Gelen e-fatura ile muhasebe ve ödeme kayıtları nasıl uzlaştırılır?

Gelen kutusunu muhasebe kaydıyla karşılaştırın

Gelen e-fatura ile muhasebe ve ödeme kayıtlarını uzlaştırmak için üç ayrı liste hazırlayın: size ulaşan belgeler, muhasebede belge bazında oluşan kayıtlar ve gerçekleşen ödemeler. Aynı faturayı bu listelerde kimliğiyle izleyin. Bir satırın gelen kutusunda bulunması, diğer iki listede de karşılığının bulunduğu anlamına gelmez.

Bu çalışma, kapanan dönemde eksik veya farklı kayıtları bulmak içindir. Faturanın kabul yanıtını ayrıca tutun. Belge kabul edilmişken muhasebe aktarımı eksik olabilir; muhasebe kaydı oluşmuşken ödeme henüz yapılmamış olabilir. Henüz vadesi gelmemiş bir faturayı yalnız ödenmediği için kayıt hatası saymayın.

Ön muhasebe uygulamasındaki gider kaydıyla mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programındaki belge kaydını da ayırın. Karşılaştırmanın hangi sistemler arasında yapıldığını başlığa yazın. “İçeri alındı” bilgisini, hedef muhasebe sisteminde fiş veya belge referansı görmeden “muhasebeleşti” olarak değiştirmeyin.

Üç listeyi aynı kapsamda çıkarın

Önce şirketi, incelenecek dönemi, kullandığınız tarih alanını ve rapor alma zamanını belirleyin. Fatura tarihi, sisteme geliş tarihi ve muhasebe kayıt tarihi farklı olabilir. Ay sonunda kesilip sonraki ay görünen bir belgeyi araştırmadan silmeyin veya önceki aya zorla taşımayın; dönem değerlendirmesini muhasebe sorumlusuna bırakın.

Paraşüt’ün Gelen e-Faturalar rehberi; gönderen unvanı veya fatura numarasıyla aramayı, tür ve durum filtrelerini, PDF/XML indirmeyi anlatır. Arşivleme rehberinde Excel dışa aktarımı da bulunur. Bunlar ürünün sunduğu seçeneklerdir; kullandığınız raporda bütün gerekli sütunların gerçekten geldiğini örnek bir belgeyle kontrol edin.

• Gelen belge listesi: ETTN, fatura numarası, satıcı VKN/TCKN bilgisi, fatura tarihi, para birimi, tutar ve görülen belge durumu. Raporda olmayan alanı özgün belgeden tamamlayın.
• Muhasebe listesi: Aynı belge kimliklerinin yanında kayıt tarihi, fiş veya kayıt referansı ve kaydedilmiş tutar. Belge ayrıntısı içermeyen mizan, bu listenin yerine geçmez.
• Ödeme listesi: Gerçekleşen işlem tarihi, tutar, para birimi, banka/kasa işlem referansı ve hangi faturaya ayrıldığı. Henüz eşleştirilmemiş ödemeyi ayrıca gösterin.
• Her çıktı için uygulanan filtreyi ve satır sayısını saklayın. Yalnız kabul edilmiş faturaları içeren bir raporu tüm gelen belgelerin listesi sanmayın.

Önce kimliği eşleştirin, sonra tutarı inceleyin

GİB portal kılavuzunun 4.1 bölümünde ETTN, faturanın tekliğini sağlayan numara olarak tanımlanır. Her iki listede mevcutsa eşleştirmeye ETTN ile başlayın. Eksikse satıcının kimlik bilgisi ve tam fatura numarasını birlikte kullanın; tarih, tutar ve para birimini ikinci kontrol olarak karşılaştırın.

Aynı tutardaki iki belgeyi tek fatura saymayın. ETTN aynı fakat tutarlar farklıysa “eşleşti” demek yerine “kimlik eşleşti, tutar incelemede” yazın. Muhasebe tarafında tek belgeye bağlı birden fazla hesap satırı olabilir; bunu mükerrer fatura saymadan önce kayıt referansını ve satırların görevini inceleyin.

Kontrolü iki yönde yapın: Gelen listede olup muhasebede bulunmayanları arayın; ardından muhasebede olup gelen listede görünmeyenleri araştırın. İkinci grupta farklı belge türü veya dönem filtresi bulunabilir. İlk sonuç, kaydı silme talimatı değildir.

Kabul, içeri alma ve ödeme için ayrı sonuç yazın

Paraşüt’ün toplu içeri alma rehberi, gelen XML’in ürüne aktarılmasıyla gider ve takip işlemlerinin yapılabildiğini açıklar. Aynı akışta onay bekleyen ticari faturaların kabul edilmesi ve stok hareketi oluşması gibi etkiler de vardır. Bu nedenle eksik satırları bulduğunuzda kontrolsüz toplu işlem başlatmayın; önce farkın nedenini ve işlemin etkisini doğrulayın.

Paraşüt ödeme rehberi, gider kaydına ödeme eklemeyi ayrı bir işlem olarak gösterir. Banka mutabakatı rehberinde de bankadan gelen hareket ile uygulamadaki kayıt karşılaştırılır ve önerilen eşleşme kontrol edilerek onaylanır. Bir program etiketi, dış kaynak işlem referansını ve faturayla bağlantısını incelemenin yerine geçmez.

Çalışma dosyanızda belge yanıtı, muhasebe karşılığı ve ödeme eşleşmesi üç ayrı alan olsun. “Kontrol edilmedi”, “kayıt bulunamadı” ve “bu belge için uygulanmıyor” sonuçlarını aynı boş hücreyle göstermeyin. Durum terimlerinin ayrıntısını ilgili rehberden inceleyebilirsiniz.

Ay sonu kayıt farkları

Aşağıdaki tabloyu kendi belgeniz için çoğaltın. Her satırın başına ETTN veya kontrol ettiğiniz birleşik belge kimliğini, sonuna sorumlu ve tekrar kontrol tarihini ekleyin. “Eşleşmiş” sonucu yalnız incelenen alanları kapsar; bütün muhasebenin doğru olduğuna ilişkin bir onay değildir.

Bir ödeme birkaç faturayı karşılıyorsa

Şu örnek tamamen varsayımsaldır: Aynı satıcıdan gelen A ve B faturaları 12.000 TL ve 8.000 TL olsun. Bankada 15.000 TL ödeme görünüyor. Bu tutarı iki faturaya da ayrı ayrı 15.000 TL yazmak yerine, gerçek açıklama ve dayanaklarla doğrulanan dağılımı kaydedin.

Kontrol sonucunda A’ya 12.000 TL, B’ye 3.000 TL ayrıldığı doğrulanırsa B için kalan 5.000 TL ayrı izlenir. Dağılım teyit edilmediyse toplam ödeme bulunmuş olsa bile faturalar bazında “eşleştirme bekliyor” yazın. Bu hesap örneği, belirli bir programın otomatik dağıtım kuralı değildir.

Fatura ile ödeme farklı para birimlerindeyse iki sayıyı doğrudan çıkarmayın. Kullanılacak kur, mahsup, kesinti veya iade etkisini muhasebe sorumlusuyla açıklığa kavuşturun. Kontrol tablosu kendi başına vergi veya muhasebe kaydı üretmez.

Farkı kapatırken dayanağı koruyun

Her fark için belge kimliği, iki listedeki değer, kaynak referansı, beklenen işlem ve sorumlu kişi yazın. Düzeltme sonrasında aynı belgeyi tekrar kontrol edin; eski kontrol notunu silmek yerine sonucu ve tarihi ekleyin. Orijinal faturayı tabloya uydurmak için değiştirmeyin.

Ay sonu uzlaştırması, belgeyle ilgili yanıt veya itiraz incelemesini ay sonuna erteleme nedeni değildir. Burada hukuki süre hesabı yapılmıyor. Belgeye ilişkin bir anlaşmazlık varsa ilgili işlemi kendi takviminde ayrıca değerlendirin.

Excel kontrol dosyası arşivinizdeki faturanın yerine geçmez. Özgün belgeye erişim düzenini arşiv rehberimizle kontrol edebilirsiniz. Belge takibi ve muhasebe bağlantısı ihtiyaçlarınızı e-imza.plus ile görüşürken hangi sistemde hangi alanın eksik kaldığını belirtmeniz yeterlidir.