; onu herkese açık bir gruba veya genel destek kaydına koymayın. Bu bilgi, ürün içindeki paylaşım davranışıdır; tek başına yasal teslim kanıtı değildir. Destek isterken önce belge referansını ve hatayı paylaşın, erişim veren bağlantıyı yalnız gerekli yetkili kanala iletin.

1. Doğruladığınız mevcut faturayı uygulamada açın. Kopyalama veya yeni fatura oluşturma işlemi yerine, aynı belgeyi paylaşan işlevi seçtiğinizden emin olun.
2. Hedef adresi ve uygun teslim yöntemini teyit edin. Belgede değişiklik yapmayın; numara ve ETTN’nin önceki kayıtla aynı kaldığını kontrol edin.
3. İletinin açıklamasına mevcut faturanın yeniden paylaşıldığını yazın. Gönderim zamanı, hedef ve varsa ileti referansını ilk denemeyle birlikte kaydedin.
4. Müşteriden doğru faturayı açıp açamadığını teyit etmesini isteyin. Ulaşılamıyorsa takip edecek kişiyi belirleyin; hata görünmemesini tek başına okunma kanıtı kabul etmeyin.

Doldurulmuş olay notu örneği

Tamamen kurgusal bir örnekte ORN2026000000217 numaralı faturanın ilk e-postası yanlış yazılmış adrese gönderilmiş olsun. Görevli, uygulamadaki belgeyi siparişle eşleştirir; müşterinin faturada doğru, yalnız iletişim adresinde hata olduğunu doğrular. Rapor sonucu dosyaya ayrı eklenir. Müşterinin yetkili kişisiyle teyit edilen adrese mevcut belge yeniden paylaşılır; yeni fatura numarası oluşturulmaz.

Kapanış notu şöyle olabilir: “Belge numarası ve tam ETTN eşleşti. İlk ileti adres hatasıyla döndü. Doğrulanmış adrese aynı belge yeniden iletildi. Alıcı doğru faturayı açabildiğini bildirdi; iki gönderimin kayıtları dosyada.” Alıcıdan yanıt gelmediyse son cümleyi bu şekilde yazmayın; “erişim teyidi bekleniyor” diye açık bırakın. Bu olay notu muhasebe değerlendirmesini veya hukuki teslim koşullarını kendiliğinden tamamlamaz.

Tekrarlayan iletim sorununu görünür hâle getirin

Aynı belirsizlik sık yaşanıyorsa kullandığınız çözümde rapor sonucu, müşteri gönderimi ve geri dönüş kaydının nasıl ayrıldığını değerlendirin. Yeniden paylaşımın mevcut belge üzerinden yapılması ve geçmiş denemelerin izlenmesi günlük işinizi kolaylaştırır. e-imza.plus ile e-fatura çözümünüzü görüşürken müşteriye iletim kanalınızı ve takipte eksik kalan bilgiyi paylaşabilirsiniz.