E-imza bayisi teklif, sipariş ve kimlik doğrulamada hangi bilgileri istemelidir?

Fiyat isteyen müşteriden başvuru dosyası istemeyin

E-imza bayisi için ilk soru “kimlik fotoğrafını gönderir misiniz?” değil, “ilk başvuru mu, yenileme mi ve kaç kişi için teklif hazırlayalım?” olmalı. Ürün ve fiyat kapsamını belirleyen görüşmeyi, siparişi tamamlamak ve sertifika başvurusunu doğrulamak için yürütülen işlemlerden ayırın. Aynı müşteriyle görüşüyor olmanız, bütün bilgilerin ilk mesajda toplanmasını gerektirmez.

KVKK’nın T.C. kimlik numarası rehberine ilişkin duyurusu, bu numaranın başka kişisel verilere erişimi kolaylaştırabilmesi nedeniyle daha az müdahaleci yöntemlerin tercih edilmesini vurgular. Bu nedenle teklif formuna TCKN veya kimlik görüntüsü eklemeden önce, o bilgi olmadan teklif hazırlanıp hazırlanamadığını sorun. Kimlik doğrulamasında gerekli olabilecek bir alanı otomatik olarak fiyat talebinin şartı hâline getirmeyin.

Teklifte ürün, adet ve çalışma kapsamını netleştirin

İlk görüşme için kısa bir ihtiyaç kaydı kullanabilirsiniz: ilk başvuru ya da yenileme, talep edilen sertifika süresi, okuyucu ihtiyacı, adet ve kullanılacak uygulama. Geri dönüş için gereken iletişim bilgisini de amacına uygun ölçüde alın. Kurumsal bir talepte görüşülen kişinin görevi ve alımı kimin koordine edeceği, sonraki adımı planlamaya yardımcı olur.

Örneğin bir işletme beş çalışanı için alım soruyorsa başlangıçta çalışanların kimliklerini tek dosyada istemek yerine beş kişilik ürün ihtiyacını kaydedin. Talep müşterilere yeniden satış içinse bunu kurumun kendi kullanımı için yapılan alımdan ayrı not edin. Bu ayrım teklif kapsamını değiştirir; herkese aynı başvuru evrakını göndermek yerine doğru iş akışını seçmenizi sağlar.

Toplu alım görüşmesinde ürünleri ve yaklaşık adetleri paylaşmak için aşağıdaki sayfayı kullanabilirsiniz. İlk ihtiyaç listesine çalışanların kimlik belgelerini eklemek gerekmez.

• Ürün ve adetlere göre toptan alım görüşmesi

Sipariş verildiğinde hangi kayıt neden açılıyor?

Teklif kabul edilince sipariş numarası, seçilen ürün, faturalandırılacak taraf, gerekiyorsa teslimat bilgisi ve işlemi takip edecek kişi belirginleşir. Sertifika sahibi ile faturanın düzenleneceği tarafın aynı olduğunu varsaymayın. Şirketin ödediği bir alımda bu iki kaydı karıştırmak, yanlış kişiden eksik veya gereksiz bilgi istemenize yol açabilir.

Bu aşamadaki alanları kendi satış ve faturalama sürecinizde gereken bilgilerle sınırlandırın. “İleride lazım olabilir” gerekçesiyle serbest not alanına kimlik ayrıntıları yığmayın. Bir alan isteniyorsa ekip bunun amacını, kimin kullanacağını ve hangi işlem için gerekli olduğunu açıklayabilsin.

KVKK’nın işleme şartları açıklaması, her işlemi otomatik olarak açık rızaya bağlamamayı gerektirir. Somut faaliyet için uygun işleme şartı ayrıca değerlendirilir. Siparişin kurulması, bir yükümlülüğün yerine getirilmesi veya başka bir amaç aynı başlık altında gelişigüzel birleştirilmez. Buradaki örnekler, her bayi için seçilmiş tek bir hukuki dayanak anlamına gelmez.

Sağlayıcının başvuru ekranını bayi sohbetinden ayırın

BTK’nın açıklamasında elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı sertifika düzenleyen ve sertifika durum kayıtlarını yöneten taraftır. Bayinin satış ve başvuru takibi yapması, bu teknik ve hukuki rolü kendiliğinden üstlendiği anlamına gelmez. İş ortağınızla, hangi alanların kim tarafından alınacağını ve doğrulamanın nerede tamamlanacağını baştan yazılı olarak netleştirin.

3 Ekim 2026’da incelenen E-Güven formunda ürün seçimi, müşteri bilgileri, kimlik doğrulama ve ödeme ayrı başlıklar altında sunuluyor. Müşteri bilgileri bölümünde ad, soyad, doğum tarihi, kimlik tipi, kimlik numarası ve e-posta gibi alanlar bulunuyor. Aynı sayfada e-Devlet ve NFC adımlarına ilişkin bir doğrulama duyurusu yer alıyor. Bu, incelenen sağlayıcının yayımladığı başvuru akışıdır; bütün sağlayıcılar için aynı alanları veya yöntemi zorunlu kılan bir liste olarak kullanmayın.

İşlemi başlatmadan önce seçilen ürün ve başvuru türü için güncel yönlendirmeyi kontrol edin. Müşteri resmî doğrulama adımını kendisi tamamlasın; PIN, e-Devlet parolası veya tek kullanımlık doğrulama kodunu bayi mesaj kutusuna göndermesin. Başvuru takibinde gerekli olan sonuç ve referans bilgisiyle çalışın.

• E-Güven’in güncel başvuru ekranı

Üç aşamalı bilgi tablosunu ekibinizle doldurun

Aşağıdaki ilk tablo, hangi bilgiyi neden istediğinizi kaydetmek içindir. Alan örnekleri otomatik zorunluluk değildir. Her satırı kendi sağlayıcı sözleşmeniz ve gerçek işleminizle karşılaştırın; gerekliliği açıklanamayan alanı eklemeyin. İşleme şartı sütununa genel bir “KVKK onayı” yazmak yerine değerlendirilen faaliyeti ve dayanağı kaydedin.

Erişim, aktarım ve saklama kararlarını ayrıca yazın

KVKK’nın genel ilkeleri, verinin amaçla bağlantılı ve ölçülü olmasını; saklamanın ilgili mevzuat veya ihtiyaç duyulan amaçla sınırlanmasını öngörür. Güvenlik açıklaması ise yetkisiz erişimi önlemek için teknik ve idari tedbirleri ele alır. Aşağıdaki çalışma önerileri bu ilkelerin satış akışına uygulanması içindir; her işletmenin kullanacağı tek bir sistem veya saklama süresi tanımlamaz.

Bir dosyanın yalnız sağlayıcı tarafından alınması yeterliyse, bayi bilgisayarına ayrıca indirilmesi için gerekçe arayın. İşlem kapandığında herkesin erişebildiği mesaj geçmişi ve ortak klasörlerde unutulan kopyaları da değerlendirmenin içine alın. Saklama yükümlülüğü ile gereksiz ikinci kopyaları birbirinden ayırın.

• Formu değiştiren kişi, yeni alanın amacını ve onaylayan sorumluyu kaydetsin.
• Personel değiştiğinde eski erişimleri gözden geçirin; ortak parola yerine kişiye tanımlı yetki kullanın.
• Belge yanlışlıkla satış sohbetine geldiyse başka gruplara yönlendirmeyin; belirlenmiş sorumlu üzerinden uygun işlem yolunu izleyin.
• Saklama ve imha kararlarını veri türüne göre değerlendirin; bütün dosyalara gelişigüzel aynı süreyi vermeyin.

İlk görüşmeyi kısa bir ihtiyaç listesiyle başlatın

Bayilik görüşmesi için hangi ürünleri sunmak istediğinizi, mevcut müşteri grubunuzu ve başvuru takibini nasıl yürüteceğinizi paylaşın. Ardından teklif, sipariş ve sağlayıcı doğrulamasındaki görevleri birlikte netleştirin. e-imza.plus ile ilk görüşmenize kimlik belgesi, müşteri listesi veya PIN eklemeyin.

• E-imza bayiliği ve çalışma kapsamı