Şirket unvanı değişti: KEP bilgileri nasıl güncellenir?

Önce değişen bilgiyi belirleyin

Şirket unvanı değiştiğinde önce KEP hesabının hangi tüzel kişi adına kayıtlı olduğunu ve ticari kayıtta neyin değiştiğini belirleyin. Aynı şirketin unvanını güncellemek, hesaba yeni bir işlem yetkilisi eklemek ve hesabı başka bir şirkete geçirmek farklı konulardır. Başvuruyu, hesabınızı işleten KEP hizmet sağlayıcısına (KEPHS) doğru işlem adıyla iletin.

BTK’nın KEP açıklamasına göre hesap başka bir kişiye devredilemez. Tüzel kişiler ise kendi adlarına hesabı kullanacak işlem yetkilileri belirleyebilir. Dolayısıyla şirketteki kişinin değişmesi, hesap sahibinin değişmesi anlamına gelmez; yeni çalışana eski parolayı vermek de resmî yetki güncellemesi değildir.

Hazırlığa mevcut KEP adresini, sağlayıcı adını, eski ve yeni ticaret unvanını, MERSİS ve vergi kimlik bilgilerini yan yana yazarak başlayın. Değişikliğin dayandığı belgeyi ve tarihini ekleyin. Bu karşılaştırma, başvuru hazırlığıdır; birleşme, bölünme veya tür değişikliğinin tüzel kişiliğe etkisini tek başına belirlemez.

Üç senaryolu karar kartı

Aşağıdaki kartta kendi durumunuza uyan satırı seçin. Birden çok değişiklik varsa her biri için ayrı talep ve sonuç kaydı tutun. Örneğin hem unvan hem yetkili değişmişse yalnız unvan başvurusunun sonuçlanmasıyla bütün işi tamamlandı saymayın. Hesap sahipliği belirsizse bunu talep açıklamasında açıkça belirtin.

PTT hesabında unvan güncellemesi nasıl yapılır?

14 Ekim 2026 tarihinde incelenen PTT dilekçe sayfası, kurumsal hesap unvan/nevi güncellemesi için yalnız PTT müdürlüklerinden başvuru yolunu gösteriyor. PTT’nin SSS açıklaması da şirket adına başvuruya yetkilendirilmiş kişinin uygun dilekçeyle şahsen müracaat etmesini istiyor. Aynı sitede bazı yetkili işlemleri için çevrim içi seçenek bulunması, unvan güncellemesinin de o yoldan yapılabildiği anlamına gelmez.

Form 3’te KEP adresi, kurum/şirket unvanı, MERSİS numarası, VKN ve PTTKEP tüzel kişi numarası için alanlar bulunuyor. Form, kanuni temsilci imzası ve şirket/kurum kaşesi yanında PTT iş yerinde işlemi yapacak kişinin bilgilerini de ayrı istiyor. Başvuruyu yapan kişi ile KEP işlem yetkilisinin rollerini ayrı kontrol edin; aynı kişi iki rolü de üstlenebilir.

Formun açıklamalarında, MERSİS numarası bulunan faaliyet belgesi veya ticaret sicil tasdiknamesinin; imza sirküleri veya yerine kullanılabilecek belgenin asıllarının ibrazı belirtiliyor. Başvuran kişinin geçerli kimlik belgesi de isteniyor. PTT’nin asıllarını gördüğü şirket belgelerinin kopyası alındıktan sonra iade edileceği yazıyor. Başvuru öncesinde güncel formu açın; kendi değişikliğinize ilişkin ek belge gerekip gerekmediğini müdürlükten teyit edin.

• PTT’nin güncel KEP dilekçeleri
• PTT unvan/nevi güncelleme formu

Kayıtlı unvan ile KEP adresini ayrı kontrol edin

Şirketin kayıtlarda görünen unvanıyla yazışmada kullanılan KEP adresini ayrı kontrol edin. PTT SSS, doğrudan KEP adresini değiştirme talebinde mevcut adresin değiştirilemeyeceğini, yeniden adres alınması gerektiğini açıklıyor. Bu nedenle “yeni unvanı yazdım, eski adres de yeni ada dönüştü” varsayımıyla hareket etmeyin.

Adreste eski ticaret unvanı geçiyorsa sağlayıcıya tam olarak ne istediğinizi anlatın: kayıt bilgisinin düzeltilmesi mi, farklı bir KEP adresinin alınması mı? Yeni adres ihtiyacı ortaya çıkarsa eski adresin takibini, kayıtların korunmasını ve muhataplara yapılacak bildirimleri ayrıca planlayın. Sırf adreste eski unvan var diye mevcut hesabı hemen kapatmayın.

TÜRKKEP’in incelenen 16.07.2024 tarihli uygulama esaslarının 11.3 bölümü, zorunlu bilgilerin kullanıcı tarafından değiştirilememesiyle isteğe bağlı bilgilerin sağlayıcıya başvurularak değiştirilmesini ayırıyor. 12 ve 14. bölümler bildirim ve rehber güncellemesini ele alıyor. Bu metinden her unvanın bir profil ekranında değiştirilebileceği sonucu çıkmaz. TÜRKKEP hesabı için kendi sağlayıcınızın güncel belge ve işlem yolunu kullanın; PTT formunu ortak form saymayın.

Yetkili veya VKN de değiştiyse ayrı değerlendirin

Yalnız yetkili değiştiyse talebi hesap devri olarak adlandırmayın. Kimin hangi rolünün ekleneceğini ve kaldırılacağını yazın; bu değişikliğin tamamlandığını sağlayıcının güncel yetki kaydından doğrulayın. Personel ayrılışında erişim geçişinin ayrıntıları için aşağıdaki rehberi kullanabilirsiniz.

VKN veya MERSİS bilgisindeki farklılıkta önce değişikliğin nedeni açıklığa kavuşmalı. Birleşme, bölünme, tür değişikliği ya da farklı bir şirket adına işlem yapma durumunu tek bir “unvan değişti” cümlesiyle geçiştirmeyin. Ticari belgeleri sağlayıcıya sunarak mevcut hesabın durumunu ve gerekiyorsa yeni hesap başvurusunu teyit edin. Aynı ortaklara sahip iki şirketin hesabını ortaklık ilişkisine bakarak birbirinin yerine kullanmayın.

KEP işleminin sonuçlanması, mali mühür ve e-belge kayıtlarının da güncellendiğini göstermez. Bu hizmetleri kullanıyorsanız ilgili kayıtları ayrı iş olarak takip edin; bir sistemin olumlu yanıtını diğer sistemin işlem sonucu yerine koymayın.

• KEP yetkilisi değişikliği ve eski erişimleri kaldırma

Sağlayıcıya bu sorularla başvurun

Talebinize değişen alanı, eski-yeni bilgileri ve hesabı tanımlayan bilgileri ekleyin. Aşağıdaki sorular bir hazırlık listesidir; resmî başvuru formunun yerine geçmez. Yanıtların yanına talep numarası, yanıt tarihi ve şirket içindeki sorumluyu yazın. Kimlik ve yetki belgelerini sağlayıcının belirttiği başvuru kanalından iletin.

• Durumum bilgi güncellemesi olarak mı ele alınacak? Tüzel kişilik veya VKN değişikliğinin ayrıca değerlendirilmesi gerekiyor mu?
• Hangi güncel form ve ek belgeler gerekli? Başvuruyu kim imzalayacak, kim yapacak ve hangi kanal kullanılacak?
• Mevcut KEP adresinin durumu ne olacak? İstenen yeni ad için ayrı hesap gerekiyorsa eski hesap nasıl takip edilecek?
• Hesap profili ve KEP rehberindeki hangi alanlar güncellenecek; sonuç nereden doğrulanabilecek?
• İşlem yetkilileri ve iletişim bilgileri için ayrıca talep vermek gerekiyor mu?
• Başvuru sürerken ileti takibi ve eski kayıtlara erişim nasıl devam edecek? Ek işlem veya ücret varsa güncel koşulları nelerdir?

Başvurudan sonra dört sonucu kontrol edin

Kurgusal örnek: Aynı şirketin unvanı ve başvuruyu takip eden çalışanı değişiyor. Şirket sorumlusu unvan başvurusu için belge hazırlıyor; yetkili değişikliğini ayrı satırda izliyor. Unvan güncellendiğine ilişkin yanıt geldiğinde eski çalışanın yetkisinin de kaldırıldığını varsaymıyor. İki işlemin sonuçlarını ayrı kaydediyor ve posta kutusunu kontrol edecek kişiyi belirliyor.

Siz de başvuru belgesini saklamakla yetinmeyin. Sonuç gelmediyse kayda “başvuru iletildi, sonuç bekleniyor” yazın. Sağlayıcının tamamladığı işlemi ve açık kalan talebi ayırmak, aynı eksik evrakın tekrar gönderilmesini veya bir değişikliğin unutulmasını önler.

1. Sağlayıcı yanıtında doğru KEP hesabının ve istenen bilgi değişikliğinin yer aldığını kontrol edin.
2. Hesap bilgilerindeki ve erişebildiğiniz KEP rehber kaydındaki yeni unvanı belgelerle karşılaştırın; fark varsa talep numarasıyla bildirin.
3. Yetkili değişikliği de istendiyse güncel yetki listesini ayrıca inceleyin ve ileti takibini kimin sürdüreceğini kesinleştirin.
4. Varsa bağlı uygulama ve muhatap kayıtlarında yapılacak güncellemeleri sorumlularına atayın; sonuçları başvuru dosyasına ekleyin.