Kısmi iade faturası asıl faturayla nasıl eşleştirilir?

İade edilen kısmı asıl satıştan ayırın

On ürün sattınız, üçünün geri geldiği bildirildi. İade kaydını satışın tamamından kopyalayıp bırakmak yerine hangi üç ürünün, hangi gerekçeyle ve hangi faturaya bağlı döndüğünü belirleyin. Belgeyi hazırlayan kişiyle malı teslim alan kişinin aynı bilgiyi görmesi gerekir. Miktar doğru olsa bile farklı satışın bedeli veya ürün kodu kullanılırsa eşleştirme tamamlanmış sayılmaz.

Bu rehber, gerçek bir iade dayanağı bulunan işlemin takibi içindir. Yanlış alıcı, yanlış tutar veya mükerrer fatura sorununu kapatmak için gerçekleşmemiş bir iade kaydetmeyin. Alıcının statüsü ve işlemin niteliğine göre hangi belgenin kim tarafından düzenleneceğini muhasebe sorumlunuzla belirleyin; aşağıdaki kontrol formu bu kararın yerine geçmez.

Asıl numara, tarih ve kalem bağlantısını kurun

Asıl faturayı açın; fatura numarasını, tarihini, taraflarını ve ETTN’sini çalışma kaydına alın. Ardından iade edilen satırı ürün veya hizmet koduyla eşleştirin. Aynı ürün farklı tarihlerde farklı fiyatlarla satılmış olabilir. Yalnız müşteri adı, ürün adı veya toplam tutar üzerinden belge seçmek yerine sipariş ve teslim bağlantısını da kontrol edin.

Sovos Foriba’nın resmî sitesindeki 2019 tarihli Bulut Portal kılavuzu, iade ekranında asıl faturanın numarası ve tarihinin referans alınmasını anlatıyor. Bu tarihli ekran örneğini bütün sağlayıcılarda aynı alan adı varmış gibi kullanmayın. Kendi uygulamanızda referansın hem belge görünümünde hem kayıt bağlantısında nasıl saklandığını öğrenin.

Paraşüt’ün iade rehberinde işlem, ilgili alış veya satış faturası üzerinden başlatılıyor; iade edilecek kalemlerin miktarları düzenlenebiliyor ve diğer kalemler çıkarılabiliyor. Asıl faturaya dönüş bağlantısı da açıklanıyor. Buradaki ürün davranışı genel bir vergi kuralı değildir. Belgeye yalnız not düşmekle uygulamanın asıl belge bağlantısını kurmasının aynı şey olup olmadığını kontrol edin.

Kısmi miktar ve bedel karşılaştırması

Aşağıdaki tamamen kurgusal örnekte ORN2026000000158 numaralı, 02.10.2026 tarihli faturanın A ürünü satırındaki 10 adedin 3’ü iade ediliyor. Daha önce bu satıra bağlı başka iade yok. Birim fiyat vergi hariç 500 TL ve satır iskontosu %10. Yalnız hesabı göstermek için %20 KDV varsayıldı; ürünün gerçek vergi oranına ilişkin öneri değildir.

Örnekte iade edilen üç adedin indirim öncesi tutarı 1.500 TL, iskontosu 150 TL, net tutarı 1.350 TL’dir. Varsayımsal KDV 270 TL eklenince karşılaştırılacak toplam 1.620 TL olur. Sadece üç adedi seçip iskontoyu atlamak, aynı satışın birim bedelini değiştirmiş olur.

Hesabı yalnız genel toplamdan kontrol etmeyin

Örneğin kalan yedi adet için net karşılık 3.150 TL, varsayımsal KDV 630 TL ve toplam 3.780 TL’dir. İade ile kalan kısmın toplamı, asıl satırın 5.400 TL’sini verir. Bu, örneğin aritmetik kontrolüdür; tek başına muhasebe kaydı, ödeme iadesi veya hukuki sonuç oluşturmaz.

Gerçek belgede birden fazla vergi oranı, tevkifat, istisna, döviz, kargo bedeli ya da belge geneline uygulanmış iskonto varsa bu basit hesabı aynen taşımayın. İade kapsamına hangi bedellerin girdiğini ve ilgili vergi alanlarının nasıl ele alınacağını muhasebeye teyit ettirin. Tutarı tutturmak için açıklanmayan bir fark satırı eklemek yerine farkın kaynağını bulun.

Önceki iadeleri de aynı asıl satır altında toplayın. On adetten daha önce iki adet dönmüşse bugünkü üç adetle birlikte toplam beş adetlik iade incelenir. Birim dönüşümüne dikkat edin: asıl faturadaki “kutu” ile depodaki “adet” aynı miktar değildir. Dönüşüm bilgisi teyit edilmeden yalnız rakamları karşılaştırmayın.

Muhasebe ve stok onayları

Malın işletmeye dönmesiyle iade belgesinin kayda alınması aynı anda gerçekleşmeyebilir. Aşağıdaki ayrı onay alanları, biri tamamlandığında diğerinin de otomatik tamamlandı sayılmasını önlemek içindir. Örnekte malı geri alan satıcının bakışı kullanılıyor; tedarikçiye iade yapan alıcıda stok hareketinin yönünü ayrıca belirleyin.

• Depoda iki adet teslim alınmış, belgede üç adet görünüyorsa eksik birimin nerede olduğunu açıklığa kavuşturun; tabloyu tutturmak için teslim sayısını değiştirmeyin.
• Hasarlı ürünün teslim alınmasını doğrudan yeniden satılabilir stok kabulüyle eşitlemeyin; ürünün durumunu ve konulacağı alanı kaydedin.
• Hizmette fiziksel ürün dönüşü yoksa depo satırına bu gerekçeyle “uygulanmaz” yazın. İlgili dönem, iş veya hizmet miktarını sözleşme ve mutabakatla eşleştirin.

Yazılımın otomatik etkisini işlemden önce öğrenin

Paraşüt’ün 6 Nisan 2026 tarihli toplu içeri alma rehberi, bu işlemde stok girişi yapıldığını; stok girişi istenmiyorsa manuel içeri alma gerektiğini belirtiyor. Toplam tutar ve KDV eşleşmesi de kontrol koşulları arasında. Bu özellik açıklaması her yazılım için geçerli değildir; iade kaydını aktarırken kendi sisteminizin stok davranışını ayrıca sorun.

Paraşüt’ün gönderim rehberinde kayıt oluşturma, elektronik resmileştirme ve önizleme ayrı adımlar olarak anlatılıyor. Dolayısıyla ekranda kayıt bulunmasıyla gönderim sonucunu aynı kabul etmeyin. İade belgesini kim oluşturuyor, kim içeri alıyor ve son durum nereden izleniyor, ekip içinde açıkça belirleyin.

Özellikle muhasebe ve depo farklı uygulamalar kullanıyorsa ikinci bir stok hareketi oluşup oluşmadığını kontrol edin. Belge içeri alındığında otomatik hareket yaratılmışsa, aynı teslimi bir kez daha elle kaydetmeden önce bağlantıyı inceleyin. Sağlayıcıdan genel “entegrasyon var” cevabı yerine bu örnekte hangi kaydın oluştuğunu göstermesini isteyin.

İade dosyasını aynı belge üzerinden kapatın

Asıl fatura, iade gerekçesi, miktar hesabı, ilgili yeni belgenin kimliği ve varsa teslim kaydı birlikte bulunabilsin. Muhasebe ile stok sorumlusunun ayrı sonuçlarını dosyaya ekleyin. Açık kalan miktar veya tutar farkını, takip edecek kişinin adıyla belirtin. Belge kaydı tamamlandığında ödeme iadesinin de yapıldığını varsaymayın.

e-imza.plus ile e-fatura ihtiyacınızı görüşürken kısmi iade, asıl belgeye dönüş bağlantısı ve stok aktarımı gibi günlük işlemlerinizi paylaşabilirsiniz. Seçeceğiniz çözümde bu kayıtların nasıl eşleştirildiğini ve sorun olduğunda hangi işlem izlerine erişebileceğinizi önceden netleştirin.