E-fatura arşivinde PDF yeterli mi, hangi dosyalar saklanmalı?

Yalnız görsel PDF bir e-fatura arşivi değildir

E-faturalarınızın PDF görüntülerini indirmeniz, özgün elektronik belgeleri eksiksiz sakladığınızı göstermez. PDF okunabilir bir kopya sağlayabilir; fakat faturanın XML verisini, imza veya mali mühür bilgisini ve ilgili işlem kayıtlarını içerdiği ayrıca doğrulanmalıdır. Fatura listesi de hangi belgelerin bulunduğunu gösteren bir rapordur; belgelerin kendisinin yerine geçmez.

GİB’in Entegrasyon Kılavuzu, e-fatura verisinin XML olarak hazırlanmasını ve imzalanmasını veya onaylanmasını açıklıyor. Görüntüyü oluşturan XSLT ile XML içeriği farklıysa XML’deki bilginin esas alınacağını belirtiyor. Bu yüzden arşiv kontrolüne ekrandaki faturadan değil, saklanan özgün elektronik dosyadan başlayın. Dosyanın adının .xml ile bitmesi de tek başına özgünlük kanıtı değildir.

Ürün ekranlarında aynı işlem için farklı indirme seçenekleri bulunabilir. Örneğin Paraşüt’ün arşivleme anlatımı, Excel raporu ve PDF indirmeyi ayrı seçenekler olarak gösteriyor. Kendi sağlayıcınıza 'İmzalı elektronik aslı ve ilişkili kayıtları nasıl dışa aktarırım?' diye sorun; yalnız 'faturaları indirebiliyor muyum?' sorusuyla yetinmeyin.

Belgeyi düzenleyenle alıcının durumunu ayırın

31 Ekim 2026’da incelenen 509 Sıra No.lu Tebliğ’in VI bölümü, düzenleyenin elektronik belgeyi üzerindeki imza veya mali mühürle birlikte korumasını istiyor. Alıcının saklama biçimi ise belgenin mevzuata uygun teslim şekliyle bağlantılı. Elektronik alınmış bir e-faturayı yazdırmak, elektronik saklama gereğini ortadan kaldırmaz.

Başka bir e-belge türünün mevzuata uygun biçimde kâğıt teslim edilmiş alıcı nüshasıyla, düzenleyenin elektronik aslını aynı kontrol listesine koymayın. Önce belge türünü, düzenleyen veya alıcı olduğunuzu ve teslim biçimini yazın. Saklama süresini de bu bilgiler ve tabi olduğunuz mevzuatla mali müşavirinizle belirleyin; bütün arşivler için tek bir 'on yıl' kuralı kullanmayın.

Saklama hizmeti almak, mükellefin asli muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmıyor. Sağlayıcı paneline bugün girebilmeniz de hizmet bittikten sonra aynı belgelere erişebileceğinizi göstermez. Sözleşmedeki erişim ve veri teslim koşullarını ayrıca kontrol edin.

Özgün dosyayı ve bağlantılı kayıtları birlikte bulun

GİB’in Eylül 2013 tarihli Saklama Kılavuzu, saklama hizmeti veren kurumlara yöneliktir. Belgenin özgün biçimiyle, imza veya mührüyle ve bileşen ilişkileri bozulmadan korunmasını açıklar. Kılavuzdaki bütün altyapı ve işlem kaydı şartlarını her küçük işletmeye aynı şekilde uygulamak yerine, sağlayıcınızdan aldığınız arşivin içeriğini anlamak için bu ayrımdan yararlanın.

Bir faturaya ait elektronik dosyayı, varsa uygulama yanıtını ve iletim durumunu gösteren kaydı aynı fatura numarası veya belge kimliği üzerinden bulabilmelisiniz. Ticari fatura yanıtını, sistemin teknik teslim yanıtıyla karıştırmayın. Her faturanın aynı tür yanıtı bulunacağını da varsaymayın; bulunmayan kayıt için 'bu işlemde oluşmadı' ile 'arşivden çıkarılamadı' ayrımını not edin.

Dışa aktarılan paket sıkıştırılmış olabilir. Özgün paketi koruyup incelemeyi kopya üzerinde yapın. İmzanın mutlaka ayrı bir dosyada bulunmasını veya her sağlayıcının aynı uzantıları üretmesini beklemeyin. Paketteki dosyaların görevini ve hangi faturayla ilişkili olduğunu açıklayan bir teslim listesi isteyin.

Bir belgeyi arşivden geri açarak sınayın

Aşağıdaki deneme, arşiv düzeninizde eksik adımı bulmak içindir; tek belgeyle bütün arşive uygunluk onayı vermez. Gerçek bir belgeyi yalnız yetkili çalışma ortamınızda inceleyin. Fatura içeriğini bilinmeyen çevrimiçi dönüştürücülere yüklemeyin.

1. Yakın dönemden bir gönderilen veya alınan fatura seçin. Tarihini, numarasını, belge kimliğini ve hangi tarafta olduğunuzu kontrol notuna yazın. Test için yeni bir canlı fatura oluşturmayın.
2. Belgeyi listeden bulun ve özgün elektronik dosyasını dışa aktarın. Yalnız PDF veya Excel çıkıyorsa o aşamayı eksik işaretleyin; sağlayıcıdan uygun dışa aktarım yolunu öğrenin.
3. Çıkardığınız dosyayı uygun görüntüleyicide açın. Belge numarası, taraflar, tarih ve tutarı kontrol edin. Açılan dosyanın fatura XML’i mi yoksa faturayı taşıyan zarf XML’i mi olduğunu ayırın; zarfı açamamak tek başına faturanın eksik olduğunu göstermez. Arşiv ekranındaki önizlemeyi görmekle indirilen dosyayı açmayı aynı sonuç saymayın.
4. İmza veya mali mühür doğrulamasını ayrıca çalıştırın. Kullanılan aracın adını, sürümünü, kontrol tarihini ve verdiği sonucu kaydedin. Bir hata veya sonuç alınamaması halinde 'doğrulandı' işaretlemeyin; özgün dosyayı değiştirmeden destek isteyin.
5. GİB işlem sonucu ve varsa uygulama yanıtını ayrıca inceleyin. İmza doğrulamasının başarılı olmasıyla belgenin iletim ve yanıt durumunu tek sonuçta birleştirmeyin.
6. Dışa aktarılan kopyayı, normal çalışma klasöründen bağımsız bir kontrol klasöründe tekrar bulun ve açın. Bağlantı yalnız eski panel oturumuyla çalışıyorsa, hizmet sonrasında erişimin nasıl sağlanacağını yazılı olarak sorun.

Arşiv kabul formuna sonucu yazın

Her denemede bu altı satırı doldurun. Formun üstüne test tarihi, belge kimliği, kullanılan araç ve kontrol eden kişinin adını ekleyin. Henüz yapılmayan kontrolü boş bırakmak yerine 'kontrol edilmedi' yazın; eksik satıra sorumlu ve sonraki adımı atayın.

Görüntüleme hatasını belge sonucuyla karıştırmayın

GİB’in Eylül 2015 tarihli Görüntüleyici Kılavuzu, XML açma, imza doğrulama ve GİB’den sorgulamayı ayrı işlevler olarak anlatıyor. XSLT eksikliği veya hatası ile fatura yerine zarf XML’inin açılması da ayrı sorunlar. Görüntü çıkmadığında ilk işiniz dosyayı düzenlemek olmasın; doğru belgeyi ve uygun aracı kullandığınızı kontrol edin.

Kılavuzda zarf XML’i StandardBusinessDocument, fatura XML’i Invoice ve uygulama yanıtı ApplicationResponse adıyla ayrılıyor. Bu bilgi dosyanın türünü anlamaya yardımcı olur; tek başına geçerlilik kanıtı değildir. Elinizde yalnız zarf varsa sağlayıcınızın dışa aktarım aracından fatura XML’ini alın veya uygun yazılımla çıkarılmasını isteyin. Arşivdeki tek kopyadan metin silerek yeni bir fatura dosyası oluşturmaya çalışmayın; özgün paketi saklayın ve inceleme için ayrı bir kopya kullanın.

Eksik veya hatalı XSLT için araç varsayılan bir görünüm sunabilir. Okunabilir görünümün oluşması, imza kontrolünün veya GİB sorgusunun tamamlandığı anlamına gelmez. Kabul formunda “görüntülendi”, “imza doğrulandı” ve “işlem sonucu sorgulandı” sonuçlarını ayrı tutun; görüntüleme sorunu çözülse bile diğer kontrolleri atlamayın.

Bu eski kılavuzdaki Java sürümünü veya kurulum ekranlarını bugünün bütün bilgisayarlarına uygulamayın. Güncel indirme ve destek yönlendirmesini izleyin. Sorgu yapılamadıysa sonucu “ulaştırılmadı” diye yazmayın; hangi kontrolün tamamlanamadığını belirtin. Sertifika süresi sonrasındaki ayrıntılı doğrulama incelemesi de bu saklama testinden ayrı bir konudur.

Hizmetten ayrılmadan önce dışa aktarımı deneyin

Saklama Kılavuzu, hizmet sona erdiğinde verilerin mükellefe güvenli ortamlarla devrini açıklıyor. Sözleşmede teslim edilecek dosyaların kapsamını, arama listesini, görüntüleme imkânını ve teslimden sonra destek kanalını bulun. 'Arşiv dâhil' ifadesinin hangi çıktıları kapsadığını örnek bir paketle doğrulayın.

Örneğin PDF’leri açılan fakat özgün dosyası dışa aktarılamayan bir arşivi tamamlanmış saymayın. Eksikliği sağlayıcıya iletin; çözüm geldiğinde aynı belgeyle testi tekrarlayın. Ardından farklı dönemlerden ve farklı işlem durumlarından örnekler seçerek kontrolü genişletin. Bu kontrol önerisi, mevzuatta belirlenmiş bir örnekleme oranı değildir.

E-fatura çözümü seçerken arşiv ve dışa aktarım ihtiyaçlarınızı e-imza.plus ile paylaşabilirsiniz. İhtiyacı yalnız saklama alanı olarak tarif etmek yerine, özgün belgeye erişim ve doğrulama formunda açık kalan satırları belirtin.