İnternet satışında e-Arşiv için hangi sipariş bilgileri gerekir?

İnternet satışını faturaya hazırlarken hangi bilgileri toplayın?

İnternet satışına ait e-Arşiv Faturayı hazırlarken alıcı ve ürün bilgilerinin yanında satışın yapıldığı web adresini, ödeme şeklini ve tarihini, malın gönderildiği veya hizmetin sunulduğu tarihi eşleştirin. Mal gönderiliyorsa taşıyıcı bilgilerini de alın. Sipariş numarasının bulunması bu alanların tamamlandığını göstermez; her bilginin hangi kayıttan geldiği belli olmalıdır.

Bu rehber, ilk faturayı oluşturmadan önce sipariş verilerini hazırlamanıza yardımcı olur. Bir kez oluşmuş belgenin tekrarını araştırmak, geçiş zorunluluğu hesaplamak veya iptal işlemi yapmak ayrı konulardır. E-fatura çözümünüzde otomatik aktarım kullanıyorsanız da aşağıdaki eşleştirmeyi örnek bir satış üzerinde kontrol edin.

Önce doğru belge türünü ve satışın kapsamını belirleyin

509 Sıra No.lu Tebliğin IV.2.4.5 bölümü, e-Arşiv uygulamasına dahil olanların internet üzerinden mal ve hizmet satışlarını ele alır. Bu kapsamdaki e-Arşiv Faturanın alıcıya elektronik ortamda iletilmesi gerekir. Satışın internetten yapılması, her alıcıya aynı belge türünü düzenleyeceğiniz anlamına gelmez. Alıcı kaydını işlem öncesinde doğrulayın.

Aynı bölüm, e-Fatura kayıtlı kullanıcılara internetten mal satışında düzenlenen e-Faturaya da sayılan bilgilerin iade bölümü dışındakilerinin yazılmasını düzenler. Bu nedenle sadece satış kanalına bakarak e-Arşiv seçmeyin. Alıcının e-Fatura kaydı ve etiketi için ayrı kontrolü tamamlayın; bu yazıdaki hazırlık tablosunu yanlış belge seçimini telafi etmek için kullanmayın.

Faturada bulunacak ek bilgileri kontrol edin

İnternet satışına ilişkin bilgiler, faturanın genel alıcı, mal veya hizmet, tutar ve vergi bilgilerinin yerine geçmez. Tebliğdeki ek alanları aşağıdaki listeyle karşılaştırın. Ayrıca faturada “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır.” ifadesinin bulunduğunu kontrol edin.

• Satışın gerçekleştiği web adresi: Siparişi aldığınız mağaza veya pazaryeri kaydından doğrulayın.
• Ödeme şekli ve ödeme tarihi: Siparişin açılma anını otomatik olarak ödeme tarihi saymayın.
• Mal satışında taşıyıcı: Taşıyanın adı soyadı veya unvanı ile VKN/TCKN bilgisini doğru kayıt üzerinden alın.
• İşlemin gerçekleşme tarihi: Malda gönderim, hizmette hizmetin ifa edildiği tarih esasındaki alanı kontrol edin.
• Mal iadesi bölümü: İade edenin adı soyadı, adresi ve imzası ile malın cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin girilebileceği bölümü inceleyin.

Kaynak sistem ile fatura alanını eşleştirin

Aşağıdaki tabloyu kendi sipariş akışınıza uyarlayın. Son sütuna sorumlunun adını, kontrol tarihini ve kaynak kayıt referansını ekleyebilirsiniz. Sipariş numarası burada işletme içi izleme anahtarıdır; fatura numarası veya ETTN yerine geçmez.

Ödeme bilgisini sipariş durumundan tahmin etmeyin

GİB teknik kılavuzunun 3.3.2.17 bölümünde webAdresi, odemeSekli, odemeAracisiAdi, odemeTarihi ve gonderiBilgileri rapor alanları açıklanır. Bunlar entegratörün ekranda kullandığı etiketlerle veya fatura XML alan adlarıyla birebir aynı olmak zorunda değildir. Eşleştirmeyi sağlayıcınızın dokümanıyla teyit edin.

Kılavuzda internet satış bilgisi grubu şemada seçimlik görünse de internet satışı kapsamındaki bilgilerin doldurulması gerektiği belirtilir. Ödeme tarihi kart, EFT/havale ve ödeme aracısı yöntemlerinde zorunlu; kapıda ödeme ve diğer yöntemlerde teknik açıdan seçimlik tanımlanır. Bu teknik ayrımı bütün faturalar için ödeme tarihi gereksizmiş gibi yorumlamayın. İşlem koşulunu ve görünür faturayı birlikte değerlendirin.

İşletme içi kontrolde “ödendi” etiketiyle yetinmeyin: Etiketin hangi ödeme kaydına dayandığını bulun. Tahsilat tarihi ile vade, sipariş veya fatura tarihini ayrı tutun. Pazaryerinin size yaptığı toplu ödeme ile müşterinin satış bedelini ödeme kaydını karıştırmayın; belirsizliği tahsilat sorumlusuna ve entegratöre yöneltin.

Mal satışı örneği: iki ürünün tek gönderisi

Kurgusal örnekte bir müşteri mağazanızdan iki masa lambası sipariş ediyor; kart ödemesi bir gün, depodan gönderim ertesi gün gerçekleşiyor. Kontrol amacıyla kullanılan SİP-ÖRNEK-01 kaydına ödeme işleminin referansını ve gönderi kaydını bağlayın. Bunların aynı tarihte olmasını sağlamak için bilgileri değiştirmeyin.

Malın yanında bulunacak sevk belgesini de kendi koşullarıyla değerlendirin. Tebliğ, sevk irsaliyesi/e-İrsaliye örneği ve belirlenen koşullardaki diğer belgeleri düzenler; her e-Arşiv PDF çıktısını kendiliğinden irsaliye yerine geçer saymayın. Elektronik fatura iletimi ile fiziksel mal sevkinin belge kontrolünü ayrı tamamlayın.

Hizmet satışı örneği: çevrimiçi verilen eğitim

İkinci kurgusal örnekte internetten satılan ve çevrimiçi sunulan bir eğitim düşünün. Fiziksel ürün veya kargo yoktur. Siparişin, ödemenin ve eğitimin gerçekleşme kayıtlarını bağlayın; hizmetin verildiği tarihi ödeme günüyle otomatik eşitlemeyin. Eğitim örneği özel bir vergi oranı veya belge istisnası varsaymaz.

• Paraşüt kılavuzunda internet satışı için web, ödeme şekli, platform ve tarih alanları gösterilir; hizmet veya ürün gönderimi olmayan durumda “Gönderi yok” seçeneği anlatılır.
• Bu seçenek Paraşüt’ün ürün akışıdır. Başka bir programın aynı adı kullandığını varsaymayın. Hizmette taşıyıcı alanı zorunlu çıkarsa hayalî kargo veya kimlik numarası girmek yerine destekten doğru eşleştirmeyi isteyin. Hizmet tarihinin belgede nerede gösterildiğini ayrıca kontrol edin.

Eksik bilgiyi kaynağında tamamlayıp önizlemeyi okuyun

E-postası geri dönen e-Arşiv Faturada önce mevcut belgenin teslimini araştırın. Başlangıç verilerini doğru toplamak, sonraki aşamada aynı satışın hangi faturaya bağlandığını bulmanızı kolaylaştırır. İnternet satış akışınızı e-imza.plus ile değerlendirmek için mağaza veya pazaryerinizi, mevcut fatura programınızı ve eksik kalan alanı paylaşabilirsiniz.

1. Sipariş, ödeme ve mal gönderimi veya hizmet kaydını aynı çalışma listesinde birleştirin. Her alanın kaynak referansını yazın.
2. Eksik web/kalem bilgisini satış operasyonuna, ödeme farkını tahsilata, gönderiyi depoya, hizmet tarihini işi yürüten kişiye iletin. Çözüm bekleyen alanı tamamlandı işaretlemeyin.
3. Alıcıyı, belge türünü ve fatura satırlarını doğrulayın. İşlem için gerekli kişisel veriyi yetkili sistemde kontrol edin; herkese açık örnek dosyaya taşımayın.
4. Paraşüt kullanıyorsanız resmileştirme öncesindeki önizlemeyi açın. Diğer yazılımlarda eşdeğer kontrol ekranında internet satışı, ödeme ve teslim bilgilerinin görünür karşılığını okuyun.
5. Belge oluştuktan sonra siparişle fatura numarası ve ETTN bağlantısını saklayın. Elektronik teslim sonucunu ayrıca kontrol edin; sonucun belirsiz olması tek başına yeni fatura oluşturma nedeni değildir.