KEP SMS veya e-posta bildirimi gelmiyor: Kontrol listesi

Bildirim beklerken KEP kutusunu kontrol edin

KEP hesabınıza giriş yapabiliyor, fakat yeni ileti için beklediğiniz SMS veya e-posta gelmiyorsa önce posta kutusunu açın. Bildirim almamak, kutuda yeni ileti bulunmadığını göstermez. Son kontrolünüzden sonra gelen kayıtları inceleyin; okunmamış işaretiyle yetinmeden ilgili tarih aralığını da kontrol edin. Kurumda başka bir yetkili iletiyi açmış olabilir; bu, işin ilgili kişiye aktarıldığı anlamına gelmez.

TÜRKKEP’in uygulama esasları, 11.2 bölümünde hesap sahibinin veya işlem yetkilisinin gelen iletileri düzenli kontrol etmesini; 13.1 bölümünde ise talep üzerine alternatif iletişim kanallarından bilgilendirmeyi ayrı ele alır. Bildirim hizmetini kutu takibinin yerine koymayın.

Bu yazı, erişilebilen KEP hesabının yeni ileti bildirimleri içindir. Oturum açmak için gereken doğrulama SMS’i gelmiyorsa giriş sorunu ayrıca incelenmelidir. Buradaki görev çizelgesi UETS hesabına yönelik değildir; tebligat tarihi veya kişiye özel hukuki süre hesabı da içermez.

Eksik bildirimi tek bir örnekle tanımlayın

“SMS hiç gelmiyor” yerine, kutuda gördüğünüz belirli bir iletiyi örnek alın. KEP’e geliş zamanını, sizin kontrol saatinizi ve beklediğiniz bildirim kanalını yazın. Aynı hesapta SMS gelmiş fakat e-posta bulunamamışsa bunu iki kanalın da çalışmadığı şeklinde kaydetmeyin. Bildirim daha sonra görünürse geliş zamanını da ekleyin; ilk notu silmeyin.

PTT’nin KEP sık sorulan sorular sayfası, SMS bilgilendirmesinin başvuruda verilen cep telefonuna yapılabildiğini anlatır. Elinizdeki telefonun doğru olması, sağlayıcı kaydındaki numaranın da doğru olduğunu kanıtlamaz. Özellikle telefon, çalışan veya görev değişikliğinden sonra kayıt ile fiilî kullanım arasındaki farkı kontrol edin.

Bildirim teşhis listesi

Aşağıdaki alanları mevcut hesabınızdan ve sağlayıcınızın açıklamasından tamamlayın. Bilgiyi göremiyorsanız tahmin yazmak yerine “sağlayıcı teyidi bekleniyor” deyin. Kontroller birbirinin alternatifi değildir: doğru adres, açık tercih ve uygun hizmet kapsamı ayrı ayrı doğrulanmalıdır.

İletişim kaydı ve bildirim tercihini ayrı düzeltin

PTT, kurumsal hesap işlem/alt işlem yetkilisi bilgi güncelleme başlığı altında telefon ve e-posta değişikliğinin webmail üzerinden de yapılabildiğini belirtiyor. Bu açıklama o hesap ve yetkili kapsamına aittir. Bireysel hesabınız veya başka sağlayıcınız için aynı menüyü varsaymayın; güncel resmî yolu kontrol edin.

Birden fazla şirkette yetkiniz varsa doğru şirketin KEP hesabını incelediğinizden emin olun. Ardından hesabınızda sunulan bildirim seçeneklerini kontrol edin. E-posta adresi güncel görünse bile ilgili bildirim tercihi seçili olmayabilir; bu bir olasılıktır, hesabınız için tespit değildir. Güncelleme sonrasında değişen değerin kaydedildiğini ve hangi bildirim için kullanılacağını teyit edin.

E-posta bildirimi kullanılan hesaplarda spam, gereksiz posta ve kurumun karantina kayıtlarını inceleyin. Aramayı yalnız konu başlığıyla sınırlamayın; örnek iletinin zamanı da karşılaştırmayı kolaylaştırır. Telefonda engellenen veya süzülen SMS kayıtlarına bakın. Böyle bir bulgu çıkmazsa sorunu kendiliğinden operatöre ya da sağlayıcıya yüklemeyin. Kurumsal e-posta filtresi için bilgi işlem sorumlusundan, bildirim üretimi için KEP sağlayıcısından kayıt isteyin.

Bildirim hizmetini hesap paketinden ayırın

PTT’nin ücret sayfasında SMS bilgilendirmesi ayrı kalemdir ve hizmet alındığında bilgilendirme SMS’i başına ücretlendirme açıklanır. Bu örnek, KEP aboneliği bulunmasının her bildirim hizmetinin aynı pakete dâhil olduğu anlamına gelmediğini gösterir. Yazıdaki kontrolü başka bir sağlayıcının fiyatı veya paket yapısı olarak kullanmayın.

Hesabınız için SMS ya da e-posta bildirim hizmetinin tanımlı olup olmadığını sorun. Bir hak, bakiye veya dönem sınırı varsa hangi kaleme uygulandığını öğrenin. Gönderim kontörünü bildirim hakkıyla karıştırmayın. Yenileme yapılmışsa eski tercihin ve ek hizmetin yeni dönemdeki durumunu kontrol edin; ödeme dekontunu tek başına bildirim işlevinin çalıştığı kanıtı saymayın.

Posta kutusu takip görevleri

Kurum içinde tek bir asıl sorumlu ve uygun yetkiye sahip bir yedek belirleyin. Aşağıdaki çizelge örnek iş düzenidir; belirtilen kontrol anları yasal süre tavsiyesi veya yeterlilik garantisi değildir. Saatleri, tatil ve izin dönemlerini kurumunuzun ihtiyacına göre açıkça planlayın. Görevlendirme, kişiye kendiliğinden hesap erişim yetkisi vermez; gerekli yetkilendirmeyi ayrıca tamamlayın.

Yedek kişi, asıl yetkilinin parolasını veya tek kullanımlık kodunu paylaşarak çalışmasın. Erişimi ve görevi önceden netleştirin. Kontrolün yapılmasıyla gelen konunun sonuçlandırılmasını ayrı işaretleyin; kutuyu açmış olmak, içerikteki talebin ilgili birime ulaştığını tek başına göstermez.

Destek görüşmesini sonuç kaydıyla kapatın

Kurgusal bir örnekte, yeni görevli KEP kutusunda ileti görüyor fakat telefonuna SMS gelmiyor. Kontrol sırasında bildirim hedefinin önceki çalışanın numarası olduğu anlaşılıyor. Yetkili güncelleme yolu izleniyor; açık kutu işleri görevliye aktarılıyor. Numara değişikliğinin kaydı ile sonraki bildirim kontrolünün sonucu ayrı tutuluyor. Bu örnek, bildirimin gelmemesinin her zaman eski numaradan kaynaklandığı anlamına gelmez.

Sağlayıcıya ileteceğiniz özette hesap, örnek ileti referansı, tarihler, eksik kanal ve yapılan kontroller bulunsun. İlk başvuruda parola, PIN, SMS kodu veya bütün ileti içeriğini göndermeyin. Sonuçta neyin düzeltildiğini yazın. Bildirim hâlâ doğrulanmadıysa dosyayı “çözüldü” diye kapatmayın; kutu takip görevi ve destek sorumlusu belli kalsın.

Yeni başvuru ve yenilemede takip ihtiyacını belirtin

KEP başvurusu, yenileme veya toplu alım görüşmesinde kaç hesabın izleneceğini, hangi bildirim kanalına ihtiyaç duyulduğunu ve görevi kimlerin devralacağını paylaşın. e-imza.plus ile ihtiyacınızı değerlendirirken bildirim hizmetinin kapsamını da teklif sorularınıza ekleyebilirsiniz. Hesap açıldıktan sonra ise kayıtlı hedef, hizmet tanımı ve kurum içi takip düzenini birlikte doğrulayın.