Temel ve ticari e-fatura arasında nasıl seçim yapılır?

Senaryo ile fatura tipini ayırın

Temel veya ticari e-fatura seçerken, alıcının faturayı nasıl inceleyeceğini ve hangi yanıtı beklediğinizi netleştirin. Bu seçim, satış ya da iade gibi fatura tipi seçiminin yerine geçmez. Bir ekranda yan yana bulunmaları aynı bilgiyi anlattıkları anlamına gelmez; belgeyi hazırlamadan önce her iki alanı ayrı değerlendirin.

Senaryo, faturanın taraflar arasındaki işlem akışını belirler. Fatura tipi ise belgelendirilen işlemin niteliğiyle ilgilidir. Örneğin bir satış hazırlarken önce buna uygun tipi, ardından müşteriyle yürütülecek akışa uygun senaryoyu doğrularsınız. İade ihtiyacı oluşması ise faturayı ticari senaryoda reddetmekle aynı işlem değildir; iade belgesi gerekip gerekmediği ayrıca değerlendirilir.

Sovos Foriba’nın erişilebilen Bulut Portal kılavuzunda senaryo ve fatura tipi ayrı seçimler olarak gösteriliyor. Bu, sağlayıcının kendi ekran örneğidir; başka programda alanların yeri veya adı farklı olabilir. Kılavuzdaki menüyü ezberlemek yerine, kullandığınız uygulamada bu iki seçimin taslağa nasıl yansıdığını görün.

Alıcıdan beklenen yanıtı belirleyin

GİB Entegrasyon Kılavuzu temel akışta faturanın ve sistem yanıtlarının iletimini, ticari akışta bunlara eklenen uygulama yanıtını ayrı gösterir. Ticari faturada alıcının KABUL veya RET yanıtını izleyebilirsiniz. Temel senaryoda aynı ticari kabul/ret yanıtını beklemeyin. Ancak her iki durumda da belgenin teknik iletim sonucunu takip edin.

Bu ayrımı günlük iş listesine taşıyın: “Fatura ulaştı mı?” sorusuyla “Alıcı ticari yanıt verdi mi?” sorusunun kayıtlarını ayırın. Ekranda yalnız “başarılı” yazıyorsa neyin başarılı olduğunu sağlayıcıdan öğrenin. Uygulama yanıtını satın alma ekibi verecekse, muhasebe ekibinin o yanıtı nerede göreceği de belli olsun.

Alıcının kurum olması tek başına ticari senaryoyu seçeceğiniz anlamına gelmez. Müşterinin fatura kabul düzenini, sizin belge oluşturma sürecinizi ve kullanılan uygulamanın ilgili desteğini birlikte konuşun. Bir müşteride işe yarayan seçimi bütün cari kartlara varsayılan olarak kopyalamayın.

Senaryo seçim tablosunu kullanın

Aşağıdaki karşılaştırma olağan temel ve ticari e-fatura akışları içindir. Satış, farkı göstermek için seçilmiş bir örnektir; diğer fatura tiplerinin koşulları bu tablodan çıkarılmaz. Son satırı kendi işleminiz için doldurun. Tablo senaryo öncesi karar desteğidir; gönderilmiş faturaya uygulanacak iptal talimatı değildir.

Teknik teslimi hukuki kabul saymayın

Temel faturanın alıcıya teknik olarak ulaşması, içeriğin o anda hukuken kabul edilmiş olduğu sonucunu vermez. “Temelde ret düğmesi yok, itiraz da yok” düşüncesi yanlıştır. GİB’in İptal, İhtar/İtiraz Bildirim Kılavuzu, temel senaryodaki iptal talebini ve haricî itiraz yollarını ayrıca ele alır; ticari senaryodaki RET uygulama yanıtı başka bir işlem yoludur.

Haricî itirazın yapılmasıyla bu işlemin GİB’e bildirilmesini de birleştirmeyin. Bildirim ekranına kayıt girmek, dayanağındaki haricî işlemin yerine geçmez. Bu ayrım, senaryo seçimini karşı tarafın itiraz hakkını ortadan kaldıracak bir araç gibi görmemeniz için önemlidir.

Burada bütün işlemler için tek bir gün sayısı vermiyoruz. İşlem türü, tarafın rolü ve sürenin hangi olaydan başladığı birlikte değerlendirilmelidir. Fatura henüz oluşturulurken yanıtı kimin izleyeceğini kararlaştırın; uyuşmazlık doğduğunda güncel kılavuzun ilgili işlemini ve sürelerini ayrıca kontrol edin. Ayrıntılı iptal ve itiraz adımları, ilgili rehberin konusudur.

Seçimi müşterinin çalışma düzeniyle eşleştirin

Kurgusal bir örnekte, bir tedarikçinin müşterisi satın alma ekibinin faturayı uygulama içinde inceleyip ticari yanıt vermesini istiyor olsun. Taraflar ticari senaryonun kendi işlemine uygunluğunu teyit eder. Tedarikçi yalnız fatura gönderecek kişiyi değil, bekleyen yanıtları izleyecek kişiyi de belirler. Seçim, müşterinin büyüklüğüne göre tahmin edilmek yerine tanımlı bir akışa bağlanır.

Başka bir kurgusal müşteride taraflar temel senaryo üzerinde anlaşmış olsun. Ekip bu faturadan ticari KABUL yanıtı beklemez; buna rağmen teslim kaydını ve müşteriyle ayrıca yürütülen kontrolü izler. Bedel veya hizmet konusunda anlaşmazlık çıkarsa “temel seçilmişti” diyerek dosyayı kapatmaz. Somut duruma uygun işlem, muhasebe sorumlusu ve gerekiyorsa hukuki danışmanla değerlendirilir.

Bu örnekler belirli bir sektörün zorunlu senaryosunu tarif etmez. Hal, kamu veya başka özel bir senaryo söz konusuysa yalnız temel/ticari karşılaştırmasından karar üretmeyin; o işlem için geçerli kılavuzu ve uygulama koşullarını kontrol edin.

Göndermeden önce kararı kayıt altına alın

Taslağı oluşturan çalışan değiştiğinde kararın nedeni kaybolmasın. Müşteri için hangi senaryonun neden seçildiğini, işlemin fatura tipini ve takip edecek kişiyi kısa bir iş notunda tutun. Belirsiz bir alanı önceki faturadan kopyalayarak doldurmak yerine teyit isteyen nokta olarak işaretleyin.

• Belge akışınıza uygun e-fatura çözümünü e-imza.plus ile değerlendirebilirsiniz. Görüşmeye, beklediğiniz yanıt ve mevcut takip düzenini açıklayarak başlayın.

1. Müşteriyle beklenen yanıtı ve yanıtı verecek ekibi netleştirin; sözlü tercih varsa iş kaydınıza teyidini ekleyin.
2. Senaryo ile fatura tipini taslakta ayrı ayrı görün. Önizlemede yalnız tutarı değil, seçilmiş akışı da kontrol edin.
3. Teknik sonuç ve ticari yanıt takibi için sorumlu belirleyin. Ekrandaki durumun hangi aşamayı anlattığını bilmeden işi tamamlandı saymayın.
4. Gönderimden sonra senaryo uyuşmazlığı fark edilirse faturayı silip yeniden düzenlemeye girişmeyin; mevcut belgenin durumunu sağlayıcı ve muhasebe sorumlusuyla inceleyin.