Özel entegratör değiştirirken eski ve yeni faturalar nasıl takip edilir?

Geçiş zamanını ve hesap durumlarını netleştirin

Özel entegratör değiştirmek, eski faturaların ve bekleyen yanıtların yeni panele kendiliğinden taşındığı anlamına gelmez. Geçişi tamamlanmış saymadan önce eski sistemde açık kalan belge trafiğini, yeni sistemin etkin hesap ve etiketlerini, arşive erişimi ayrı ayrı doğrulayın. Her kontrolün bir sorumlusu ve saklanabilir kanıtı olsun; yalnızca yeni panele giriş yapılabilmesi yeterli değildir.

GİB’in Haziran 2026 tarihli Özel Entegrasyon Kılavuzu, farklı etiketlerle birden fazla özel entegratör kullanımına izin veren yapıyı açıklar. Hesap açma ve iptal işlemleri de GİB’e iletilen ayrı teknik işlemlerdir. Bu nedenle herkese uygulanacak “önce eskiyi kapatın” sırası vermek doğru olmaz. İki sağlayıcıdan kendi hesabınız için etkinleştirme, etiket ve kapatma adımlarını yazılı olarak netleştirmelerini isteyin.

Planlanan geçiş saatiyle gerçekten tamamlanan işlem saatini ayrı kaydedin. Eski sistemden otomatik fatura gönderen muhasebe bağlantısını kimin durduracağı, yeni bağlantıyı kimin devreye alacağı ve bekleyen belgeleri kimin izleyeceği belli olsun. Panel hesabının kapanması, GİB kayıtlarının değişmesi ve sözleşmenin sona ermesi için aynı tarihi varsaymayın.

Eski ve yeni etiketleri ayrı kaydedin

Gönderici birim etiketi (GB) ile posta kutusu etiketi (PK) farklı görevler taşır. Eski ve yeni sağlayıcıdaki bu değerleri, ait oldukları VKN/TCKN ve belge türüyle birlikte kaydedin. GİB’in UserList kılavuzunda etiketin oluşturulma ve varsa silinme zamanı bulunur. Bunlar, sizin geçiş planınızın gerçekleşme saatinin yerine geçmez; güncel listeyi hangi anda kontrol ettiğinizi de yazın.

QNB eSolutions’ın erişilebilen 12 Ocak 2025 tarihli aktivasyon kılavuzu, başka özel entegratörden kendi sistemine geçişte eski etiketlerin otomatik kapanmayabileceğini belirtir. Eski PK yayındaysa faturaların oraya gelmeye devam edebileceğini de açıklar. Bu, sağlayıcıya ait somut bir örnektir; aynı menüyü veya işlem sırasını diğer firmalara uygulamayın.

Düzenli fatura gönderen iş ortaklarına hangi PK’nın kullanılacağını bildirin. Özellikle kayıtlı cari kartlardan çalışan ekiplerde eski etiket seçili kalabilir. Yeni sağlayıcıdan gelen faturaların hangi kutuda izleneceğini, eski sağlayıcıdan da geçiş boyunca hangi ekranın kontrol edileceğini teyit edin.

Bekleyen belgeleri tek listede tutun

Geçişten önce sonuçlanmamış gelen ve giden belgelerin bir listesini çıkarın. Her satıra fatura numarası, ETTN, gelen/giden yönü, varsa zarf kimliği, son durum, son kontrol zamanı ve takip edecek kişiyi ekleyin. Yanıt bekleyen ticari faturaları ayrıca işaretleyin. Teknik iletim durumu ile ticari uygulama yanıtı aynı sonuç değildir.

Yeni panelde görünmeyen bir faturayı hemen yeniden düzenlemeyin. Önce ETTN ve zarf kaydıyla eski sistemdeki iletimi sağlayıcıya sorgulatın. Aynı ETTN’nin iki arayüzde görünmesi tek başına iki fatura üretildiğini göstermez; aktarılmış kopya olabilir. Buna karşılık aynı ticari işlem için farklı ETTN’lerle iki belge oluşmuşsa muhasebe ve sağlayıcı desteğiyle inceleyin; otomatik silme veya iptal kararı vermeyin.

Geçiş kontrol çizelgesini birlikte doldurun

Aşağıdaki çizelge bir çalışma önerisidir. Köşeli alanları hesabınıza ait bilgilerle doldurun; teyit hücresine destek kaydı, dosya adı veya işlem kaydının yerini yazın. “Tamamlandı” notunun arkasında neyin kontrol edildiği görülebilsin. Sonuçlanmayan satır için bir sonraki kontrolü ve sorumluyu belirleyin.

Arşivi dışa aktarıp açılabilirliğini sınayın

Eski sağlayıcıdan gelen ve giden faturaların özgün elektronik dosyalarını, ilişkili yanıtları ve durum kayıtlarını hangi kapsamda alabileceğinizi sorun. Yalnızca PDF görüntülerinden oluşan indirme, özgün imzalı elektronik arşivin yerine kabul edilmemeli. Örnek dosyaları eski panelden bağımsız açıp fatura kimliklerini kontrol edin; eksikleri kapanıştan önce tamamlatın.

GİB’in Saklama Kılavuzu, saklama hizmeti sonlandığında verilerin mükellefe güvenli aktarımını ele alır. Bu, eski panelin ücretsiz veya süresiz açık kalacağı garantisi değildir. Erişim süresi, dışa aktarma biçimi ve olası hizmet bedeli sözleşmeden teyit edilmelidir. Güncel 509 Tebliğindeki sorumluluk ayrımı da önemlidir: üçüncü tarafın saklama hizmeti, mükellefin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

İlk gelen ve giden belgeleri uzlaştırın

Gerçek bir işlem kapsamında oluşan ilk yeni giden faturada ETTN’yi, kullanılan GB’yi ve teknik iletim sonucunu kontrol edin. İlk gelen faturada doğru PK’ya ulaşılıp ulaşılmadığını ve muhasebe kaydının bir kez oluşturulduğunu inceleyin. Sırf kontrol yapmak için gerçek bir işleme dayanmayan fatura düzenlemeyin. Ticari kabul veya itiraz takibini teknik başarı kontrolünden ayrı sürdürün.

Örnek olarak, geçiş öncesinde eski sistemde iki belgenin yanıt beklediğini düşünün. Yeni sistemde ilk gelen fatura görünse bile bu iki kayıt kapanmış sayılmaz. Her biri kendi ETTN’siyle sonuçlandırılır. Aynı gelen belge aktarım nedeniyle iki panelde görünüyorsa muhasebeye ikinci kez işlenmediği kontrol edilir. Çizelgeyi ancak açık kayıtların durumu ve takip sorumlusu belli olduğunda teslim edin.

Geçiş ihtiyaçlarınızı, mevcut yönteminizi ve açık kalan kontrol başlıklarını e-imza.plus ile paylaşabilirsiniz. Hesap ve etiket işlemlerinin kesin sırasını ise hizmet aldığınız özel entegratörlerin güncel teyidiyle belirleyin.