Mali mühür yetkilisi değiştiğinde hangi kayıtlar güncellenir?

Yetkili değişince yalnız kartı teslim etmeyin

Mali mühür yetkilisi değiştiğinde yapılacak iş, USB cihazını yeni sorumluya vermekten ibaret değildir. Yetkili kaydını, kullanılan yazılımlardaki erişimleri, cihazın kimde olduğunu ve sertifikanın durumunu ayrı kontrol edin. Görevden ayrılma, iletişim bilgisi değişikliği ve sertifika iptali aynı işlem değildir.

GİB'in 509 Sıra No.lu Tebliğinin V.9 bölümü, mali mührün bildirilen yetkililerin kontrolünde kullanılmasını; değişiklik olduğunda yeni yetkililerin derhal belirlenmesini ve bilgilerinin Başkanlığın belirlediği yöntemle bildirilmesini öngörüyor. Bu hüküm, her personel değişiminde sertifikayı iptal etme talimatı olarak okunmamalı.

Önce değişenin kim olduğunu yazın: Şirketi temsile yetkili kişi mi, mali mühür için bildirilen yetkili mi, yoksa faturaları hazırlayan çalışan mı? Bu kişiler aynı olabilir; farklıysa yalnız çalışan hesabını kapatmak resmî yetkili kaydını güncellemez.

Kişisel e-imzayı kurumun mali mühründen ayırın

Kamu SM'nin süreç açıklamasında nitelikli elektronik sertifika kişinin imzasını, mali mühür ise kurum ve işletmenin mali belgelerindeki mühürleme işlevini karşılıyor. Şirketin mali mührünü teslim etmek, ayrılan kişinin kişisel e-imzasını yeni çalışanın kullanabileceği anlamına gelmez. Cihazların görünüşüne göre karar vermeyin; sertifikada yazan sahibi ve sertifika türünü inceleyin.

Yeni sorumlunun hangi görevleri üstleneceğini de belirleyin. Cihazı muhafaza etmek, faturayı hazırlamak, belgeyi onaylamak ve kullanıcı yetkisi vermek farklı işlerdir. Bir kişiye bunların hepsini otomatik olarak tanımlamak yerine, görev kapsamını devir kaydına yazın. Böylece teknik kurulumu yapan kişiyle kullanım yetkisini veren kişinin sorumluluğu birbirine karışmaz.

Yetkili bildirimiyle iletişim güncellemesini ayrı takip edin

26 Eylül 2026 kontrolünde Kamu SM'nin süreç sayfası, telefon ve e-posta gibi bilgi güncellemeleri için kimlik teyidiyle çağrı merkezini işaret ediyor. Ancak bir telefon numarasının değiştirilmesi, GİB kapsamındaki yetkili bildiriminin de tamamlandığını tek başına göstermez. Kamu SM kaydı ve kullandığınız e-belge uygulamasının yetki kayıtları için ayrı sonuç isteyin.

Kamu SM'ye ulaşırken talebinizi açık kurun: 'Kurumumuzun mali mühür yetkilisi değişti. Yetkili kaydı ve iletişim bilgileri için bugün hangi belgeyi, hangi kanaldan iletmeliyiz?' GİB'e ilişkin bildirim yöntemini de resmî e-belge destek kanalı üzerinden teyit edin. Güncel talimatı almadan eski bir internet yazısındaki dilekçeyi zorunlu form kabul etmeyin.

Kurum unvanı, VKN, ilgili sertifika seri numarası ve değişikliğin niteliğini görüşmeye hazırlayın. Kişisel belgeleri yalnız istenen kapsamda, doğruladığınız resmî kanala iletin. Destek kaydı numarasını ve yanıt tarihini saklayın; talebin gönderilmiş olmasıyla kaydın güncellenmiş olmasını ayrı işaretleyin.

Uygulama erişimini kapatın, PIN'i tutanağa yazmayın

Operasyonel devir için kullandığınız e-fatura panelini, muhasebe programını ve varsa uzaktan bağlantı aracını listeleyin. Ayrılan kişinin artık görevine ait olmayan erişimlerini yöneticinizle kapatın; yeni kişiye gereken rolleri kendi kullanıcı hesabında tanımlayın. Desteklenen oturum kapatma ve parola yenileme seçeneklerini ilgili yazılımın yöneticisinden öğrenin. Bunlar resmî yetkili bildiriminin yerine geçen işlemler değildir.

Kamu SM SSS, başvurudaki güvenlik sözcüğüyle kartın PIN işlemlerini ayrı açıklıyor. Eski e-posta hesabına erişmek için ayrılan kişinin parolasını istemeyin; kayıtlı iletişim bilgisi veya güvenlik sözcüğü sorunu varsa resmî kurtarma yolunu kullanın.

PIN oluşturma ya da kilit çözme gerekiyorsa Kamu SM'nin güncel Online İşlemler yönlendirmesini izleyin. PIN, PUK, e-Devlet parolası ve SMS kodu devir tutanağının alanı değildir. Kartı deneme amacıyla kilitlemeyin; bilinmeyen PUK kodlarıyla işlem yapmayın.

Kopyalayıp doldurabileceğiniz devir kontrol tablosu

Bu tablo kurum içi takip taslağıdır; resmî başvuru formunun veya yetkilendirme belgesinin yerine geçmez. Üstüne kurum unvanını, devir tarihini ve teslim eden/alan kişilerin adını yazın. Her satırda sorumlu kişiyi, sonucu ve kontrol tarihini belirtin. Parola ve kimlik belgesi kopyalarını tabloya eklemeyin.

İptal kararını değişikliğin nedenine göre verin

Cihaz bulunamıyorsa, çalındıysa veya yetkisiz kullanım şüphesi varsa bunu sıradan görev devri gibi bekletmeyin; Kamu SM'nin resmî destek ve iptal sürecine başvurun. Kurum unvanı ya da VKN değişikliği de yalnız yetkili kişi değişiminden farklı değerlendirilir. 'Yeni sorumlu geldi' ile 'sertifika sahibinin bilgisi değişti' aynı durum değildir.

Kamu SM rehberi, iptal edilen sertifikanın yeniden kullanıma açılamadığını belirtiyor. Bu nedenle erişim sorunu yaşandığında iptal düğmesini bir parola sıfırlama yöntemi gibi kullanmayın. Önce sertifika kaydını ve doğru seri numarasını kontrol edin; gerekli işlemi sorunun türüne göre belirleyin.

Devri tamamlandı saymadan önce son kontrolü yapın

Varsayımsal bir örnekte muhasebe sorumlusu ayrılmış, kart teslim alınmış fakat kurtarma e-postası eski çalışan üzerinde kalmış olabilir. Cihaz teslimi satırı tamamlanırken iletişim ve erişim satırları açık kalır. Bu ayrım, eksik işi görünür kılar; kartın çalışıyor olması bütün kayıtların doğru olduğunu göstermez.

Yeni sorumlu, kendi yetkisiyle gerekli uygulamaya erişebilmeli ve doğru sertifikayı ayırt edebilmelidir. Kontrol için gereksiz gerçek fatura veya resmî belge düzenlemeyin; uygulamanın desteklediği durum görüntüleme ya da test yolunu kullanın. Açık kalan adımları bir kişiye atayın ve takip tarihini yazın.

Yeni yetkili için başvuru koordinasyonu veya kurulum desteği gerekiyorsa mali mühür hizmet sayfamızdan e-imza.plus'a ulaşabilirsiniz. Sertifika işlemleri Kamu SM'nin, resmî bildirimler ilgili kurumun sürecinde tamamlanır.