Çalışan ayrıldığında hesap erişimleri ile kişisel e-imza sertifikasını nasıl ayrı değerlendirirsiniz?

Ayrılışı tek bir hesap kapatma işlemi saymayın

Çalışanın ayrılışında dört ayrı konuyu ele alın: şirket hesaplarına erişim, şirket adına işlem yapma yetkisi, kişisel e-imza sertifikası ve cihaz zimmeti. Birindeki işlemi tamamlamak diğerlerini kendiliğinden sonuçlandırmaz. Dizüstü bilgisayarın teslim alınması KEP yetkisini kaldırmaz; şirket hesabının kapanması da kişisel sertifikanın durumunu değiştirdiğini göstermez.

İK ayrılış bilgisini ilgili sorumlulara iletirken ürün ve hesap listesini de oluşturmalı. Bilgi işlem erişimleri, finans kendi uygulamalarındaki rolleri, şirket adına yetkili kişi ise temsil kayıtlarını gözden geçirmeli. Bu görev dağılımı bir çalışma önerisidir; kurumunuzdaki yetkili kişileri adlarıyla belirleyin ve her işlem için ayrı sonuç kaydı isteyin.

Kişisel sertifika ile cihazın mülkiyetini ayırın

BTK, elektronik sertifikayı imza sahibinin kimlik bilgilerini ve imzayı doğrulamak için gereken verileri içeren kayıt olarak açıklıyor. Güvenli imza oluşturma aracında saklanan imza oluşturma verisinin üçüncü kişilerce kullanılamaması da temel koşullardan biri. Bu nedenle ayrılan kişinin sertifikası ve PIN’i, yerine gelen çalışana iş devrinin parçası olarak verilmemeli.

Okuyucuyu veya bilgisayarı şirketin satın almış olması, başka bir çalışanın o kişinin sertifikasıyla imza atabileceği anlamına gelmez. Hangi cihazın kime ait olduğunu sözleşme ve zimmet kaydından belirleyin. Teslim tutanağına cihazı ve teslim alanı yazın; kişisel PIN’i eklemeyin. Yeni çalışanın imzalayacağı işlem için kendi sertifikası ve gerekiyorsa ayrıca şirket yetkisi bulunmalıdır.

KEP, e-fatura ve ERP için ayrı erişim sonucu alın

PTT’nin güncel dilekçe sayfasında kurumsal hesap işlem yetkilisi ekleme, bilgi güncelleme ve yetkili iptali ayrı işlemler olarak yer alıyor. Kullanıcıyı kaldırma talebiyle şirketin KEP hesabını kapatma talebini karıştırmayın. PTT Form 7, hesapta yalnız bir işlem yetkilisi varsa onun iptal edilemeyeceğini belirtiyor. Yeni yetkilinin atanması ve ayrılan kişinin yetkisinin kaldırılması sırasını PTT ile teyit edin; bu koşulu bütün sağlayıcılara ait tek yöntem gibi uygulamayın.

E-fatura ve ERP tarafında ürün yöneticisiyle hangi kullanıcı ve rollerin kaldırılacağını belirleyin. Fatura görüntüleme, hazırlama, gönderme veya yönetim yetkileri ürününüzde ayrı mı; açık oturumlar ve erişim anahtarları varsa bunlar nasıl sonlandırılıyor? Kullanılan uygulamanın güncel yönetim ekranı veya destek yanıtıyla doğrulayın. Sadece ana şifreyi değiştirmeyi bütün yetkilerin kaldırıldığına kanıt saymayın.

KVKK, yetkisiz erişimin önlenmesi için uygun teknik ve idari tedbirleri vurguluyor. Buradaki uygulama önerisi, her hizmet için sorumlu ve tamamlanma kanıtı tutmaktır. Kontrol dosyasına işlem numarası veya kısıtlı erişimli kayıt referansı yazın; parolaları ve gereksiz kişisel bilgileri ortak listeye taşımayın.

Sertifika kararını sağlayıcının koşuluna bağlayın

İptal kararını sertifikayı veren sağlayıcının güncel koşullarına göre değerlendirin. İşten ayrılışı bütün sertifikalara uygulanacak otomatik iptal veya iptal etmeme kuralına çevirmeyin.

Kamu SM’nin 2 Temmuz 2026 tarihli NES Uygulama Esasları’nın 4.9.1 bölümü, sertifika sahibinin kurumla ilişiğinin kesildiğinin bildirilmesini iptal nedenleri arasında sayıyor. Aynı bölümde sertifika bilgilerinin değişmesi, imza oluşturma verisinin güvenliğinin kaybedildiği şüphesi ve cihazın kaybı gibi nedenler de bulunuyor. Bu Kamu SM koşulunu göz ardı etmeyin; başka sağlayıcılarda kendi güncel uygulama esaslarını inceleyin.

Kamu SM belgesinin 4.9.2 ve 4.9.3 bölümleri, sertifika sahibi ve kurumun iptal başvurusu rollerini ayrıca açıklıyor. Kapanış kaydına talebin alındığını ve sertifikanın son durumunu ayrı yazın.

Kurumun mali mührünü ayrı satırda izleyin

Kamu SM’nin mali mühür süreç sayfası, gerçek kişiye ait e-imza ile kuruma ait mali mühür arasındaki farkı açıklıyor; mali mühür için ayrıca bilgi güncelleme ve iptal süreçleri bulunuyor. Ayrılan çalışanın kişisel sertifikasına ilişkin kararı, şirketin mali mührüne aynen uygulamayın.

Mali mührü fiilen kim tutuyor, uygulamaya kim erişiyor ve sağlayıcı kaydındaki iletişim bilgileri kimi gösteriyor? Bu üç soruyu finans ve ilgili yetkiliyle birlikte yanıtlayın. Yetkili değişikliği için gereken işlemi sağlayıcıdan doğrulatın. Cihazın yeri bilinmiyorsa veya yetkisiz kullanım şüphesi varsa bunu sıradan zimmet teslimi gibi kapatmayın; ilgili sertifika için ayrı destek süreci açın.

Çalışan ayrılışı kontrol kaydı

Aşağıdaki satırları kurumunuzdaki hesap adlarıyla çoğaltın. Sorumlu rolünün yanına işlemi yürüten kişinin adını ekleyin. Sonuç alanını “tamamlandı”, “bekliyor” veya “uygulanmıyor” olarak doldurun; her tamamlanan satıra tarih ve kanıt referansı yazın. Bu liste resmî başvuru veya temsil belgesi yerine geçmez.

İş devrini eski kullanıcının hesabıyla sürdürmeyin

Örneğin muhasebe çalışanı ayrılmış, bilgisayarını teslim etmiş, fakat KEP hesabında hâlâ tek işlem yetkilisi olarak görünüyorsa cihaz teslimi ayrılış kontrolünü tamamlamaz. Bu varsayımsal durumda hesap yöneticisi yetkili değişikliğini, finans e-fatura rollerini, ilgili kişi de sertifika sağlayıcısının koşullarını ayrı izler. Yerine gelen çalışan eski PIN’le işlem yapmaz.

Kurumsal belgeleri ve devam eden işleri, kurumun belirlediği erişim ve saklama düzeni içinde yeni sorumluya aktarın. Kullanıcı erişimini kaldırma işlemini bütün kayıtları silmekle eşitlemeyin. Açık kalan işin yeni sorumlusunu ve izinlerini kaydetmek, eski çalışanın hesabını ortak kullanımda tutmaktan kaçınmanızı sağlar.

Yeni kullanıcıların e-imza ve diğer ürün ihtiyaçlarını toptan satış sayfamızdan paylaşabilirsiniz. Mevcut erişimlerin kaldırılması, temsil değişiklikleri ve sertifika kararları ise ilgili hesap yöneticisi ve sağlayıcıyla yürütülmelidir; yeni ürün siparişi bu işlemleri kendiliğinden tamamlamaz.