E-faturada gönderildi, ulaştı ve kabul edildi ne demektir?

Bir durum yazısı bütün işlemi anlatmaz

E-faturada “gönderildi”, “ulaştı” ve “kabul edildi” aynı sonucu anlatmaz. Gönderim kaydı, teknik iletim sonucu ve alıcının uygulama yanıtını ayrı ayrı kontrol edin. Muhasebe kaydı ile ödeme için de kendi kayıtlarına bakın. Ekranda yeşil bir işaret görmeniz bu beş alanın birlikte tamamlandığını göstermez.

Örneğin satış sorumlusu faturayı gönderirken muhasebe ekibi aynı belgeyi henüz işlememiş olabilir. Tahsilat ekibi de vadeyi izliyor olabilir. Takip listenize tek bir “tamamlandı” sütunu koymak yerine hangi işin tamamlandığını yazın. Böylece müşteriye bilgi verirken “belge iletildi” ile “ödeme alındı” cümlelerini birbirinin yerine kullanmazsınız.

Taslak, imza ve gönderim ayrı aşamalardır

GİB’in portal kılavuzunda fatura oluşturma, onaylama ve gönderme ayrı işlemler olarak anlatılır. Taslağın kaydedilmesi, gönderim işleminin yapıldığı anlamına gelmez. Bu ayrım iş akışını anlamak içindir; 2013 tarihli kılavuzun düğme yerlerini bugünkü her programda aramayın.

GİB entegrasyon kılavuzu ise gönderici birim, merkez ve alıcı posta kutusunu farklı roller olarak tanımlar. Sistem yanıtı zarfın işlem durumunu bildirir. Ticari fatura senaryosundaki uygulama yanıtı ayrı bir belgedir. Bu nedenle programın “onaylandı” sözcüğünü hangi aşama için kullandığını sorun: sizin imzalama işleminiz mi, alıcının yanıtı mı?

Ofiste görevi devralan kişi için kısa bir not yeterlidir: “Taslak kontrol edildi; gönderim kaydı henüz görülmedi.” Belirsiz bir “işlem tamam” notundan daha işe yarar. İşlem ekranının görüntüsünü saklasanız bile ilgili kayıt numarasını ayrıca yazın; görüntüde birden fazla fatura varsa yanlış satırı takip etmeyin.

Durum sözlüğü: Etiketin arkasındaki kaydı bulun

Aşağıdaki sözlük bir programın menüsü değildir. Kendi yazılımınızdaki etiketi, dayanak kayıtla eşleştirmek için kullanın. Aynı kısa sözcük farklı ürünlerde başka bir aşamayı gösterebilir.

1300 kodu ile kabul yanıtını karıştırmayın

GİB’in Sistem Yanıtı kılavuzu 1200 ve 1300 kodlarını farklı aşamalar için açıklar. Merkezdeki 1300 sonucu, hedeften gelen başarılı sistem yanıtıyla ilişkilidir. Bu teknik sonuçtan tek başına ticari kabul, muhasebe kaydı, ödeme veya hukuki tebligat sonucu çıkarmayın. Kodun hangi zarfa ve hangi işlem zamanına ait olduğunu da kontrol edin.

Kodun yanındaki açıklamayı kaybetmeyin. Sadece “1300 gördüm” demek yerine belge referansını, zarf referansını ve sorgulama zamanını birlikte not edin. Fatura ile ona bağlı yanıtların kayıtları birbirine karışmasın. Bir önceki belgenin başarı durumunu yeni faturaya taşımanız, takip tablosunu olduğundan ileride gösterir.

GİB duyurularında 2026 yılına ait paket güncellemeleri ve sonradan giderilen eksiklikler bulunuyor. Bir durumun karşılığı konusunda tereddüt varsa yazılım desteğinden güncel GİB kaydıyla eşleştirme isteyin. Bu rehber hata sonrasında yeniden gönderme talimatı vermez; tek bir etiket üzerinden yeni fatura oluşturma kararı almayın.

Kabul ile muhasebe kaydını ayrı takip edin

Paraşüt’ün kendi rehberinde temel faturalar için alındı, ticari süreçler için onay bekliyor, kabul edildi ve reddedildi gibi filtreler yer alır. Aynı rehber, bazı belge tiplerinde görüntüleme veya kabul işlemi yapılabilirken içeri almanın mümkün olmayabileceğini de anlatır. Bu, o ürünün açıklamasıdır; bütün yazılımlarda aynı menü veya sınırlama bulunduğu anlamına gelmez.

Takip tablonuzda “alıcı yanıtı”, “muhasebe kaydı” ve “tahsilat” için üç ayrı alan açın. Her alanın sorumlusu ve son kontrol tarihi olsun. Boş hücreyi otomatik olarak olumsuz sonuç saymayın; “henüz kontrol edilmedi” ile “kontrol edildi, kayıt bulunamadı” durumlarını ayırın. Bu basit ayrım, aynı evrakın farklı ekiplerde tekrar tekrar aranmasını azaltır.

İki örnek zaman çizelgesi

Aşağıdaki A ve B kayıtları tamamen temsilîdir. Adımlar arasındaki zaman, işlem süresi veya teslim garantisi ifade etmez. “Sonraki kontrol” satırına kendi gözlem tarihinizi yazın; belge ve zarf kimliklerini gerçek kayıttan eşleştirin.

• Her değişiklikte önceki notu silmek yerine yeni kontrol tarihini ekleyin.
• Ödeme eşleştirmesinde yalnız aynı tutara bakmayın; işlem ve belge referansını da kontrol edin.
• Müşteriye gönderdiğiniz bilgi, yalnız teyit ettiğiniz aşamayı anlatsın.
• Durum takibi ihtiyacınızı e-fatura iş akışını seçerken e-imza.plus ile paylaşın; hangi kaydın nerede görüleceğini baştan netleştirin.