Paraşüt’te gelen e-faturalar toplu içeri alınmadan ne kontrol edilir?

İçeri almadan önce hangi kayıtların değişeceğini belirleyin

Paraşüt’te gelen e-faturaları toplu içeri almadan önce seçtiğiniz belgeleri, kayıt eşleşmesini, stok etkisini ve ticari fatura yanıtını kontrol edin. İşlemi yalnızca dosyaları bir klasöre taşımak gibi düşünmeyin. Belgeyi işletme kayıtlarınıza hangi sonuçla alacağınızı bilerek ilerleyin.

Önce işlem yapacağınız şirket hesabını ve dönemi doğrulayın. Ardından satın alma, depo ve ön muhasebe sorumlularının değerlendirmesi gereken belgeleri ayırın. Bir faturanın ekranda görünmesi, içeriğinin incelendiğini göstermez. Bu rehber işlem öncesindeki karara odaklanır; ay sonu muhasebe mutabakatı ayrı bir kontroldür.

Paraşüt’ün toplu işlem koşullarını okuyun

Paraşüt’ün toplu içeri alma kılavuzunda incelenen koşullar şöyle özetlenebilir:

• Paraşüt’ün güncel toplu içeri alma koşullarını inceleyin

• Özellik tek depolu hesaplar içindir; bir işlemde en çok 100 belge aktarılır.
• Filtre kullanılmazsa en yeni 100 fatura; filtre kullanılırsa yalnız görünen satırlar değil, sonuçtaki en fazla 100 fatura kapsama girer. Kutucuklarla belirli belgeler de seçilebilir.
• Tedarikçi ve hizmet/ürün kayıtları bulunmalı; toplam ile KDV belgeyle eşleşmelidir. Uygun olmayan formatlar ve reddedilmiş faturalar alınmaz.
• Toplu akış tüm belgeler için stok girişi yapar. Bunu istemediğiniz belgeyi tek tek içeri alma yoluyla değerlendirin.
• Onay bekleyen ticari faturalar işlem sırasında kabul edilir. Başlatmadan önce gösterilen uyarıyı okuyun.
• Sekme veya tarayıcı kapanırsa işlem kesilir. Henüz aktarılmayan belgeler için sonradan yeniden işlem yapılabilir.

Seçilecek belgelerin listesini hazırlayın

Gelen e-Faturalar Menüsü kılavuzu, Giderler altındaki bu ekranda gönderen unvanı veya fatura numarasıyla aramayı; tür ve durum filtrelerini; PDF/XML indirmeyi anlatır. Görüntülenebilen fakat henüz içeri alınamayan belge tipleri de bulunabileceğini belirtir. Bu nedenle listenin görünmesiyle işlemin desteklenmesini birbirinden ayırın.

Kendi çalışma listenize fatura numarası, satıcı VKN/TCKN bilgisi, tarih, para birimi ve tutarı yazın. Belgede görülen ETTN’yi de koruyun. Listenin başına kullandığınız aramayı, filtreleri ve kontrol saatini ekleyin. Sadece toplam adet tutuyor diye doğru belgelerin seçildiğini kabul etmeyin.

Örneğin aynı tedarikçinin bu ayki alış faturalarıyla eski bir iade belgesi birlikte görünebilir. Seçimden önce her belgenin işinizdeki amacını belirleyin. Belirsiz bir satırı sırf diğerleriyle aynı satıcıdan geldiği için gruba katmayın.

Tedarikçi ve ürün eşleşmesini belge üzerinden denetleyin

Eşleştirmeye yalnız benzer isim üzerinden karar vermeyin. Faturadaki satıcı kimliği ile seçtiğiniz cari kaydı, kalem açıklamasıyla ürün kartını karşılaştırın. Ürün kodu, birim ve miktarı ayrıca okuyun. Aynı isimli fakat farklı ambalajdaki iki ürün, işletmenin takibinde farklı kayıtlar gerektirebilir.

Eksik carinin kendiliğinden açılacağını varsaymayın. Kayıt sorunu varsa kaynağını belirleyip sorumlu kişiye iletin. Faturanın tutarını, KDV’sini veya ürün bilgisini yalnız aktarım yapılabilsin diye değiştirmeyin. Yuvarlama ya da eşleştirme farkı düşünüyorsanız iki taraftaki değerleri olduğu gibi not edin.

Kontrolü şu soruyla tamamlayın: “Bu kayıt hangi gerçek alış işlemini temsil ediyor?” Sipariş, teslim belgesi ve fatura arasında açıklanamayan fark varsa toplu işlem kararını o belge için bekletin.

Stok ve ticari yanıt kararını ayrı verin

Depo sorumlusuyla mevcut ürün miktarını ve önceki giriş kaydını karşılaştırın. Paraşüt’ün stok rehberine göre miktarlar Hizmet ve Ürünler ekranından veya ürün ayrıntısından; alış ve satış bilgileri ürünün ilgili sekmelerinden görülebilir. İncelemede hangi ürünün hangi hareketine baktığınızı kaydedin.

Varsayımsal bir örnek: On kutu ürün için daha önce mal kabul kaydı oluşturduğunuzu, faturanın ise bugün geldiğini düşünün. Önce eski hareketin hangi belgeye bağlı olduğunu bulun. Buradan hareketle ikinci giriş oluşup oluşmayacağını kontrol edin; yalnız toplam miktarı elle azaltarak farkı gizlemeyin. İşletmenizin kullandığı irsaliye ve fatura bağlantısını destek ekibiyle netleştirin.

Ticari yanıtı değerlendirecek kişi de faturanın mal, hizmet ve tutar bakımından uygunluğunu incelemelidir. Aktarım izniyle ticari kabul kararını çalışma notunda ayrı tutun. Temel ve ticari e-fatura ayrımını bilmeden tek bir durum etiketine dayanmayın; anlaşmazlık bulunan belgeyi işlem grubundan çıkarın.

İçeri alma karar kartını doldurun

Aşağıdaki kartı seçtiğiniz her belge veya aynı koşulları taşıyan belge grubu için kopyalayın. Başına şirket, kontrol tarihi ve kontrol eden kişinin adını ekleyin. Boş alanı onay saymayın; “kontrol edilmedi” ile “uygun bulundu” sonuçlarını açıkça ayırın.

Yarıda kalan işlemde bütün listeyi yeniden başlatmayın

Bağlantı kesildiğinde veya sonuç belirsiz kaldığında, ilk seçimi aynen tekrarlamak yerine belge bazında ne olduğunu bulun. İşlem öncesi listenizi korumanız bu noktada işe yarar. Uygulamanın son durumunu kontrol ederek belgeleri üç gruba ayırın: kaydı doğrulananlar, alınmadığı görülenler ve sonucu henüz açıklanamayanlar.

1. İşlem saatini ve varsa hata mesajını kaydedin. Başlangıçtaki belge listesini değiştirmeyin.
2. Kaydı oluşmuş belgelerde fatura referansı, ürün hareketi ve yanıt durumunu kontrol edin; bunları tekrar işlem adaylarından ayırın.
3. Alınmayan belgeler için gösterilen nedeni inceleyin. Uygunluk sorunu giderilmeden aynı işlemi tekrarlamayın.
4. Sonucu belirsiz kalan kayıtta Paraşüt desteğine belge kimliği, adımlar ve hata metniyle başvurun. Parola paylaşmayın.
5. Yeni denemeyi yalnız durumu açıklığa kavuşan belgelerle sınırlandırın ve sonuca tekrar bakın.

İşlem sonrasında kayıtları kısa bir kontrolle kapatın

Varsayımsal olarak 12 belge seçtiğiniz bir işlemde 9 kaydı doğruladıysanız, kalan 3 belge için ayrı sonuç yazın. “12 belge seçildi” notu, 12 başarılı kayıt anlamına gelmez. Açıklanamayan farkı tamamlandı olarak işaretlemek yerine sorumlusunu ve sonraki kontrolünü belirleyin.

Bu işlem sonrası kontrol, dönem sonundaki gelen fatura, muhasebe ve ödeme uzlaştırmasının yerine geçmez. Özellikle farklı bir muhasebe programına aktarım yapıyorsanız hedef sistemdeki karşılığı ayrıca takip edin. E-fatura çözümü seçerken stok ve muhasebe akışınızı e-imza.plus ile değerlendirmeniz için mevcut programınızı, depo düzeninizi ve hangi aşamada desteğe ihtiyaç duyduğunuzu paylaşabilirsiniz.