E-fatura gönderirken VKN ve alıcı etiketi nasıl kontrol edilir?

Alıcı kimliğini güncel kayıtla eşleştirin

E-fatura göndermeden önce doğru VKN veya TCKN’yi yazmakla yetinmeyin. Faturanın ait olduğu alıcıyı, güncel e-fatura kaydını ve kullanılacak posta kutusu etiketini birlikte doğrulayın. Programda geçen ay sorunsuz kullanılan müşteri kartı bugün için aynı sonucu garanti etmez. Özellikle yeni müşteri, değiştirilmiş unvan veya birden fazla etiket gördüğünüzde gönderimi onaylamadan önce farkı çözün.

GİB’in UserList kılavuzunda kimlik numarası Identifier, unvan veya ad soyad Title alanında bulunur. VKN 10, TCKN 11 hanelidir; ancak hane sayısının doğru olması, numaranın doğru müşteriye ait olduğunu kanıtlamaz. Sipariş veya sözleşmedeki alıcı bilgisiyle güncel sorgu sonucunu karşılaştırın. Benzer isimli firmaları yalnız ticari adından seçmeyin.

Sorgu ekranındaki sonucun gerçekten e-fatura için alındığını kontrol edin. Sonuç alınamamasıyla kayıt bulunmaması aynı durum değildir. Bağlantı veya sorgu hatasında, tekrar denemenin sonucunu ve varsa destek kaydını takip edin. Müşterinin sözlü açıklamasıyla ekran sonucu çelişiyorsa hangisinin neden farklı olduğunu çözmeden gönderimi onaylamayın.

Belge türüne uygun posta kutusunu seçin

E-fatura sisteminde gönderici birim (GB) ve posta kutusu (PK) ayrı rollerdir. Alıcıya yönlendirme için onun posta kutusu bilgisi gerekir. Etiket, sıradan e-posta adresi gibi elle tahmin edilmez; VKN/TCKN ile birlikte değerlendirilir. Adresin içindeki kelimelerden şube, bölüm veya ayrı tüzel kişilik ilişkisi çıkarmayın.

UserList içindeki Invoice ve DespatchAdvice, sırasıyla fatura ve irsaliye etiketlerini ayırır. Etiketin açılma ve varsa silinme zamanı da bulunur. Dolayısıyla irsaliye için kayıtlı bir etiketi faturaya taşımayın; silinmiş eski etiketi cari kartta durduğu için yeniden seçmeyin. Teknik alanlar ekranınızda görünmüyorsa sağlayıcıdan güncel alıcı sorgusunun sonucunu açıklamasını isteyin.

Birden fazla PK bulunması, listenin ilk sırasının doğru tercih olduğu anlamına gelmez. Sovos Foriba’nın kendi Bulut Portal kılavuzu, alıcı bilgilerinde birden fazla etiket arasından seçim yapılabildiğini gösterir. Bu örnek, her programın aynı menüyü kullandığı iddiası değildir. Hangi kutunun bu işlem için kullanılacağını alıcının ilgili ekibine teyit ettirin; yazılı tercihi kontrol kaydınıza ekleyin.

Eski cari kaydıyla farkları çözün

Paraşüt’ün gönderim rehberinde, uygulamanın alıcıyı vergi numarası üzerinden ayırt ederek e-fatura akışına yönlendirdiği anlatılır. Otomatik yönlendirme işinizi kolaylaştırabilir; fakat yanlış müşteriye ait numarayı doğru müşteri hâline getirmez. Kullandığınız programın alıcı bilgisini ne zaman sorguladığını ve taslaktaki bilgiyi nasıl yenilediğini kendi destek kanalından öğrenin.

Cari kartla sorgu farklıysa önce hangi alanın uyuşmadığını not edin. Müşteriden gelen yeni bilgi, eski kart ve sorgu çıktısını yan yana inceleyin. Sadece ekrandaki uyarıyı kaldırmak için kimlik numarasını veya etiketi değiştirmeyin. Düzeltmeyi yetkili kişiye yaptırın; ardından faturanın taslağını yeniden açıp değişikliğin o belgeye de yansıdığını kontrol edin.

Bu inceleme, e-faturayı zorla başka bir belge türüne çevirmek için gerekçe değildir. Kayıt belirsizliğini çözmeden “e-arşiv gönderip geçelim” kararı vermeyin. Belge türü konusunda tereddüt sürüyorsa mali müşaviriniz ve hizmet sağlayıcınızla işlem özelinde ilerleyin. Buradaki kontrol, gönderim öncesi alıcı eşleştirmesidir; entegratör değişikliği veya hesap kapatma prosedürü değildir.

Göndermeden önce kontrol kartını tamamlayın

Bu kartı ilk gönderimde veya alıcı kaydında değişiklik fark edildiğinde kullanabilirsiniz. Tablo bir iç kontrol önerisidir; GİB’e sunulacak zorunlu bir form değildir. Alanları doldururken gerçek kimlik bilgilerini yalnız yetkili çalışanların eriştiği iş kaydında tutun. Sonuç ve sorumlu belli değilse kartı tamamlanmış saymayın.

Örnek: aynı alıcı için iki etiket görüyorsunuz

Tamamen kurgusal bir örnek düşünelim: satış ekibi “Örnek Alıcı” adına hazırladığı faturada eski cari kartı açıyor. Güncel sorgu aynı kimliği gösteriyor, fakat seçilebilir iki PK var. Kartta kayıtlı etiketin adı tanıdık diye gönderim yapılmıyor. Alıcının muhasebe ekibinden bu sipariş için kullanılacak kutu teyit ediliyor; seçilen değer ve teyit kaydı kontrol kartına ekleniyor.

Daha sonra taslak tekrar açılıyor. Faturadaki alıcı, seçili PK ve sipariş bilgisi birlikte gözden geçiriliyor. Kontrolü yapan kişi ile gönderimi onaylayan kişi farklıysa, ikinci kişi hangi kayda dayanıldığını görebiliyor. Böylece karar, “geçen sefer de bunu seçmiştik” hatırasına bırakılmıyor. Örnekte gerçek VKN, TCKN veya çalışır bir etiket kullanılmıyor.

Son onayda seçilen değeri yeniden görün

Göndermeden hemen önce alıcı kimliğini, belge türünü ve seçili PK’yı aynı taslak üzerinde son kez karşılaştırın. Toplu gönderimde tek bir müşterinin doğru görünmesi bütün listenin doğru olduğu anlamına gelmez; fark bulunan satırları incelemeden onaylamayın. Kontrol tamamlandıktan sonra sorgu zamanını ve kullanılan teyidi ilgili iş kaydıyla ilişkilendirin.

Yanlış etikette her yazılımın aynı hata mesajını vereceği, belgenin mutlaka kuyrukta kalacağı veya kendiliğinden doğru kutuya yönleneceği söylenemez. Gönderim yapılmışsa taslak kontrolüne dönmek yerine fatura ve zarf durumunu sağlayıcınızla inceleyin; sonucu bilmeden aynı işlemi yeniden göndermeyin.

E-fatura kullanım ihtiyacınız için tedarik ve başvuru seçeneklerini e-imza.plus ile değerlendirebilirsiniz. Günlük gönderimdeki alıcı sorgusu ve etiket seçimini ise kullandığınız sistemin güncel kayıtlarıyla tamamlayın.