KEP yenilemesinde hesap süresi, gönderim ve arşiv kontrolü

Yenilemeye tek bir bitiş tarihiyle başlamayın

KEP yenilemesinde önce hangi hizmetin süresinin dolduğunu belirleyin. Hesap aboneliği, gönderim hakkı veya bakiyesi, saklama alanı ve bildirim hizmeti aynı teklif içinde bulunsa bile ayrı kontrol edilmelidir. Hesaba para yüklediğiniz için aboneliğin uzadığını, aboneliği yenilediğiniz için mevcut arşiv alanının aynı kaldığını varsaymayın.

Aşağıdaki form tek bir KEP hesabı içindir. Amacı bütün müşteri portföyünü takvime bağlamak değil, o hesabın hangi koşullarla devam edeceğini görünür kılmaktır. Hesap ekranını, size uygulanan sözleşmeyi ve yenileme teklifini birlikte açın. Bir bilgi bulunamıyorsa tahmin yazmak yerine teyit bekliyor notu koyun; yanıtı aldıktan sonra kaydı tamamlayın.

Sözleşmeyi, sürümü ve yenileme tercihini bulun

Önce doğru KEP adresini ve hesabın kimin adına açıldığını teyit edin. Aynı şirketin birden fazla hesabı varsa eski bir faturadaki bilgiyi yanlış hesaba taşımak mümkündür. Kayıt kartınıza sağlayıcıyı, sözleşmenin tarih veya sürüm bilgisini, seçilen hizmet dönemini ve ek hizmetlerin adlarını yazın.

TÜRKKEP’in 01.09.2023 tarihli kurumsal sözleşmesinin 8. bölümü hesap dönemini, paket dışı kullanımı ve yenilemeyle ilgili bildirim koşullarını ayrı maddelerde ele alıyor. Bu tarihli metin, her sağlayıcı veya her müşteri için aynı kural bulunduğunu göstermez. Kendi sözleşmenizde yenilemenin hangi işlemle gerçekleşeceğini, devam etmek istemediğinizde uygulanacak bildirim yöntemini ve süreyi kontrol edin. Bu rehberden bir fesih tarihi hesaplamayın.

Yenilemeyi kim yapacak sorusunu da açık bırakmayın. TÜRKKEP’in 16.07.2024 tarihli uygulama esasları, kurum yetkilisi ile alt işlem yetkilisini yenileme bakımından ayırıyor. Hesabı günlük kullanan kişinin her idari işlemi yapabileceğini düşünmeyin; sağlayıcınızdan yetkili rolü ve gerekli işlemi teyit edin.

Gönderim, bildirim ve saklama alanını ayrı sorun

PTT’nin resmî ücret sayfası abonelik, saklama alanı, SMS ve KEP iletimini ayrı başlıklarla açıklıyor. Bu ayrım, yenileme teklifinde yalnız toplam tutara bakmanın neden yeterli olmadığını gösterir. İhtiyacınıza karşılık gelen kalemleri ve bunların hangi dönem için geçerli olduğunu teklif üzerinde görün.

Sağlayıcıya şu soruları yöneltin: Gönderim hakkı adetle mi, bakiyeyle mi takip ediliyor? Kullanılmayan hakların durumu ne olacak? Bildirim hizmeti seçili mi, hangi iletişim kanalına bağlı? Mevcut saklama kapasitesi yenileme sonrasında korunacak mı? Cevabı olmayan satırı dahil kabul etmeyin. PTT sayfasında abonelik sonunun saklama alanını etkileyebildiği de açıklanıyor; bu yüzden eski kapasiteyi yeni dönem için kendiliğinden geçerli saymayın.

Arşiv ifadesinin neyi kapsadığını ayrıca sorun. TÜRKKEP uygulama esaslarında delil arşivi ve delilin yeniden sağlanması ayrı başlıklarda bulunuyor. Sağlayıcının delil saklaması, hesabınızdaki bütün ileti içeriklerine ve eklere aynı koşullarla erişebileceğiniz anlamına gelmez. Teklifteki alanın kapsamını, erişimi ve varsa ek hizmeti netleştirin.

E-imzanın tarihini KEP döneminden ayrı kaydedin

BTK, nitelikli elektronik sertifikanın kimlik bilgilerinin yanında kendi geçerlilik dönemini taşıdığını açıklıyor. Dolayısıyla KEP hesabını yenilemeniz, gönderimi yapan kişinin e-imza sertifikasının süresini uzatmaz. Gönderim yapan hesapta kullanılacak sertifikanın sahibi, geçerliliği ve imzalama uygulaması ayrı kontrol konusudur.

Yalnız alıcı olarak kullandığınız bir hesapta sırf bu formda e-imza satırı bulunduğu için yeni ürün almayın. BTK, yalnız alıcı kullanımında e-imza gerekmediğini, gönderim için gerektiğini açıklıyor. Kullanım biçiminizi kaydedin; e-imza kontrolünü gönderim ihtiyacınıza göre değerlendirin. Sertifika bilgilerini kontrol ederken PIN veya hesap şifresini takip formuna yazmayın.

Tek KEP hesabı için kontrol formu

Bu tabloyu kendi çalışma dosyanıza aktarabilirsiniz. Başına kontrol tarihini ve kontrolü yapan kişinin adını ekleyin. Son sütuna yalnız tamamlandı yazmak yerine bilgiyi gördüğünüz ekranı, sözleşme maddesini veya sağlayıcı yanıtını kaydedin. Böylece sonraki incelemede kararın neye dayandığı anlaşılır.

Örnek: Abonelik uzadı, diğer kalemler belirsiz

Bu örnek gerçek bir müşteriye ait değildir. Bir işletmenin KEP hesabında yeni abonelik dönemi görünmüş olsun. Önceki dönemde kullandığı ek saklama alanının yeni kapsamda bulunup bulunmadığı belli değil; ekrandaki gönderim bakiyesinin hangi kurala göre kullanılacağı da teyit edilmemiş. Gönderimi yapan kişinin e-imzasının bitiş tarihi ayrıca kontrol edilecek.

Bu durumda kayıt yenileme tamamlandı diye kapatılmaz. Abonelik satırına doğrulanan dönem yazılır; saklama alanı ve gönderim satırları sağlayıcıya sorulacak olarak bırakılır. E-imza bilgisi sertifika kaydından tamamlanır. Bu yöntem hemen daha büyük paket almayı gerektirmez. Önce eksik bilgi kapanır, sonra gerçekten ek hizmet gerekip gerekmediğine karar verilir.

Ödemeden sonra hesabı yeniden kontrol edin

Süresi geçmiş veya kullanıma kapatılmış bir hesapla karşılaşırsanız bunu normal dönem yenilemesiyle aynı işlem saymayın. Hesabın durumunu bildirip uygulanacak yeniden erişim yolunu sağlayıcınızdan öğrenin; bir ödeme yapmanın bütün işlevleri kendiliğinden açacağını varsaymayın.

1. Ödeme veya işlem kaydını doğru KEP hesabıyla eşleştirin. Tutarın ödendiğini gösteren belgeyle hizmetin yeni dönemini gösteren kaydı ayrı tutun.
2. Hesaba yetkili kullanıcıyla girin. Abonelik durumunu ve görünen dönem bilgisini kontrol edin; farklılık varsa kayıt numarasıyla sağlayıcıya bildirin.
3. Gönderim hakkını veya bakiyeyi, saklama kapasitesini ve seçili bildirimleri teklifinizle karşılaştırın. Eksik kalan kalemi açıkça adlandırın.
4. Eski bir iletiyi, ekini ve varsa bağlı delilini açarak erişimi kontrol edin. Bir örneği açabilmek bütün arşivin eksiksiz olduğunu kanıtlamaz; erişim sorunu varsa silme işlemi yapmadan destek isteyin.
5. Gönderim ihtiyacınız varsa geçerli sertifikayı ve uygulama erişimini kontrol edin. Sırf denemek için müşteriye rastgele KEP göndermeyin; kontrolün sonucunu ve bekleyen soruları forma yazın.

Yenileme talebinizi eksik kalemlerle birlikte iletin

e-imza.plus ile görüşürken mevcut sağlayıcıyı, hesap kullanım biçimini ve yenilemede ihtiyaç duyduğunuz hizmetleri paylaşın. Birden fazla hesap için teklif istiyorsanız her hesabın dönemini ve kapsamını ayrı belirtin. İlk görüşmede PIN, parola veya tek kullanımlık doğrulama kodu göndermeyin.

• Birden fazla hesap için toptan teklif hazırlayın