Birden fazla müşterinin e-imza, KEP ve mali mühür yenilemesini nasıl takip edersiniz?

Her müşteri için tek tarih yeterli olmaz

Birden fazla müşterinin yenilemesini takip etmek için her müşteri ve ürün için ayrı kayıt açın. Kayda doğrulanmış bitiş tarihini, bu tarihin kaynağını, işi takip eden kişiyi ve bir sonraki kontrol gününü ekleyin. E-imza sertifikasıyla KEP hizmet dönemi aynı gün bitmek zorunda değildir; mali mühür için de kendi sertifika kaydını esas alın.

Örneğin bir işletmenin iki çalışanına ait e-imzası, bir KEP hesabı ve mali mührü varsa dört ayrı takip kaydı gerekir. Yalnız şirket adının yanına “yenilendi” yazmak hangi ürünün tamamlandığını göstermez. Çalışan değiştiğinde eski satırı yeni kişinin sertifikası için kullanmak da önceki işlem geçmişini belirsizleştirir. Yeni ürün veya sertifika için ilişkilendirilmiş yeni kayıt açabilirsiniz.

Bitiş tarihini hangi kaynaktan alacaksınız?

Satın alma faturası, kartın kargoya verildiği gün ve sertifikanın geçerlilik bitişi farklı bilgiler olabilir. E-Tuğra’nın E-İmza Kontrolü rehberi, Etugram uygulamasında bitiş tarihi, kart tipi ve sertifika seri numarasının görülebildiğini anlatır. Bu, o uygulama için bir örnektir; başka sağlayıcının kartında aynı menüyü aramayın.

Kamu SM’nin sık sorulan sorular sayfası, sertifika bitişini öğrenmek için Online İşlemler üzerinden kimlik doğrulamayla sertifika listeleme yolunu gösterir. Müşteri kendi yetkili erişimiyle bilgiyi kontrol etsin; siz ürünle eşleştirilmiş tarihi, kaynak adını ve teyit gününü kaydedin. Sertifika üzerinde saat bilgisi de varsa kaydederken hangi saat diliminde gösterildiğini koruyun.

BTK’nın e-Devlet üzerinde Nitelikli Elektronik Sertifika Sorgulama hizmeti de bulunur. Açık tanıtım sayfası giriş yapılmasını ister; hesap içindeki alanları görmeden bu hizmetin bütün sağlayıcılarda aynı ayrıntıları göstereceğini varsaymayın. Müşteriden e-Devlet parolasını istemek yerine kendi hesabında kontrol etmesini isteyin. Tarih henüz teyit edilmediyse hücreyi tahminle doldurmayın; “teyit bekleniyor” durumunu kullanın.

KEP dönemiyle sertifika süresini ayırın

TÜRKKEP’in 16 Temmuz 2024 tarihli uygulama esasları, KEP hesabının kullanım dönemini sözleşme veya başvuru formundaki süreye bağlar. 1 Eylül 2023 tarihli kurumsal sözleşme ise yenileme ve hizmet bedelini ayrı hükümlerle düzenler. Bu belgelerden hareketle bütün sağlayıcılar için tek süre veya tek yenileme yöntemi çıkarmayın; müşterinin geçerli sözleşmesini ve sağlayıcı kaydını kontrol edin.

KEP hesabının hizmet dönemi, varsa gönderim paketinin kullanım koşulları ve işlemlerde kullanılan e-imzanın sertifika süresi için ayrı alanlar tutun. Paket alımının e-imzayı da yenilediğini ya da sertifika yenilemesinin KEP hizmet süresini uzattığını varsaymayın. Yenilemek istemeyen müşterinin sözleşmesindeki bildirim koşulunu da ayrı bir takip işi olarak değerlendirin.

Kamu SM’nin mali mühür süreç sayfası, yeni sertifikanın üretildiğinde süresinin başladığını belirtir. Bu nedenle eski bitişe satın alınan süreyi aritmetik olarak eklemek yerine yeni sertifikanın gerçek başlangıç ve bitiş bilgilerini yeniden teyit edin. Mali mühür başvurusunun tamamlanmasıyla hedef uygulamadaki kullanım kontrolünü de farklı aşamalar olarak kaydedin.

Yenileme tablonuzu bu alanlarla kurun

Aşağıdaki alanları bir çalışma tablosunda sütun olarak açabilirsiniz. Her satır tek müşterinin tek ürününü izlesin. Örneklerdeki müşteri kodu ve görev adları temsilidir; müşteriyle kodun eşleştirildiği ana listeye erişimi sınırlayın. Kaynak sütununa belgenin tamamını kopyalamak yerine kayıt referansı ve teyit tarihini yazmak çoğu takip işi için daha kullanışlıdır.

Hatırlatma gününü işin gereğine göre seçin

Bitiş tarihiyle takip tarihi aynı sütunda olmamalı. Bitiş, ürüne ilişkin teyit edilmiş bilgidir; takip günü ise ofisin iş planıdır. Örneğin ilk görüşmeyi bitişten altı hafta önce, sonraki kontrolü iki hafta önce yapmak bir planlama tercihi olabilir. Bu aralıklar resmî zorunluluk değildir; sağlayıcının süreci, müşterinin onayı ve varsa sözleşmedeki bildirim zamanı daha erken işlem gerektirebilir.

Takibi yürüten kişinin adı, müşterinin yerine imza atma veya hesaba girme yetkisi vermez. Ofis sorumlusu müşteriden gerekli adımın yapılmasını ister ve sonucu izler. İzin, tatil veya personel değişiminde işi devralacak kişiyi belirlemek; sorumlu hücresine yalnız “ofis” yazmaktan daha uygulanabilir bir yöntemdir.

1. Haftalık kontrolde önce tarihi teyit edilmemiş ve sorumlusu boş kayıtları ayırın.
2. Sonraki takip günü gelen kayıtlarda müşteriye hangi işlem için ulaşıldığını not edin.
3. Başvuru, ödeme, üretim veya hizmet dönemi teyidini ayrı durumlarla izleyin; tek bir “işlemde” ifadesiyle bırakmayın.
4. Yeni sertifika veya hizmet dönemi doğrulanınca kapanış referansını ekleyin ve gelecek takip kaydını oluşturun.

Ödeme yapıldığında kaydı hemen kapatmayın

Temsilî M-014 müşterisi yenileme bedelini ödediğini bildirmiş olsun. Bu bilgi ödeme aşamasını destekler; yeni sertifikanın karta yazıldığını veya KEP döneminin sağlayıcı kaydına geçtiğini tek başına göstermez. Satırı “ödeme bildirildi, sonuç teyidi bekleniyor” olarak bırakıp bir sonraki kontrolü belirleyin. Sonuç geldiğinde eski tarihi silmeden yeni dönem kaydıyla ilişkilendirin.

Kapanış için her üründe aynı dosyayı istemeyin. E-imzada yeni sertifikanın tarih ve kayıt eşleşmesi, KEP’te sağlayıcının hizmet dönemi teyidi, mali mühürde yeni sertifika bilgisinin kontrolü takip amacına uygun olabilir. Gerçek kullanımda hata devam ediyorsa yenileme kaydına bağlı ayrı destek işi açın; ödeme veya teslimatla bütün işin bittiğini söylemeyin.

Takip dosyasını parola arşivine çevirmeyin

KVKK’nın genel ilkeleri, kişisel verilerin amaçla sınırlı tutulmasını ve gerektiğinde güncel olmasını; veri güvenliği açıklaması ise uygun teknik ve idari tedbirleri vurgular. Bu takip tablosuna PIN, tek kullanımlık kod, hesap parolası veya kimlik görüntüsü eklemeyin. Dosyayı işi gereği erişmesi gereken kişilerle paylaşın; müşteri kodu kullanmanın tek başına veriyi anonim yapmadığını unutmayın.

Gereksiz belge kopyaları yerine işlem referanslarını tutun ve iş sona erdiğinde kayıtların saklanmasını kendi yükümlülüklerinizle birlikte değerlendirin. Buradaki şablon bir çalışma düzeni önerisidir; kendiliğinden hatırlatma gönderen bir bayi paneli veya hazır hukuki uygunluk belgesi değildir.

Portföyünüzdeki ürün türleri ve yenileme ihtiyaçları için e-imza.plus’ın toptan satış sayfasından bilgi isteyebilirsiniz. İlk görüşmede ürün ve adet özeti yeterlidir; PIN veya hesap şifresi göndermeyin.