Yeni KEP hesabı mı, bilgi güncellemesi mi, abonelik yenileme mi?

Önce neyin değiştiğini belirleyin

Şirket unvanınız, yetkiliniz veya telefonunuz değiştiğinde ilk adım yeni KEP satın almak değildir. Önce mevcut hesabın kimin adına kayıtlı olduğunu ve değişen bilginin ne olduğunu belirleyin. Aynı hesap sahibine ait kayıtların düzeltilmesi, hizmet süresinin uzatılması, kapalı hesabın yeniden açılması ve farklı bir KEP adresi alınması ayrı işlemlerdir.

“Vergi numarası aynı kaldı” bilgisi inceleme için yararlıdır; tek başına bütün durumları çözmez. Hesap gerçek kişi adına mı, tüzel kişi adına mı? Şirketin ortakları mı değişti, yoksa hesabın sahibi olan kişi veya kuruluş mu? Yanıt, şirket içindeki “sahip değişti” ifadesinden değil, hesap kaydıyla güncel ticaret sicili ve yetki belgelerinin birlikte değerlendirilmesinden çıkar.

Aşağıdaki karar tablosu hangi işlem için başvuracağınızı gösterir. PTT’ye özgü yöntemler ayrıca belirtilmiştir; diğer sağlayıcılarda belge, başvuru kanalı ve yenileme koşulları farklı olabilir.

Hangi durumda hangi işlem yapılır?

Tablodaki yönlendirme, hesabın durumunu öğrenmeden kesin işlem sonucu vaat etmez. Özellikle tüzel kişilik değişikliği ve kapalı hesaplarda sağlayıcıdan hesabınıza özel yanıt alın.

Unvan değişti, vergi numarası aynı: Yeni KEP gerekir mi?

Aynı tüzel kişiliğin unvanı değişmişse PTT’de kurumsal KEP nevi/unvan değişikliği işlemi vardır. PTT’nin açıklaması, yetkilendirilmiş kişinin ilgili dilekçeyle PTT Müdürlüğüne başvurmasını ister. Dolayısıyla yalnız unvan değişti diye doğrudan yeni hesap açılması gerektiği sonucu çıkarılmaz.

PTT’nin unvan/nevi formu; şirket unvanı, MERSİS numarası, vergi numarası ve PTTKEP tüzel kişi numarasını ayrı alanlarda toplar. Unvanın MERSİS kayıtlarından doğrulanacağını belirtir. Bu yapı, yalnız VKN karşılaştırmak yerine kayıtların birlikte incelenmesinin neden önemli olduğunu gösterir.

Örneğin müşteriniz “Firma sahibi ve cari unvan değişti, vergi numarası aynı kaldı” diyorsa önce “cari unvan” ile muhasebe programındaki görünen adı mı, tescilli ticaret unvanını mı kastettiğini sorun. Ardından ortaklık, temsil yetkisi ve KEP işlem yetkilisi değişikliklerini ayrı yazın. Resmî kayıtlardaki değişiklikle programdaki etiket değişikliğini aynı başvuru olarak ele almayın.

Hesap sahibi aynı kalırken unvan ve yetki kayıtları değişmişse sağlayıcıya bu iki talebi birlikte bildirin. Unvan düzeltmesi tamamlandığında eski yetkilinin erişiminin de sona erdiğini varsaymayın.

• PTT — Kurumsal KEP hesabı nevi/unvan değişikliği formu
• PTT — KEP dilekçe örnekleri ve işlem kanalları

Ortak değişikliği, hesap devri ve yeni tüzel kişilik aynı şey değildir

Bir şirketin ortaklarının değişmesiyle şirket adına açılmış hesabın başka bir kişiye devredilmesi farklı durumlardır. Önce hesabın kayıtlı sahibini belirleyin. BTK’nın açıklamasına göre KEP hesabı başka kişiye devredilemez. Şirket adına kayıtlı bir hesaptaki kullanıcı değişikliği ise hesap sahipliğiyle karıştırılmamalıdır.

Özellikle şahıs işletmesinde “işletmeyi devraldım” demek, eski gerçek kişinin KEP hesabını yeni kişinin hesabı yapmaz. Sözleşmenin ve hesabın kimin adına olduğunu kontrol edin. Eski kişinin parolası veya e-imzasıyla devam etmek, yeni sahibi tanımlayan bir başvuru yerine geçmez.

Birleşme, bölünme, tür değişikliği veya yeni şirket kuruluşunda aynı sonuç bütün işlemlere uygulanamaz. Güncel sicil belgeleri, eski ve yeni unvan, VKN/MERSİS bilgileri ve mevcut hesap sahibiyle sağlayıcıya başvurun. Hesap sahibinin hukuki devamlılığı belirsizse bunu şirketin hukuk veya mali müşavirlik birimiyle netleştirin; sağlayıcıdan güncelleme mi yeni tahsis mi uygulanacağını yazılı öğrenin.

• BTK — KEP’e ilişkin sıkça sorulan sorular: birden fazla hesap ve hesap sahipliği
• PTT — Kurumsal KEP hesabı nevi/unvan değişikliği formu

Yetkili ayrıldıysa yeni hesap almadan önce erişimleri düzenleyin

Şirketi temsile yetkili kişi ile günlük KEP işlemlerini yapan kullanıcı aynı kişi olmayabilir. PTT’de işlem yetkilisi ekleme ve yetki iptali için ayrı formlar bulunur. Başvuruyu yapacak kişinin hangi belgeyle yetkili olduğunu, yeni kullanıcının hangi işlemleri yapacağını ve eski erişimin ne zaman kaldırılacağını baştan belirleyin.

PTT yetki iptali formunda kurumsal hesapta en az bir işlem yetkilisi bulunması gerektiği belirtilir. Tek yetkiliyi kaldırmak istediğiniz durumda yeni yetkilinin tanımlanma sırasını sağlayıcıyla planlayın. Bu gereklilik, ayrılan kişinin erişimini açık bırakmak için gerekçe değil; değişimi eksiksiz yapmak için bir işlem sırasıdır.

Yeni yetki tanımından sonra giriş, gelen iletileri görüntüleme ve gerekiyorsa gönderim yetkisini kontrol edin. Eski yetkinin iptal edildiğine ilişkin sonucu ayrıca alın. Paylaşılan parola veya eski kişinin imza kartı yerine yeni kullanıcının kendi kimliği ve kendisine tanımlanmış yetkisi kullanılmalıdır.

• PTT — İşlem yetkilisi ekleme formu
• PTT — Kurumsal KEP yetki iptali formu

Telefon, e-posta ve adres bilgilerindeki değişiklikler

Bildirimlerin geldiği normal e-posta adresi, cep telefonu, şirketin iletişim adresi ve KEP adresi ayrı alanlardır. PTT’nin kurumsal işlem yetkilisi iletişim bilgileri formu, aynı kişinin iletişim bilgilerini güncellemek içindir; başka bir kişiyi yetkili yapmak veya KEP adresini değiştirmek için kullanılmaz.

Önce değişecek alanı ve eski-yeni değerleri yazın. PTT’nin sunduğu web arayüzü veya ilgili form üzerinden hesabınıza uygun güncelleme kanalını doğrulayın. Şirketin fiziki adresi gibi farklı kayıtlar için işlem yetkilisinin telefon formunu kullanmayın; gereken kurum kaydı güncellemesini ayrıca sorun.

İşlem sonrasında bilgiyi hesap ekranından kontrol edin. SMS veya normal e-posta bildirimi beklemek yerine KEP hesabına doğrudan girerek gelenleri takip etmeyi sürdürün. Telefon değişikliği nedeniyle giriş yapamıyorsanız önce erişim kurtarma yolunu kullanın.

• KEP bildirimleri gelmiyorsa yapılacak kontroller

• PTT — Kurumsal işlem yetkilisi iletişim bilgileri güncelleme formu

KEP adresini değiştirmek veya ikinci hesap almak

Unvan bilgisini düzeltmek, mevcut KEP adresindeki harfleri değiştirmek değildir. PTT SSS, KEP adresinin değiştirilemediğini ve farklı adres için yeni başvuru gerektiğini açıklar. Eski unvanı içeren bir adresiniz varsa “kayıtlı şirket bilgisi güncellensin” ve “adresin yazılışı değişsin” taleplerini ayrı iletin.

BTK’ya göre aynı veya farklı KEP hizmet sağlayıcılarından birden fazla hesap alınabilir. Ancak ikinci hesap açılması ilk hesabı kapatmaz, eski hesabın bilgilerini güncellemez ve muhatapların kayıtlı adresini kendiliğinden değiştirmez. Yeni hesap, eski hesaptaki değişiklikleri bildirme yükümlülüğünü ortadan kaldıran bir kestirme yol değildir; Yönetmeliğin 17. maddesi hesap bilgilerindeki değişikliklerin sağlayıcıya derhal bildirilmesini ister.

Başka sağlayıcıya geçerken aynı adresin, bakiyenin, geçmiş iletilerin veya entegrasyonların otomatik taşınacağını varsaymayın. Yeni tahsisin hangi adresle yapılacağını ve eski hesabın nasıl yönetileceğini iki sağlayıcıyla netleştirin. Sağlayıcının faaliyetini sona erdirmesine ilişkin mevzuat süreçleri, müşterinin kendi isteğiyle ikinci hesap açmasıyla aynı işlem değildir.

• PTT — KEP sıkça sorulan sorular
• BTK — KEP’e ilişkin sıkça sorulan sorular: birden fazla hesap ve hesap sahipliği
• KEP Yönetmeliği — 13 ve 17. maddeler; PTT’nin yayımladığı konsolide metin

Abonelik yenilemek, bakiye yüklemek ve alan artırmak

KEP yenileme sözü bazen yıllık aboneliği, bazen gönderim bakiyesini, bazen de kapanmış hesabı açtırmayı anlatmak için kullanılıyor. Hesap ekranındaki durumu görmeden ödeme yapmayın. PTT tarifesinde abonelik, ileti gönderimi, saklama alanı ve SMS ayrı hizmet kalemleridir.

PTT uygulama esasları, yıllık ücret için yeterli bakiye bulunmamasıyla bir iletiyi gönderecek bakiyenin yetersizliğini ayrı düzenler. Yıllık ücret için bakiye yetersizliğinde gönderimi engelleyebilir; iki hafta içinde gerekli bakiye sağlanmazsa hesabı kapatma hakkını saklı tutar. Bu, her hesabın 14. gün otomatik kapanacağı anlamına gelmez. Tek bir gönderimin başarısız olması da hesabın kapandığını göstermez. Hesap kapalıysa yalnız bakiye yüklemenin yeniden açılışı tamamladığını varsaymayın.

PTT’nin güncel açıklamalarında yenileme sonrasında saklama alanının 100 MB’a dönmesi ve alan aşımının gönderimi etkileyebilmesi yer alır. Kullandığınız alanı yeni dönem alan hakkıyla karşılaştırın. Ek alan seçeneğini değerlendirin; gerekli ileti ve delilleri dışarı almadan toplu silme yapmayın. Yalnız alan doluluğu, hesabın kapatılmasıyla aynı değildir: PTT açıklamasına göre gönderim kısıtlanırken ileti alımı devam eder.

TÜRKKEP’in incelenen uygulama esaslarında süre dolmadan uzatma için yeniden fiziksel kimlik tespiti yapılmaması; kurumsal yenilemede kurum yetkilisinin işlem yapması ve alt işlem yetkilisinin bunu yapamaması açıklanır. Bu örnek, her sağlayıcıdaki yenileme koşulunun aynı olmadığını gösterir. Başkasının hesabı için yetkisiz biçimde ödeme veya yenileme işlemi üstlenmeyin.

• KEP yenilemesinde tarih ve paket kontrol listesi

• PTT — KEP ücret ve hizmet kalemleri
• PTT — İnceleme tarihinde erişilen KEP uygulama esasları, 5.7 ve 5.10
• TÜRKKEP — KEP uygulama esasları, 16.07.2024–04, 11.4 ve 11.5
• PTT — Alan aşımı ve yenileme açıklamaları

Kapalı hesap yeniden açılır mı?

Kapatılmış hesabın aynı sahibi tarafından yeniden açılması mümkündür; başka bir kişiye verilmesiyle karıştırılmamalıdır. Yönetmeliğin 13. maddesi aynı hesap sahibinin talebi ve kimlik doğrulamasıyla yeniden açılışa izin verir. Sağlayıcının başvuru, ödeme ve doğrulama koşullarını tamamlamadan hesabın yeniden çalıştığını kabul etmeyin.

Kapalı hesap yeni ileti alıp gönderemez. Kapanıştan sonra en az üç aylık erişim sağlanması, yazışmanın devam ettiği veya süresiz çevrim içi arşiv hakkı bulunduğu anlamına gelmez. Bu erişim dönemini, ihtiyaç duyduğunuz kayıtları almak ve hesabın sonraki durumunu netleştirmek için kullanın.

PTT’nin SSS, dilekçe açıklamaları ve kapatma duyurusu, gerçek kişiler için e-imza veya mobil imzayla çevrim içi yeniden açma yolunu açıklar. Kurumsal hesaplar için PTT Müdürlüğüne başvuru gerekir. Çevrim içi seçeneği gerçek kişi hesabına özgü değerlendirin; bütün şirketlere tamamen çevrim içi yeniden açılış sözü vermeyin.

Başvuruda hesabın kapanış nedenini, talepte bulunmaya yetkili kişiyi, gerekli ödemeleri ve yeniden açılış sonucunu sorun. Başvurunun alınmasıyla hizmetin başlamasını ayırın. Sonuçlandıktan sonra hesap durumunu, giriş erişimini ve ihtiyaç duyduğunuz alıcı/gönderici yetkisini kontrol edin.

• Hesabı kapatmadan önce arşiv ve erişim kontrolleri

• KEP Yönetmeliği — 13 ve 17. maddeler; PTT’nin yayımladığı konsolide metin
• PTT — Sözleşme yükümlülükleri nedeniyle kapatılan hesaplara ilişkin 21 Ekim 2025 duyurusu
• PTT — İnceleme tarihinde erişilen KEP uygulama esasları, 5.7 ve 5.10

Bloke, aktivasyon ve e-imza sorunu yeni hesap gerektirir mi?

Parola blokesi, başlangıç aktivasyonunun tamamlanmaması, yalnız alıcı hesapla gönderim denenmesi ve imzalama sorunu farklı aşamalardır. Sorunun hangi ekranda çıktığını ve tam hata metnini kaydedin. Önce sağlayıcının o aşama için tanımladığı kurtarma veya tamamlama işlemini uygulayın.

PTT’nin dilekçe açıklamalarında yalnız alıcıdan gönderici-alıcıya geçiş için hesap türü güncelleme ve ardından başlangıç aktivasyonunun çevrim içi e-imzayla tamamlanması yolu vardır. Bu değişiklik tek başına yeni KEP adresi almakla eş tutulmaz.

E-imza sertifikasının süresi bittiğinde veya imzalama uygulaması çalışmadığında KEP hesabı durumunu ayrıca kontrol edin. İmza tarafındaki sorunla hesap kapanışını aynı teşhis altında toplamayın. KEP’te e-imzanın hangi aşamada gerektiği, yalnız ileti almakla gönderim yapmak arasında değişir.

• PTTKEP bloke ve erişim kurtarma rehberi

• PTT — KEP dilekçe örnekleri ve işlem kanalları

Başvuru öncesinde hazırlanacak bilgi ve belgeler

Her işlem için bütün belgeleri yeniden toplamak yerine sağlayıcıdan işlem adını ve güncel belge listesini isteyin. PTT unvan/nevi formu; MERSİS numarası bulunan faaliyet belgesi veya ticaret sicil tasdiknamesi ile imza sirküleri veya yerine kullanılabilecek belgenin aslının ibrazını ister. Aslı görülen belgelerin kopyası alındıktan sonra iade edileceğini belirtir. Başvuran kişinin geçerli kimlik belgesi de ibraz edilir. İşlem gününde güncel formu kontrol edin.

Aşağıdaki hazırlık listesi, sağlayıcının resmî evrak listesinin yerine geçmez. Aynı görüşmede unvan, yetki, abonelik ve erişim konularının birbirine karışmasını önlemek için kullanılabilir.

• PTT — Kurumsal KEP hesabı nevi/unvan değişikliği formu

• Mevcut KEP adresi ve sağlayıcı; hesabın gerçek kişi mi tüzel kişi mi olduğu.
• Hesap ekranındaki durum: aktif, aktivasyon bekliyor, erişim sorunu veya kapalı.
• Eski ve yeni ticaret unvanı; VKN ve MERSİS bilgilerindeki değişikliklerin ayrı gösterimi.
• Değişikliği belgeleyen sicil kaydı ve başvuruyu yapacak kişinin güncel temsil yetkisi.
• Eklenecek ve kaldırılacak işlem yetkilileri; her biri için istenen yetki kapsamı.
• Yenileme isteniyorsa hizmet süresi, bakiye, gönderim ihtiyacı ve kullanılan saklama alanı.
• Sağlayıcıdan alınan işlem numarası, istenen ek belgeler ve işlemin tamamlandığını gösteren sonuç.

Yeni hesap açılacaksa eski hesabı nasıl ele almalısınız?

Yeni adrese geçişi yalnız satın alma işlemi olarak planlamayın. Muhatapların eski adrese yazmaya devam etmesi, eski yetkilerin açık kalması veya belgelerin eski hesapta unutulması ayrı sorunlar yaratır. Aşağıdaki sıra, kurum içindeki geçişi takip etmek için hazırlanmış bir kontrol listesidir.

• KEP ve UETS adreslerini karıştırmadan kontrol edin

1. Eski hesaptaki gerekli orijinal iletileri, ekleri ve ilgili KEP delillerini birlikte dışarı alın. İndirilen dosyaların açıldığını ve hangi yazışmaya ait olduğunu kontrol edin; ekran görüntüsünü tek arşiv olarak kullanmayın.
2. Yeni hesabın aktivasyonunu ve kullanacak kişilerin yetkilerini tamamlayın. Sadece başvuru numarası alınmış olmasını hazır hesap saymayın.
3. Tedarikçi, müşteri, sözleşme, kurum portalı ve EBYS gibi KEP adresinin kayıtlı olduğu yerlerin listesini çıkarın. Her birinde yeni adresin bildirilmesini veya güncellenmesini sorumlusuna atayın.
4. Geçiş boyunca açık kalan eski hesabın takibini kimin yapacağını belirleyin. Yeni hesabın eski adrese gönderilen iletileri kendiliğinden topladığı varsayımıyla hareket etmeyin.
5. Eski kullanıcı erişimlerini ve kayıtlı bilgileri ayrıca düzeltin. Kapatma isteniyorsa sağlayıcının kapanış sürecini ve erişim süresini öğrenip sonucu kaydedin.
6. Son kontrolde yeni adresin ilgili sistemlerde göründüğünü, yeni yetkilinin giriş yapabildiğini ve arşivin erişilebilir olduğunu doğrulayın.

“Uğraşmadan yeni KEP alalım” demeden önce sorulacak beş soru

Yeni hesap almak tercih edilebilir; bunun kolaylığı başvurunun kimlik, belge, yetki ve aktivasyon adımlarına bağlıdır. Eski hesabı yönetme ihtiyacını ortadan kaldırmaz. En az işlemle ilerlemek için önce ihtiyacın kayıt düzeltme mi, yetki değişikliği mi, hizmet uzatma mı, yoksa gerçekten farklı adres edinme mi olduğunu belirleyin.

• Mevcut hesap kimin adına kayıtlı ve bu kişi veya tüzel kişilik devam ediyor mu?
• Değişen şey unvan, ortaklık, temsilci, kullanıcı, iletişim bilgisi veya KEP adresinin kendisi mi?
• Hesap aktif mi; sorun abonelikte, bakiyede, yetkide veya giriş aşamasında mı?
• Yeni hesap açılsa bile eski hesapta hangi bilgi, erişim ve arşiv işlemleri kalacak?
• Sağlayıcı güncelleme, yenileme, yeniden açma veya yeni tahsis seçeneklerinden hangisini hangi belgelerle uygulayacağını doğruladı mı?