İşletmenizde e-imza, KEP, mali mühür ve e-fatura ihtiyacını nasıl belirlersiniz?

Ürünlerden önce yapacağınız işlemleri yazın

İhtiyacı belirlemek için önce hangi işlemi kimin yapacağını, ardından elinizdeki hesap ve sertifikaları yazın. Yeni alım listesi bu iki kaydın karşılaştırılmasından çıkmalı. İşletmede bir USB cihaz bulunması bütün imza ihtiyaçlarının karşılandığını, bir fatura programı kullanılması da e-fatura başvurusunun tamamlandığını tek başına göstermez.

Örneğin belge imzalamak, KEP ile yazışma göndermek ve e-fatura düzenlemek ayrı işlerdir. Bunları aynı kişi yürütebilir; yine de her işlemin hesabı, yetkisi ve kullandığı uygulama ayrı kontrol edilir. Aşağıdaki tablo, dört ürünü birden satın alma listesi değil, mevcut olanla eksik olanı ayırabileceğiniz bir çalışma kaydıdır.

Mevcut hesap ve sertifikaları kontrol edin

1. İşlemleri tek tek sıralayın. Hangi portalda belge imzalanacak, KEP yalnız okunacak mı yoksa gönderim de yapılacak mı, faturalar hangi uygulamada hazırlanacak? Uygulamanın adını yazmak, satıcıyla aynı işlem hakkında konuşmanızı sağlar.
2. İşlemi yapacak kişiyi belirleyin. Belgeyi hazırlayanla imzalayan, faturayı oluşturanla gönderen farklı olabilir. Kişinin mevcut sertifikasını ve ilgili hesaptaki yetkisini ayrı kaydedin; bir başkasının cihazını veya PIN'ini ortak kullanım çözümü saymayın.
3. Elinizdekileri kayıtla teyit edin. Sertifika sahibi, sağlayıcı ve geçerlilik tarihini; KEP hesabının sahibini ve kullanım biçimini; e-fatura hizmetinin yöntemini ve başvuru durumunu bulun. Hatırlanan bilgi yerine hangi ekrandan, sözleşmeden veya sağlayıcı yanıtından kontrol edildiğini not edin.
4. Her satıra bir sonuç verin. Kullanıma uygunluğu doğrulandıysa mevcut, gerekli olduğu doğrulanıp bulunamıyorsa eksik, bilgi yetersizse teyit bekliyor yazın. Teyit bekleyen her kalem için soruyu kimin yanıtlayacağını ve yeniden bakacağınız tarihi belirleyin.

Dört ürünü işlemle eşleştirin

E-imzada kontrolün başlangıcı imzalayacak kişidir. BTK'nın açıklamasına göre nitelikli elektronik sertifika, imza sahibini tanımlayan bilgileri ve geçerlilik dönemini içerir. Bu yüzden yalnız cihaz sayısını değil, imzalayacak kişileri ve kullanacakları uygulamaları listeleyin. Şirket adına hangi işlemi yapabileceklerini ilgili platformdaki yetkileriyle ayrıca kontrol edin.

KEP'te hesap sahibi ile kullanım biçimini birlikte değerlendirin. BTK, yalnız alıcı olarak KEP kullanan kişinin e-imzaya ihtiyaç duymadığını, gönderim için ise e-imza gerektiğini açıklar. Tüzel kişi hesabında işlem yapacak yetkililerin tanımlanması da ayrı konudur. Dolayısıyla KEP hesabımız var cevabını, gönderimi kimin ve nasıl yapacağı sorusuyla tamamlayın.

Mali mühür sertifikasının üretimini Kamu SM yürütür. Kamu SM'nin süreç açıklamasında sertifika başvurusu ile e-fatura uygulamasına başvurunun ayrı olduğu belirtilir. Mali mühür elinize ulaştığında e-fatura satırını da tamamlandı diye işaretlemeyin; hesap ve başvuru durumunu ayrıca teyit edin.

GİB, e-fatura için portal, doğrudan entegrasyon ve özel entegrasyon olmak üzere üç yararlanma yöntemi açıklar. Envantere yalnız program markasını değil, kullanılan yöntemi de yazın. Özel entegratörle çalışılıyorsa hesap açılışının ve gerekli onayların tamamlandığını sağlayıcıdan doğrulayın; programı açabilmekle e-fatura gönderimine hazır olmak aynı kontrol değildir.

İhtiyaç tablosunu kendi işletmenize göre doldurun

Tabloyu bir çalışma dosyasına kopyalayın; köşeli parantezli alanları doldurun. Aynı ürünü farklı kişiler veya işlemler kullanacaksa yeni satır açın. Şifre, PIN ve kimlik belgesi eklemeyin. İşlem sahibi ile kontrolü yapacak kişi farklıysa son sütunda takip sorumlusunu ayrıca belirtin.

Örnek 1: Mevcut e-imzayla KEP gönderimine başlayacak işletme

Bu ve sonraki iki örnek, tabloyu kullanmayı göstermek için hazırlanmış temsili durumlardır. İlk işletme KEP hesabını şimdiye kadar yalnız gelen yazışmaları okumak için kullanıyor. Artık gönderim de yapmak istiyor; işlemi yürütecek kişinin mevcut e-imzası var. Yeni cihaz almadan önce şu listeyle ilerleyebilir:

• KEP sağlayıcısına mevcut hesabın gönderim için hangi işlemleri gerektirdiğini sorun.
• Gönderimi yapacak kişinin hesap üzerindeki işlem yetkisini kontrol edin.
• Mevcut sertifikanın geçerliliğini ve kullanılan KEP imzalama aracıyla uyumunu teyit edin.
• Sonucu mevcut sertifika kullanılabilir, hesap işlemi gerekiyor veya teknik teyit bekleniyor şeklinde kaydedin.

Örnek 2: Mali mührü gelmiş, e-fatura hesabı hazırlanmamış işletme

İkinci işletme mali mührünü teslim almış, fakat hangi e-fatura yöntemini kullanacağını henüz netleştirmemiş olsun. Burada cihazın varlığıyla uygulama hazırlığını aynı satırda tutmak eksikliği gizler. Satın alma listesine yeniden mali mühür eklemek yerine başvuru ve yöntem durumunu araştırın.

• Teslim alınan sertifikanın işletmeye ait kaydını ve geçerliliğini kontrol edin.
• Faturayı hazırlayacak ekiple kullanılacak uygulama ve yararlanma yöntemini belirleyin.
• Seçilen yönteme göre hesap açılışında hangi adımın beklediğini ilgili kanaldan teyit edin.
• Tabloya mali mühür mevcut, e-fatura hesabı teyit bekliyor gibi iki ayrı sonuç yazın.

Örnek 3: Yeni çalışan ekleyen, e-fatura hizmeti zaten bulunan işletme

Üçüncü işletme özel entegratör üzerinden fatura düzenliyor ve ekibine yeni biri katılıyor. Yeni çalışanın görevi yalnız taslak hazırlamak mı, belge göndermek mi, başka bir portalda imza atmak mı? Alım kararı bu görevler ayrıldıktan sonra verilebilir.

• Yeni çalışanın yapacağı işlemleri mevcut çalışanların görevlerinden ayrı yazın.
• Kullanıcı ekleme ve görev yetkilerini mevcut hizmet sağlayıcısıyla kontrol edin.
• Kişisel e-imza gerektiren başka bir işlem varsa onu ayrı satırda değerlendirin; ortak PIN kullanmayın.
• Yeni ürün, kullanıcı tanımı veya yalnız eğitim ihtiyacından hangisinin doğduğunu kaydedin.

Vergisel zorunluluğu ayrı kontrol edin, sonra teklif isteyin

Bu tablo, işletmenizin e-faturaya geçmek zorunda olup olmadığını belirlemez. GİB'in güncel 509 Sıra No.lu Tebliğinde geçiş kapsamı ve süreleri ayrı düzenlenir. Faaliyetiniz, ilgili hesap dönemindeki hasılatınız ve durumunuza uygulanacak tarih ayrıca incelenmelidir. Bu değerlendirmeyi muhasebe sorumlunuzla güncel tebliğ ve GİB duyuruları üzerinden yapın; yalnız şahıs işletmesi veya limited şirket olmanızdan sonuç çıkarmayın.

İhtiyaç kaydında eksik görünen her şey satın alınacak ürün olmayabilir. Bazen tamamlanacak başvuru, tanımlanacak kullanıcı veya doğrulanacak uygulama uyumu vardır. Açık soruları kapattıktan sonra ürünleri, adetleri ve beklediğiniz hizmeti e-imza.plus ile paylaşarak toplu alım teklifi isteyebilirsiniz.