E-fatura için GİB Portal mı, özel entegratör mü seçilmeli?

Fatura sayısından önce işin nasıl yürüdüğüne bakın

GİB Portal mı, özel entegratör mü sorusunun cevabı, faturaları kimlerin hazırladığına ve bilgilerin hangi programdan geldiğine bağlıdır. Az fatura düzenleseniz de aynı bilgiyi birkaç yere yazmak zaman alabilir. Çok fatura düzenleyen bir işletmenin ise doğrudan entegrasyonu işletecek teknik ekibi olmayabilir. Önce günlük işi tarif edin, sonra yöntemi seçin.

GİB üç yöntem sunuyor: Portal, izinli özel entegratörün sistemi ve kendi bilgi işlem sisteminizin doğrudan entegrasyonu. Buradaki karşılaştırma kullanım biçimi içindir. E-faturaya geçme zorunluluğunuzu ve son tarihinizi ayrıca değerlendirin; bir yazılım paketi seçmek bu soruları kendiliğinden cevaplamaz.

Üç yöntemde sorumluluk nasıl değişiyor?

• GİB Portal: Başkanlığın ücretsiz sunduğu temel e-fatura işlemlerini kullanırsınız. GİB'in açıklamasına göre faturayı portalda oluşturabilir veya kendi sisteminizde uygun formatta hazırlayıp yükleyebilirsiniz. Bu yüzden Portalı yalnızca elle veri girilen bir ekran olarak değerlendirmeyin. Dosyanın hazırlanması, yüklenmesi ve sonucun kontrolünü kimin yapacağını belirleyin.
• Özel entegratör: Gönderme ve alma hizmetini GİB'den izin almış kuruluşun sistemi üzerinden kullanırsınız. Muhasebe bağlantısı, kullanıcı yetkileri ve destek gibi ihtiyaçlarınızı seçtiğiniz hizmette doğrulayın. Her entegratörün aynı programla, aynı kapsamda bağlantı sunduğunu varsaymayın; teklifin yanında çalışan bir örnek isteyin.
• Doğrudan entegrasyon: İşletmenin kendi sistemi GİB'e bağlanır. GİB, bu yöntemi kesintisiz bağlantıyı sağlayabilecek altyapısı olan mükellefler için açıklıyor. Yazılım geliştirme kadar izleme, güncelleme, hata çözme ve teknik onay süreçlerini yürütecek ekip de gerekir. Muhasebe programı kullanmak tek başına bu altyapıya sahip olduğunuzu göstermez.

Bir haftalık iş akışınızı çıkarın

Satın alma görüşmesine başlamadan önce olağan bir haftayı ve en yoğun gününüzü not edin. Yalnız gönderdiğiniz faturaları saymayın; gelen belgeler ve düzeltme gerektiren işler de ekibin zamanını kullanır. Aşağıdaki soruları faturayı hazırlayan kişiyle muhasebe sorumlusuna birlikte cevaplatın.

• Kaç belge oluşturuluyor ve alınıyor; yoğun günlerde iş nasıl değişiyor?
• Bilgi ilk olarak sipariş, stok, muhasebe veya başka hangi programda oluşuyor?
• Aynı bilgi yeniden yazılıyor mu; hangi aşamada kontrol veya düzeltme gerekiyor?
• Belgeyi kim hazırlıyor, kim kontrol ediyor; ilgili kişi yokken işi kim sürdürüyor?
• Gelen faturalar hangi ekrana düşüyor; muhasebeye ulaştıkları nasıl takip ediliyor?
• Geçmiş bir faturaya bugün nasıl ulaşılıyor; sistem değişirse aynı belge nasıl bulunacak?

Karar matrisini kendi işinizle doldurun

Tablo yöntemlerin fiyat sıralaması değildir. Her hücreyi kendi ihtiyacınızla karşılaştırıp 'karşılanıyor', 'gösterim gerekli' veya 'ek çalışma gerekli' diye işaretleyin. Belirsiz kalan bir bağlantıyı yalnız satış sunumunda adı geçtiği için tamamlanmış saymayın.

Arşivi satın alma görüşmesinde sorun

509 sayılı Tebliğ'in VI. bölümü, saklama hizmeti almanın işletmenin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmadığını belirtiyor. Bu nedenle 'faturalar sistemde duruyor' cevabıyla yetinmeyin. Yasal saklama yükümlülüğünüz ile sağlayıcının sözleşmede sunduğu erişim süresi ayrı konulardır.

GİB'in saklama hizmeti veren kurumlara yönelik kılavuzu, faturanın imza veya mühür içeren özgün biçimiyle ve bileşen ilişkileri korunarak saklanmasını açıklıyor. Hizmetin bitiminde verilerin mükellefe devrini de düzenliyor. Yalnız PDF görüntüsünü indirmeyi bütün arşivin devri olarak kabul etmeyin; gereken elektronik dosyaları ve bunları görüntüleme yolunu doğrulayın.

• Hangi dosyalar veriliyor; toplu indirme mümkün mü?
• Eski bir belgeyi numarası ve dönemiyle bulup açabiliyor muyuz?
• Sözleşme bittiğinde erişim nasıl, ne kadar süre ve hangi koşullarla devam ediyor?
• Devir işlemini kim yapıyor; teslim edilen belgelerin eksiksizliği nasıl kontrol ediliyor?

Yöntem değişikliğini yalnız abonelik iptali saymayın

Haziran 2026 tarihli özel entegrasyon kılavuzunda kullanıcı hesabının açılması ve iptali için ayrı bildirim işlemleri bulunuyor. Hizmeti bırakırken yalnız ödeme talimatını kapatmak, bu işlemlerin tamamlandığını göstermez. Eski ve yeni sağlayıcıyla hangi hesabın ne zaman işleme alınacağını, gelen belgelerin takibini ve arşiv teslimini birlikte netleştirin.

E-arşiv kullanıyorsanız onun yöntem değişikliğini ayrıca kontrol edin. Mayıs 2026 tarihli e-Arşiv Başvuru Kılavuzu'nun dördüncü bölümü, yeni yöntemin koşullarının ve başvuru işlemlerinin yerine getirilmesini istiyor. Bir uygulamada yapılan değişikliği diğerinin de tamamlandığı şeklinde yorumlamayın.

Gösterimde kendi senaryonuzu kullanın

Örneğin bir çalışanınız belgeyi hazırlıyor, diğeri kontrol ediyor ve muhasebeciniz kayıtları başka programda tutuyorsa gösterimde bu üç kişinin işini sırayla inceleyin. Ardından gelen bir faturanın kayda ulaşmasını ve geçmiş belgenin dışa aktarılmasını görün. Bu varsayımsal örnekte karar, ekranın güzel görünmesinden çok işin kaç adımda tamamlandığıyla ilgilidir.

Gerçek müşteri bilgileri yerine örnek veriler ve sağlayıcının test ortamını kullanın. Eksik adımları yazılı teklife ekletin; canlı ortamda yalnız denemek için fatura düzenlemeyin. İş akışınız netleştiğinde uygun e-fatura tedarik seçeneklerini e-imza.plus ile değerlendirebilirsiniz.