Şirketin KEP yetkilisi ayrıldı: Erişimleri nasıl güncellersiniz?

Şirket hesabını kapatmadan yetki değişikliğini başlatın

Şirketin KEP işlem yetkilisi ayrıldığında hedef, şirket hesabını başka kişiye devretmek değil, o hesapta işlem yapabilen kişileri güncellemektir. Yeni yetkili eklemekle eski yetkiyi kaldırmayı iki ayrı iş olarak takip edin. Parolanın yeni çalışana söylenmesi bu iki işlemi de tamamlamaz.

BTK, KEP hesaplarının devredilemeyeceğini; tüzel kişilerin ise kendi adlarına işlem yapacak bir veya birden fazla yetkili belirleyebileceğini açıklıyor. Önce sözleşmede hesap sahibinin şirket olduğunu doğrulayın. Çalışanın kişisel KEP adresini kullanıyorsanız bu rehberdeki kurumsal yetki değişikliğiyle adresi şirket hesabına dönüştüremezsiniz.

Hesap kapatma talebi farklı sonuç doğurur: KEP adresinin ileti alma ve gönderme işlevi durdurulur. Şirket aynı adresle çalışmaya devam edecekse ayrılan kişinin erişimini kaldırmak için doğrudan hesap kapatma formuna yönelmeyin.

Ayrılan kişinin hangi yetkilere sahip olduğunu çıkarın

İşten ayrılan kişinin yalnızca unvanını yazmak yeterli değildir. Sağlayıcı kaydında işlem yetkilisi mi, alt işlem yetkilisi mi olduğunu; ileti okuma, hazırlama, gönderme veya yönetim görevlerinden hangilerini yürüttüğünü belirleyin. Varsa bağlı EBYS uygulamasındaki erişimini de ayrı satıra ekleyin. Her sağlayıcıda aynı rol adlarının veya yetki seçeneklerinin bulunduğunu varsaymayın.

Bir geçiş sorumlusu belirleyin. Bu kişi, şirketi temsile yetkili kişinin onayını, sağlayıcıya iletilen talepleri ve sonuçları aynı yerde takip etsin. KEP kutusunu geçiş sırasında kimin kontrol edeceğini de açıkça yazın. Yeni kişi henüz tanımlanmamışken bu görevin kendiliğinden devralındığını kabul etmeyin.

PTT ve TÜRKKEP adımlarını birbirine karıştırmayın

27 Eylül 2026 tarihinde incelenen PTT dilekçe sayfasında yetkili ekleme, bilgi güncelleme ve yetki iptali ayrı başlıklar. PTT, işlem yetkilisi ekleme için e-imzalı webmail yolunu da gösteriyor. İptaldeki çevrim içi açıklama ise özellikle alt işlem yetkilisine ait; bunu her işlem yetkilisinin aynı düğmeyle kaldırılabileceği şeklinde genişletmeyin.

PTT'nin Form 7 belgesi önemli bir koşul içeriyor: Kurumsal hesapta en az bir işlem yetkilisi bulunmalı; tek işlem yetkilisinin iptali mümkün değil. Planlı ayrılışta yeni yetkilinin tanımlanmasıyla eski yetkinin kaldırılmasını birlikte planlayın. Tek yetkili zaten ayrılmışsa şirketteki kanuni temsilci üzerinden PTT'ye durumu bildirin; eski kişinin giriş bilgilerini kullanarak devam etmeyin.

PTT Form 4, yeni işlem yetkilisiyle PTT iş yerinde başvuruyu yapacak kişiyi ayrı alanlarda tanımlıyor. Talebi kimin imzalayacağını ve kimlik/yetki belgelerini güncel formdan kontrol edin. Başvuruyu götüren kişinin otomatik olarak KEP işlem yetkilisi olduğunu düşünmeyin.

TÜRKKEP'in 16 Temmuz 2024 tarihli uygulama esasları, işlem ve alt işlem yetkililerinin sözleşme ile belirlenen kurallara göre değiştirilebileceğini açıklıyor. TÜRKKEP hesabı için PTT formunu kullanmayın; kendi hesabınızın güncel değişiklik kanalını ve belgelerini TÜRKKEP'ten öğrenin.

Eski ve yeni yetkili için görev tablosunu doldurun

Aşağıdaki tablo kurum içi takip içindir; sağlayıcının resmî formunun yerine geçmez. Üstüne şirket unvanını, KEP adresini ve geçiş sorumlusunu yazın. Son sütuna kontrol eden kişinin adını ve tarihi ekleyin. Bir talep numarası, işlem sonucu gelene kadar yalnız başvurunun takip bilgisidir.

Eski erişimin kaldırıldığını sonuç kaydıyla doğrulayın

Yeni yetkiliyi listede görmek, eski kişinin yetkisinin sona erdiğini kanıtlamaz. Kaldırma talebinin sonucunu, güncel yetkili listesini ve kaldırılan rolün kapsamını kontrol edin. İşlem sağlayıcı tarafından yürütüldüyse hangi kullanıcı için hangi değişikliğin tamamlandığını açıklayan yanıtı saklayın. Ayrılan kişinin parolasıyla giriş deneyerek doğrulama yapmayın.

Açık oturumların, kayıtlı cihazların veya bağlı uygulama erişimlerinin ayrıca sonlandırılması gerekip gerekmediğini sağlayıcıya sorun. Bunların hepsinin tek parola değişikliğiyle kapandığını varsaymayın. Yetkisiz kullanım şüphesi varsa geçiş planının tamamlanmasını beklemeden sağlayıcının resmî destek kanalına bildirin; koruma işlemini hesabın durumuna göre birlikte belirleyin.

Kayıtları koruyun, kişisel e-imzayı devretmeyin

Yetki değişikliğini posta kutusunu temizleme işlemine dönüştürmeyin. Bekleyen yazışmaların sorumlusunu belirleyin; yeni yetkilinin gereken ileti, ek ve delillere ulaşabildiğini kontrol edin. Arşiv aktarımı gerekiyorsa şirketin erişim kontrollü alanını ve sağlayıcının dışa aktarma yöntemini kullanın. Belgeleri geçici çözüm olarak kişisel e-posta kutularına dağıtmayın.

KEP işlem yetkisiyle kişinin nitelikli elektronik sertifikası ayrı kayıtlardır. BTK'nın e-imza açıklaması, sertifikayı imza sahibinin kimliğiyle ilişkilendirir. Eski çalışanın cihazını ve PIN'ini yeni çalışana kullandırmayın. KEP yetkisini kaldırmak, kişisel sertifikanın iptal edildiğini göstermez; sertifika için gereken işlem, kendi sağlayıcısı ve kullanım koşulları üzerinden ayrıca değerlendirilir. Sırf personel ayrıldı diye bütün sertifikalara otomatik iptal kararı vermeyin.

Geçişi kapatmadan dört sonucu görün

Varsayımsal olarak yeni yetkilinin giriş yapabildiği, ancak eski kişinin hâlâ yetkili listesinde kaldığı bir hesap düşünün. Bu durumda geçiş bitmiş değildir. Aşağıdaki dört sonucu birlikte kontrol edin; eksik satıra takip edecek kişiyi ve kontrol tarihini yazın.

KEP başvurusu, yenileme veya birden çok hesap için tedarik desteği gerekiyorsa e-imza.plus ile görüşebilirsiniz. Mevcut hesaptaki yetki değişikliğinin resmî sonucu ise ilgili KEP sağlayıcısının kaydıyla doğrulanır.

• Hesap sahibi şirket ve kullanılan KEP adresi doğru; yanlışlıkla hesap kapatma talebi verilmemiş.
• Yeni kişi kendi doğrulamasıyla gerekli yetkilere erişiyor; eski kişinin yetki kaldırma sonucu alınmış.
• İletişim bilgileri ve varsa bağlı uygulama erişimleri ayrıca kontrol edilmiş.
• Gelen iletileri takip edecek kişi belli; önceki yazışma ve delillere gerekli erişim korunmuş.