Birden fazla şubede e-fatura: Seri, posta kutusu ve kullanıcı yetkileri nasıl düzenlenir?

Şube sayısından önce belgeyi hangi işletmenin düzenlediğini belirleyin

Birden fazla şubede e-fatura düzenini, işletme kimliği ile çalışanların görevlerini ayırarak kurun. Her işlem noktası için belgeyi düzenleyen tüzel kişiyi veya işletmeyi, VKN/TCKN’yi, kullanılacak seriyi, gönderici birim ve posta kutusu etiketlerini yazın. Ardından faturayı kimin hazırlayacağını, kimin göndereceğini ve sonucu kimin izleyeceğini belirleyin. Şube adı, belgeyi düzenleyen işletmenin kimliğini tek başına açıklamaz.

Aynı VKN ile çalışan iki şubeyi, ayrı iki mükellef olarak değerlendirmeyin. Aynı grup veya marka altında bulunmak da farklı VKN’li şirketlerin belgelerini aynı gönderici kaydında birleştirmek için gerekçe değildir. Ticari ad yerine sicil ve vergi kimliğini mali müşavirinizle netleştirin; bu yazı yeni bir VKN veya şube kaydı oluşturma prosedürü değildir.

Geçiş değerlendirmesini de yalnız şube sayısına bağlamayın. İşletme veya tüzel kişi bazındaki faaliyet, hasılat ve tarih bilgilerini ayrı değerlendirirken interaktif e-faturaya geçiş rehberi ile başlayabilirsiniz. Araç, şube açma, seri tanımlama veya kullanıcıya yetki verme işlemi yapmaz; aşağıdaki sorumluluk planı bu ilk değerlendirmeden sonraki kullanım düzeni içindir.

VKN, şube ve etiketi aynı bilgi gibi kullanmayın

GİB Özel Entegrasyon Kılavuzu v1.14’te etiket, VKN ile birlikte kullanıcının elektronik adresini belirtir. Gönderici birim (GB) ve posta kutusu (PK) farklı rollerdir. Bu teknik roller, şirketteki “hazırlayan”, “onaylayan” veya “muhasebe yöneticisi” personel rolleriyle aynı şey değildir. Etiketin içinde bir şehrin adının bulunması da o kaydın ayrı bir tüzel kişi olduğunu kanıtlamaz.

Kılavuz, tek mükellefin birden fazla özel entegratörden yararlanabildiğini ve farklı şubeler için farklı entegratör kullanılan bir örneği gösterir. Böyle bir düzende her entegratörün GB ve PK etiketleri diğerindekinden farklı olmalıdır; aynı VKN/TCKN ve etiket birden fazla entegratörde tanımlanamaz. Bu örnekten her şubenin ayrı entegratör veya ayrı PK kullanmak zorunda olduğu sonucu çıkmaz.

Kendi sağlayıcınızdan hangi şubenin veya işlem grubunun hangi GB/PK ile çalıştığını yazılı teyit edin. GİB User List v1.1’de kimlik, kullanılan yöntem, belge türüne bağlı etiket ve açılma/silinme tarihleri ayrı alanlardır. Fatura ve irsaliye etiketlerini karıştırmayın. Alıcı tarafındaki seçim için doğru alıcı kaydı ve posta kutusu kontrolünü ayrıca tamamlayın.

Seri planını belge numarası tekilliğine bağlayın

Programınızın “seri” dediği alanın GİB belge numarasıyla ilişkisini sağlayıcıya sorun. 509 Sıra No.lu Tebliğ’in V.4 bölümü, e-faturada üç haneli birim kodu ile on üç haneli sıra numarasını; sıra içinde dört karakter yılı ve dokuz karakter müteselsil numarayı açıklar. Her birim kodunun sırası kendi içinde izlenir; aynı mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.

Şubeleri seriyle ayırmak bir işletim tercihi olabilir; her şubeye ayrı seri açılması gerektiğini varsaymayın. Birden fazla şube aynı seri üzerinde çalışacaksa numarayı hangi sistemin ürettiğini ve eşzamanlı işlemlerde çakışmanın nasıl önlendiğini öğrenin. Ayrı seriler kullanılacaksa kodları, kullanım amacını ve değiştirme yetkisini merkezde kaydedin. Bazı kodlar için Başkanlığın sınırlama veya özel kullanım belirleyebileceğini dikkate alın.

Hazırlama, gönderme ve izleme görevlerini ayrı yazın

Sağlayıcının ekranında hangi izinlerin ayrı verilebildiğini kontrol edin: taslak oluşturma, düzenleme, gönderme, gelen belgeyi inceleme, rapor alma ve kullanıcı yönetme. Bu izinlerin tek pakette mi yoksa ayrı ayrı mı tanımlandığını öğrenin ve yalnız ihtiyaç duyulan kapsamı verin. İşletme içinde yapılan görev ayrımını, portalın desteklediği izinlerle karşılaştırın; karşılanmayan kontrol için ek onay adımı belirleyin.

Şube çalışanı taslağı hazırlarken merkez gönderimi yapıyorsa, merkezin hangi taslağı ve hangi firma hesabını onayladığı görülebilmelidir. Gönderimi başlatmakla sonucun izlenmesi de ayrıdır. Sonucu belirsiz kaydı başka şubeden tekrar oluşturmak yerine mevcut fatura numarası ve ETTN üzerinden araştırın. Bir çalışanın bütün şirketleri görebilmesi, hepsi adına belge göndermesine izin verildiği anlamına gelmez.

Ortak parola, mali mühür PIN’i veya özel anahtar paylaşımını görev devri yöntemi yapmayın. Kullanıcı hesabı, firmanın belge kaydı ve imzalama düzeni ayrı kontrol edilir. Merkezi imzalama veya donanım değişikliği düşünülüyorsa yalnız şube sayısına göre karar vermek yerine gerçek eşzamanlı kullanım ihtiyacını ayrıca değerlendirin.

Kopyalayıp doldurabileceğiniz şube ve yetki matrisi

Her tüzel kişi/işletme ve işlem noktası için bir satır açın. Aşağıdaki yer tutucular gerçek hesap, seri veya etiket değildir. İsim yerine gerektiğinde kurum içi rol yazabilirsiniz; gerçek kimlik ve erişim bilgilerini yalnız yetkili kişilerin ulaştığı çalışma kaydında tutun. Bu tablo iç kontrol önerisidir, resmî başvuru formu değildir.

Örnek: iki şube ve ayrı bir şirket birlikte çalışıyor

Kurgusal örnekte A işletmesinin iki şubesi aynı VKN ile çalışıyor; aynı grubun B şirketi ise farklı VKN kullanıyor. Merkezdeki çalışan üç işlem noktasının belgelerini hazırlıyor olsun. Önce A’nın iki şubesi için ortak veya ayrı seri kararı ve etiket eşleşmeleri kaydedilir. B’nin firma kimliği, seri ve etiketleri ayrı satırda tutulur. Aynı kullanıcıyla çalışılabilmesi, firma seçimi kontrolünü kaldırmaz.

İlk şubede taslak hazırlama, ikinci şubede izleme görevi verildiğinde hangi işlemlerin gerçekten yapılabildiği sağlayıcının izin verilen deneme ortamında veya desteklediği kontrollü yöntemle sınanır. Canlıda sırf denemek için gerçek işlem olmadan fatura düzenlenmez. Yanlış firma seçimi, ortak seri çakışması veya eksik izleme izni görülürse kabul kaydına açık eksik olarak yazılır.

Şubeler arası mutabakatı aynı belge kaydı üzerinden yapın

İşletmenizin belirlediği kontrol sıklığında şube listesiyle merkezi raporu karşılaştırın. Fatura numarası ve ETTN, düzenleyen firma kimliği, alıcı, tutar, tarih ve son durum birlikte izlenmelidir. Taslak, gönderilmiş kayıt ve sonucu belirsiz işlem aynı toplamın içinde karışmamalıdır. Sadece bütün şubelerin ekranında benzer belge sayısı görünmesi mutabakatın tamamlandığını göstermez.

1. Her firma ve şubenin ilgili dönem belge listesini, kullanılan filtre ve kontrol zamanıyla kaydedin.
2. Açık veya farklı görünen kayıtları fatura numarası ve ETTN üzerinden eşleştirin; etiket, firma seçimi ve filtre farkını inceleyin.
3. Tekrar gönderme kararı vermeden mevcut işlemin sonucunu sağlayıcıyla araştırın; takip edecek kişi ve sonraki kontrolü yazın.
4. Sonuçlanan işleri kanıtıyla kapatın; açık işleri bir sonraki sorumluya devredin.

Şube veya personel değiştiğinde planı yeniden doğrulayın

Yeni şube, kapanan işlem noktası, entegratör değişikliği veya personel ayrılığı olduğunda matrisi güncelleyin. Eski seri ve etiketlerin otomatik olarak yeni düzende çalışacağını varsaymayın; açık belgeler ile geçmiş arşiv erişiminin kimde kalacağını belirleyin. Kaldırılan kullanıcı erişimiyle işletmenin e-fatura hesabının kapatılması aynı işlem değildir.

Plan tamamlandığında her satırın kimliğini ve teknik eşleşmesini mali müşavirinizle ve uygulama sağlayıcınızla doğrulayın. Tedarik veya ilk başvuru ihtiyacınız varsa e-fatura hizmet sayfasından mevcut yöntem, işlem noktası sayısı ve ihtiyacınızı paylaşabilirsiniz. Yazılımda rol tanımı ve doğru belgeyle kabul kontrolü ayrıca tamamlanmalıdır.