KEP iletisini silmeden önce içerik, ek ve delil nasıl yedeklenir?

Yedeği üç ayrı kalemde kontrol edin

KEP iletisini silmeden önce ileti içeriğinin, eklerinin ve o iletiyle ilişkili delillerin elinizde olduğunu kontrol edin. İndirme düğmesine basmış olmak tek başına yeterli değildir. Kaydettiğiniz dosyanın doğru iletiye ait olması, içeriğinin açılabilmesi ve beklenen ekleri içermesi gerekir. Bu üç kalem aynı paketin içinde bulunabilir; önemli olan üç ayrı dosya üretmek değil, hiçbir parçayı gözden kaçırmamaktır.

PTT’nin sık sorulan sorular sayfası, silinen eski iletinin yeniden temin edilip edilemeyeceği sorusuna olumsuz yanıt verir ve yalnız KEP delillerini sakladığını belirtir. Sağlayıcının delil arşivini, mesajınızın metniyle bütün eklerinin daha sonra geri getirilebileceği garantisi olarak görmeyin. Önce indirin, ardından kontrol edin; kalıcı silme kararını en sona bırakın.

Sağlayıcının indirme ve arşiv seçeneklerini ayırın

PTT’nin bugün SSS sayfasından bağlantı verdiği 25 Haziran 2021 tarihli Webmail kılavuzu, ileti ayrıntısında ve delil ekranında ayrı indirme işlemleri anlatır. Güncel SSS ise gönderilen iletinin altındaki Deliller alanından veya Delil kutusundan ilgili kayıtlara ulaşılabileceğini açıklar. İletiyi indirmeniz delillerin de aynı dosyada bulunduğunu kanıtlamaz; iki sonucu ayrı kontrol edin. Ekranınız eski kılavuzdan farklıysa mevcut resmî yardım üzerinden ilerleyin. Çöp kutusundan geri alma ile sağlayıcıdan eski içeriği yeniden isteme farklıdır; çöp kutusunu yedek saymayın.

TÜRKKEP’in 16 Temmuz 2024 tarihli uygulama esasları, delil arşivini ve delillerin yetkiler çerçevesinde yeniden sağlanmasını ayrı başlıklarda düzenler. Bu açıklama bütün posta kutusunun tek işlemle geri yükleneceği anlamına gelmez. Kullandığınız web veya mobil arayüzün hangi öğeyi indirdiğini kontrol edin; belirsizse sağlayıcıya ileti gövdesi, ekler ve delillerin hangilerinin dışa aktarıldığını sorun.

Dosya uzantısını baştan belirleyip bütün indirmeleri aynı biçime çevirmeyin. BTK metni, orijinal iletiyle delili farklı yapılar olarak ele alır; e-yazışma paketini de ileti ekinde bulunması durumuna göre tanımlar. Her yedeğin EYP olmasını beklemeyin. Yazdırılarak oluşturulan PDF veya ekran görüntüsü okunabilir bir yardımcı kopya olabilir; özgün indirmeyi onunla değiştirmeyin.

Üç parçalı envanteri doldurun

Her ileti için bir klasör veya kurum içi arşiv kaydı açın. Üst kayıtta KEP hesabını, ileti kimliğini, yönünü, tarihini ve kısa konusunu belirtin. Yalnız konu başlığıyla eşleştirme yapmayın; aynı başlıkla birden fazla ileti gönderilmiş olabilir. Aşağıdaki tablo özgün bir çalışma şablonudur. Her kalemin kontrol sonucunu ve kontrol gününü kendi kaydınıza ekleyin.

Özgün dosyayı koruyarak kaydedin

Klasöre tarih ve kendi kayıt numaranız gibi açıklayıcı bir ad verebilirsiniz; indirilen özgün dosyaların adlarını ve uzantılarını koruyun. Farklı iletilerden aynı adlı ek gelirse dosyaları birbirinin üzerine kaydetmek yerine ayrı ileti klasörlerinde tutun. Açıklayıcı notları dosyanın içine yazmayın; envanterde saklayın. Bir inceleme kopyası oluşturduysanız özgün dosyayla karıştırmayacak şekilde ayırın.

Toplu indirme varsa paketin içindekileri açıp listeyi kontrol edin. Arşiv dosyasının oluşması, seçtiğiniz tüm tarih aralığının veya bütün eklerin pakete girdiğini göstermez. İndirilen kayıt sayısını ekrandaki seçiminizle karşılaştırın. Yalnız bir erişim bağlantısı kaydedilmişse hedef içeriğin de gerçekten elinizde olup olmadığını inceleyin.

Yedeği yalnız geçici İndirilenler klasöründe bırakmayın. Erişimi sınırlandırılmış arşiv konumuna taşıyın ve ayrı sakladığınız ikinci kopyayı da kontrol edin. Aynı bilgisayardaki ikinci klasörün cihaz arızasına karşı ayrı bir kopya sağlamadığını hesaba katın. KEP dosyalarını inceletmek için herkese açık dosya paylaşım bağlantıları oluşturmayın.

Yedeği geri açma testini tamamlayın

Kontrolü posta kutusundaki çevrimiçi önizlemeyle sınırlamayın. Gerçekten kaydettiğiniz dosyayı, sağlayıcının bu dosya türü için belirttiği uygun araçla açın. Yerel kopyanın okunmasıyla elektronik imza veya delil doğrulamasının sonucunu ayrı not edin; birinin başarılı olması diğerinin yerine geçmez.

BTK’nın birlikte çalışabilirlik metni, iletiyi tanımlayan kimliğin delilde de bulunmasını öngörür. Eşleştirmede bu kimliği esas alın; gönderici, alıcı, olay türü ve tarih bilgilerini de karşılaştırın. Birden çok alıcı varsa tek alıcıya ait sonuçla bütün alıcıları tamamlandı saymayın. Ayrıntılı imza doğrulaması için sağlayıcının resmî aracını kullanın; bu rehber, tek dosyanın teknik doğrulama adımlarının yerine geçmez.

1. Kaydedilen iletiyi açın; gövde, gönderici, alıcı ve konu bilgilerinin beklediğiniz kayıtla eşleştiğini kontrol edin.
2. Her eki ayrı açın. Adı görünen fakat içeriği açılamayan veya indirilmemiş bir eki tamamlandı saymayın.
3. Oluşmuş delilleri iletiyle eşleştirin; ilgili alıcıları ve olayları envantere işleyin.
4. Doğrulama sonucu belirsizse hata metnini kaydedin. Sorunu çözmeden özgün iletiyi ve dosyaları silmeyin.

Eksik parçayı görünür bırakın

Temsilî bir örnekte iki ekli iletiyi yedeklediğinizi düşünün. İleti gövdesi açılıyor ve delil kaydı bulunuyor, ancak ikinci ekin yerine yalnız dosya adı görünüyor. Envantere “ileti açıldı, bir ek eksik, delil eşleşti” yazın. Delilin mevcut olması eksik eki tamamlamaz. İleti hâlâ hesaptayken ilgili eki yeniden indirin veya sağlayıcının resmî destek kanalından hangi çıktıyı almanız gerektiğini sorun.

Başka bir örnekte iki alıcıdan yalnız birinin teslim sonucu elinizde olabilir. Diğer alıcı için henüz delil oluşmamış olmasıyla oluşmuş delilin indirilmemiş olması aynı durum değildir. Ekrandaki güncel durumu kontrol edin, belirsizliği envanterde koruyun ve bütün gönderimi tamamlanmış göstermeyin. Bu örnekler kişiye özel hukuki süre veya sonuç hesabı içermez.

Silme öncesi onay listesini kullanın

Aşağıdaki maddelerden biri açık kaldıysa silme işlemini erteleyin. Liste, yedeğin operasyonel kontrolü içindir; silmenin hukuken uygun olduğuna veya kayıtların belirli bir uyuşmazlıkta yeterli olacağına karar vermez. Saklama gereğini kendi işleminiz, kurum politikanız ve ilgili yükümlülüklerinizle birlikte değerlendirin.

KEP başvurusu, yenileme veya toplu alım ihtiyacınız için e-imza.plus’ın KEP sayfasından bilgi alabilirsiniz. Destek talebine hesabınızın parolasını veya iletilerin tamamını eklemek yerine sorunu ve bekleyen kontrolü özetleyin.

• Doğru hesap ve ileti seçildi; kimliği envantere kaydedildi.
• İleti içeriği ve beklenen eklerin tamamı indirilen kopyadan açıldı.
• Mevcut deliller indirildi; ileti ve ilgili alıcılarla eşleştirildi.
• Özgün dosyalar korundu; ayrı yedek kopyanın erişimi kontrol edildi.
• Eksik dosya veya çözümlenmemiş doğrulama hatası kalmadı.
• Silme yetkisi ve kurumun saklama kararı kontrol edildi; kontrol eden kişi ve tarih kaydedildi.