E-imza bayisi, sertifika sağlayıcısı ve entegratör hangi işlemden sorumludur?

Satıcı ile hizmet sağlayıcısını ayrı kaydedin

E-imza bayisiyle görüşmeniz, sertifikayı o işletmenin ürettiği anlamına gelmez. Satıcı ticari teklifin ve üstlendiği hizmetlerin muhatabı olabilir; sertifika, KEP hesabı veya e-fatura hizmeti başka bir kuruluş tarafından sağlanabilir. Bu yüzden satın alma dosyanızda iki ayrı sorunun cevabı bulunmalı: Ödemeyi hangi işletmeye yapıyorum ve kullanacağım hizmeti hangi kuruluş sağlıyor?

Aynı işletme birden fazla rol üstlenebilir. Ancak bir rolün doğrulanması diğerini kendiliğinden kanıtlamaz. E-imza sertifikası sağlayan kuruluşun KEP veya e-fatura için de uygun resmî kaydı olduğunu varsaymayın. Teklifteki marka adıyla sözleşmedeki ticaret unvanını eşleştirin; farklı unvanlar varsa aralarındaki ilişkiyi yazılı açıklamayla netleştirin.

Bu rehberdeki tablo, dört ürünü aynı satın alma dosyasında karşılaştırmak içindir. Satış kanalını, asıl hizmet sağlayıcısını ve size vaat edilen işi ayrı ayrı görünür kılar. Bir satıcıyı resmî sağlayıcı listesinde bulamamak tek başına ilişkinin geçersizliğini göstermez; ürünün hangi kayıtlı sağlayıcı üzerinden sunulduğunu açıklığa kavuşturmanız gerekir.

Dört üründe hangi resmî kayıt kontrol edilir?

E-imzada nitelikli elektronik sertifikayı sağlayacak kuruluş için BTK’nın Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcıları listesini inceleyin. ESHS kısaltması bu rolü anlatır. KEP hesabında ise ayrı bir listeye, Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına bakılır; burada KEPHS unvanı ve hizmet alan adı önemlidir. Özellikle faaliyet durumunu okuyun: BTK listesinde geçmişte faaliyeti sona ermiş kuruluşlar da yer alabilir.

Mali mühürde Kamu SM’nin resmî başvuru akışı, sertifika üretimini Kamu SM’ye bağlar. Başvuruya yardımcı olan satıcının koordinasyon görevini bu üretim rolünden ayırın. Ayrıca mali mühür sertifikasına başvurmak, e-fatura uygulamasına başvuruyla aynı işlem değildir. 509 Sıra No.lu Tebliğ’in V.9 bölümü GİB’in koşulları sağlayan ESHS’leri mali mühür üretimi ve satışı için de yetkilendirebilmesine imkân verir. Bu nedenle yalnız ESHS kaydından mali mühür yetkisi sonucu çıkarmayın; farklı bir üretici belirtiliyorsa o işe ilişkin GİB yetkilendirmesinin dayanağını isteyin.

E-faturayı özel entegratör yöntemiyle kullanacaksanız, hizmeti sunacak kuruluşun ticaret unvanını GİB’in e-Fatura Özel Entegratörler Listesi ile karşılaştırın. Bu kayıt, özel entegrasyon iznini gösterir; kuruluşu GİB’in bir birimi yapmaz. Aynı zamanda her e-belge türünü kapsayan tek bir izin gibi okunmamalıdır. Teklif e-arşiv veya başka bir e-belgeyi de içeriyorsa ilgili uygulamanın izin kapsamını ayrıca kontrol edin. GİB Portal ve doğrudan entegrasyon ise farklı kullanım yöntemleridir.

Satın alma öncesi sorumluluk tablosu

Aşağıdaki dört satırı kendi teklifinizle doldurun. Köşeli parantezler sizin tamamlayacağınız alanlardır; satıcı veya üreticiye ait örnek bir yetki beyanı değildir. Resmî kontrol bağlantıları bu bölümde yer alıyor. Çalışma dosyanıza bağlantının kendisini, baktığınız kuruluşun tam unvanını ve o gün görünen faaliyet ya da izin bilgisini ekleyin.

Son sütuna makalenin tarihini kopyalamayın; sizin kontrol yaptığınız tarihi yazın. Sözleşmedeki görev alanına da yalnız “destek var” yazmak yerine hangi işletmenin hangi işi üstlendiğini ve bunu hangi teklif veya sözleşme maddesinde bulduğunuzu kaydedin. Satır tamamlanamıyorsa eksik bilgiyi ödeme öncesi sorulacak soru olarak işaretleyin.

• BTK ESHS listesini açın
• BTK KEPHS listesini açın
• Kamu SM mali mühür sürecini inceleyin
• GİB e-fatura özel entegratör listesini açın

Kurulum ve destek görevini sözleşmede bulun

“Bayi” veya “iş ortağı” ifadesinden standart bir hizmet paketi çıkmaz. Sağlayıcıların kendi sayfaları da farklı ticari modeller gösterir: Arkİmza başvuru, görüşme ve anlaşmaya dayalı bir iş ortaklığı süreci anlatırken Uyumsoft satış, yazılım ve danışmanlık gibi ayrı ortaklık seçenekleri sunar. Bu örnekler bütün bayilerin aynı işi yaptığını kanıtlamaz; e-imza.plus tarafından verilmiş hizmet taahhütleri de değildir.

Teklifte kurulum yazıyorsa kapsamını somutlaştırın. Kart sürücüsünü kurmak, muhasebe programını bağlamak ve kullanıcı eğitimi vermek ayrı işlerdir. Sözleşmedeki tarafın yalnız bir işi üstlenmiş olması, diğerlerini de yapacağı anlamına gelmez. Resmî sağlayıcı kaydıyla ticari hizmet kapsamını iki ayrı kontrol olarak yürütün.

• Satış ve tahsilat: Teklifi kim veriyor, hangi unvan ödeme alıyor ve hangi ürün veya hizmet için belge düzenliyor? Farklı taraflar varsa teklif bunu açıklıyor mu?
• Kurulum ve bağlantı: Hangi bilgisayar, yazılım veya hesap üzerinde ne yapılacak? İşi yapacak taraf ve kapsam dışı kalan ihtiyaçlar yazılı mı?
• Destek: Başvuruyu hangi taraf alıyor, hangi konuda işlem yapabiliyor ve hangi işleri sağlayıcıya iletiyor? Kanal, çalışma aralığı ve varsa ek hizmet koşulları belgede bulunuyor mu?

Tek teklif içinde iki ayrı hizmeti ayırın

Bir işletmenin aynı satıcıdan çalışanı için e-imza ve şirketi için e-fatura hizmeti aldığını düşünün. E-imza satırında sertifikayı sağlayan ESHS, e-fatura satırında özel entegratörün unvanı bulunmalıdır. Satıcının iki ürün için tek teklif sunması, bu kuruluşları tek bir teknik sorumluya dönüştürmez. İki satırda aynı unvan varsa da her ürünün resmî kaydını ayrı kontrol edin.

Örnekte satıcı bilgisayar kurulumunu üstlenmiş, muhasebe programı bağlantısı ise başka bir firmaya bırakılmış olabilir. Tabloya “kurulum dahil” yazmak bu ayrımı kaybettirir. İlgili firmayı ve yapılacak işi kaydetmek, iki teklifin gerçekten aynı kapsamı içerip içermediğini görmenizi sağlar. Bu bir karşılaştırma örneğidir; belirli bir satıcının sunduğu hizmeti tarif etmez.

Almayı düşündüğünüz ürünleri ve ihtiyaç duyduğunuz hizmetleri toptan satış görüşmesinde paylaşın. Hazırladığınız tabloyu kullanarak teklifin hangi tarafın hangi görevini kapsadığını netleştirin. Eksik satırları doldurmak, yalnız marka adı veya toplam bedel üzerinden karar vermekten daha açıklayıcı bir satın alma dosyası oluşturur.