Müşteri e-fatura gelmedi diyorsa hangi kayıtlar kontrol edilir?

Önce neyin bulunamadığını netleştirin

Müşteri “e-fatura gelmedi” dediğinde önce hangi ekrana baktığını sorun: e-posta kutusuna mı, e-fatura uygulamasının gelen belgelerine mi, muhasebe programına mı? PDF bildiriminin ulaşmaması ile belgenin teknik iletiminde sorun olması aynı durum değildir. İlk adım yeni bir fatura hazırlamak değil, mevcut belgenin iki taraftaki kaydını karşılaştırmaktır.

Görüşmeyi tek bir fatura üzerinden yürütün. Satıcıdan ve alıcıdan birer kişi aynı kontrol formunu doldursun. “Biz gönderdik, sizde yok” biçimindeki karşılıklı bildirim yerine, hangi kaydın nerede ve ne zaman arandığı ortaya çıksın. Bu rehber e-fatura içindir; e-Arşiv Fatura’nın müşteriye iletim koşullarını veya teknik hata sonrasında yeniden gönderme işlemini açıklamaz.

Fatura numarası ve ETTN ile aynı belgeyi eşleştirin

GİB’in e-fatura alanlarını gösteren karekod kılavuzunda fatura numarası ID, belgenin ETTN’si ise UUID alanıyla eşleştirilir. ETTN, Evrensel Tekil Tanımlama Numarasıdır. İkisini de satıcının mevcut belge kaydından alın; PDF dosyasının adını fatura numarası sanmayın. Gönderim zarfının kimliğini ayrıca kaydedin, belge ETTN’si yerine kullanmayın.

Satıcı ve alıcının unvanını, ilgili VKN/TCKN bilgisini ve fatura tarihini kontrollü biçimde karşılaştırın. Tutar ve para birimi yardımcı karşılaştırma alanları olabilir; aynı tutarlı iki satışın aynı fatura olduğu varsayılmaz. Alıcının bulduğu aday kayıtta ETTN eşleşmiyorsa aranan belge bulunmuş sayılmaz.

Her programın arama kutusu ETTN kabul etmeyebilir. Desteklenen alanda fatura numarasıyla arayın, ardından ayrıntı ekranında veya erişebildiğiniz belge verisinde ETTN’yi karşılaştırın. Görünmeyen alanı tahmin etmek yerine sağlayıcıdan kayda bağlı doğrulama isteyin. Telefonda uzun kimliği parça parça okumak yerine yetkili kişiler arasında doğru kopyalandığı kontrol edilen tek bir referans paylaşın.

Satıcının yanıtını gerçek alıcı etiketiyle birlikte okuyun

GİB entegrasyon akışında gönderici birim, merkez ve alıcı posta kutusu ayrı bileşenlerdir. Zarfın sistem yanıtı ile ticari faturanın uygulama yanıtı da farklıdır. Satıcı, kısa “gönderildi” yazısının yanında mevcut zarfı, son sistem yanıtını ve sorgu zamanını çıkarsın. Bu teknik kayıt alıcının çalışanının belgeyi ekranında gördüğünü, muhasebeleştirdiğini veya ödediğini tek başına göstermez.

Gönderimde kullanılan gerçek alıcı posta kutusu etiketini alıcının doğruladığı kayıtla karşılaştırın. Etiket, bildirim gönderilen sıradan e-posta adresiyle karıştırılmamalıdır. GİB’in 30 Eylül 2026 tarihli UserList v1.1 kılavuzu, kimlik bilgisi yanında belge türüne bağlı etiketleri ve açılış/siliniş zamanlarını tanımlar. E-fatura için Invoice kaydını inceleyin; e-irsaliye etiketini aynı hedef saymayın.

Bugün sorgulanan etiket geçmiş gönderimin hedefini kanıtlamaz. Formda “gönderimde kullanılan etiket” ve “alıcı tarafından bugün teyit edilen etiket” ayrı kalsın; kontrol zamanını yazın. Aralarında fark varsa önce sağlayıcılara bu belgenin hangi kutuya yönlendirildiğini inceletin. Güncel listeden tek başına faturanın kaybolduğu, geçersiz olduğu veya yeniden kesilmesi gerektiği sonucunu çıkarmayın.

Alıcının kutusunda aramayı adım adım genişletin

Alıcı, doğru şirket hesabını ve gelen belgeler ekranını açtığını teyit etsin. Birden fazla şirketle çalışan muhasebe ekibinde yalnız tanıdık bir ticaret unvanı görmek yeterli değildir. Aramayı yapan kişinin ilgili kayıtlara erişimi de kontrol edilsin. Ekrandaki görünürlük sorununu çözmek için başka kişinin parolasını paylaşmasını istemeyin.

Somut bir ürün örneği olarak Paraşüt’ün rehberi, GİDERLER > Gelen e-Faturalar bölümünde gönderen unvanı veya fatura numarasıyla aramayı, tür/durum filtrelerini ve fatura tarihine göre sıralamayı anlatır. Bu menü adları Paraşüt’e aittir; başka bir yazılımın aynı işlevleri aynı adlarla sunduğu varsayılamaz.

1. Başlangıçtaki tarih aralığını, tarih alanının adını ve etkin filtreleri not edin. “Ekim seçili” yerine hangi tarihin filtrelendiğini belirtin.
2. Uygulama izin veriyorsa arama görünümündeki tür ve durum kısıtlarını kaldırın; belgeyi silmeyin veya durumunu değiştirmeyin. Fatura tarihini kapsayan aralıkla tekrar bakın.
3. Fatura numarasıyla arama sonuç vermiyorsa desteklenen gönderen aramasını deneyin. Varsa arşiv veya ayrı şirket/şube görünümünün kapsamını kendi sağlayıcınızla netleştirin.
4. Bulunan kaydın ETTN’sini satıcının belgesiyle karşılaştırın. Nerede bulunduğunu ve önceki görünümde neden görünmediğini formun sonuç alanına yazın.

Ortak iz sürme formunu iki taraf birlikte doldursun

Aşağıdaki form bir resmî başvuru veya teslim belgesi değildir; aynı sorunun farklı ekiplerde baştan anlatılmasını azaltan çalışma notudur. Her satıra bir bulgu veya açık soru yazın. Boş alanı “tamam” kabul etmeyin. Eklediğiniz ekran görüntüsünde yalnız bu inceleme için gerekli kayıtlar bulunsun; diğer müşterilerin bilgilerini paylaşmayın.

Örnek: Ay filtresinde görünmeyen bir fatura

Temsilî olayda satıcı 30 Eylül tarihli faturası için müşteriden 3 Ekim’de “gelmedi” yanıtı alır. Alıcı yalnız Ekim belgelerini gösteren bir görünümde arama yapmaktadır. İki taraf önce fatura numarası ve ETTN üzerinde anlaşır. Alıcı, kullandığı tarih filtresinin fatura tarihini esas aldığını kendi ekranında teyit eder ve aralığa Eylül’ü de ekler.

Belge bulunduğunda satıcının ETTN’siyle eşleşmesi kontrol edilir. Formun sonucuna “mevcut kayıt bulundu; önceki aralık fatura tarihini kapsamıyordu” yazılır. PDF bildirimi ayrıca eksikse bu konu ayrı bir iletişim işi olarak kalır. Örneğin Paraşüt’ün paylaşım rehberindeki e-posta, müşteriye fatura görüntüleme bağlantısı sunar; bu paylaşım işlemini zarfın teknik sonucu yerine koymayın.

Bu olay bütün kayıpların tarih filtresinden kaynaklandığı anlamına gelmez. Aynı kontroller başka bir olayda sonuç vermezse “yok” demek yerine hangi hesap, etiket ve arama kapsamının kontrol edildiği yazılır. Satıcı ve alıcı desteği aynı kimliklerle inceleme yapar; inceleme sürerken aynı satış için yeni belge oluşturularak izler karıştırılmaz.

Destek talebini açık bir soruyla tamamlayın

Talebiniz “faturayı gönderin” yerine “şu ETTN, şu alıcı kutusunda ve belirtilen filtrelerle bulunamadı; gönderici yanıtı ile alıcı kaydını karşılaştırın” olsun. Uygulama parolası, mali mühür PIN’i veya tüm müşteri listeniz bu takip formunun parçası değildir. Gerekli belgeyi yalnız yetkili kişilerin kullandığı güvenli destek kanalından paylaşın.

Kapanışta teknik inceleme sonucu, alıcının belgeyi bulup bulmadığı ve varsa bildirim işi ayrı kaydedilsin. Ticari kabul, itiraz veya ödeme konusunda yalnız görünürlük bulgusundan karar vermeyin. E-fatura çözümünüzü değerlendirirken gelen belge araması ve destek kayıtlarına erişim ihtiyacınızı e-imza.plus ile paylaşabilirsiniz.