Toptan e-imza ve KEP tekliflerini aynı kapsamda nasıl karşılaştırırsınız?

Önce bütün sağlayıcılara aynı ihtiyacı gönderin

Toptan e-imza ve KEP tekliflerini karşılaştırırken ilk bakılacak yer toplam tutar değildir. Tekliflerin aynı adedi, dönemi ve hizmetleri kapsadığını kontrol edin. Birinde kart okuyucu bulunan, diğerinde yalnız sertifika yenilemesi sunulan iki toplam doğrudan karşılaştırılamaz. KEP hesabı için de abonelik bedelinin içinde hangi kullanım haklarının bulunduğu açıklanmalıdır.

Teklif istemeden önce kısa bir ihtiyaç listesi hazırlayın. E-imzada ilk başvuru yapacaklarla yenileme yapacakları ayırın; mevcut okuyucu sayısını ve istenen sertifika süresini yazın. KEP'te hesap sayısını, alıcı veya gönderici/alıcı kullanımını, beklenen gönderimi ve saklama alanını belirtin. Bu listenin aynı sürümünü bütün teklif sahiplerine gönderin. Sonradan değiştirdiğiniz bir ihtiyacı yalnız bir sağlayıcıya bildirmek, karşılaştırmayı yeniden bozar.

E-imzada sertifika, okuyucu ve hizmeti ayrı görün

Arkİmza'nın fiyat sayfası, başvuru ve yenilemeyi ayrı seçenekler olarak gösteriyor; sertifika süreleriyle birlikte okuyucu, kargo ve teknik destek açıklamaları da bulunuyor. Bu, bir e-imza teklifinde bakılabilecek bileşenlere örnektir. Sayfadaki kapsamı başka bir sağlayıcının paketinde de var saymayın; kurumsal teklifinizde hangi ürünün ve satış seçeneğinin esas alındığını yazılı olarak isteyin.

Teklifte yalnız 'e-imza paketi' yazıyorsa sertifika süresi, kart ve okuyucu içeriği açık değildir. Yenileme satırında yeni donanım verilip verilmediğini, mevcut cihazın kullanılmasının hangi koşullara bağlı olduğunu sorun. Okuyucusu bulunan herkesi doğrudan yenileme grubuna koymayın: İlk başvuru veya yenileme durumu ile donanım ihtiyacı iki ayrı bilgidir.

Kurulum ve destek için de hizmetin sınırını belirleyin. İlk kurulum, daha sonra bilgisayar değişikliğinde yardım ve hedef uygulamadaki sorunların incelenmesi aynı iş değildir. Sağlayıcının teklifinde hangilerinin yer aldığını bulun. Ayrıntılı uyumluluk incelemesini bu tabloya taşımadan, kullanılan işletim sistemi ve hedef uygulamayı teklif talebinde belirtmeniz yeterli bir başlangıç olur.

KEP'te hesap süresiyle gönderim hakkını karıştırmayın

PTT'nin ücret sayfasında yıllık abonelik, saklama alanı, SMS ve ileti gönderimi ayrı kalemler olarak açıklanıyor. İletim bedelinin değerlendirilmesinde alıcı adresi sayısı ve imzalı ileti paketinin boyutu önem taşıyor. Bu nedenle yalnız 'ayda kaç ileti yazıyoruz?' sorusu eksik kalabilir. Bir iletinin kaç alıcıya gittiğini ve eklerle birlikte oluşan boyutu da ihtiyaç notunuza ekleyin.

TÜRKKEP'in paket ücretlerine ilişkin açıklaması ise kullanım süresi, gönderim adedi ve boyutuna göre fiyatlandırmadan söz ediyor. PTT'deki kalemleri TÜRKKEP'in paket adıyla doğrudan eşitlemeyin. Her sağlayıcıdan aynı kullanım örneğiniz için hangi hakkın tüketildiğini, paketin hangi dönem için geçerli olduğunu ve aşımın nasıl hesaplandığını açıklamasını isteyin.

TÜRKKEP'in 01.09.2023 tarihli kurumsal sözleşmesinin 8. bölümünde hizmet sınırını aşan kullanım, yenileme ve paket değişikliği ele alınıyor. Bu tarihli belge, sözleşmede hangi soruların aranacağını gösterir; yeni teklifinizin koşullarını tek başına belirlemez. Size sunulan güncel sözleşmenin yenileme biçimini, bildirim koşullarını ve uygulanacak tarifeyi ayrıca kontrol edin.

• Toplu KEP alımında hesap ve kullanım ihtiyaçlarını belirleyin

Boş teklif karşılaştırma tablosu

Bu tabloyu her teklif sahibi için ayrı kopyalayın. Üstüne firma adını, teklif numarasını ve geçerlilik son tarihini ekleyin. Çizgi bulunan hücreler doldurulacak alanlardır; ücretsiz veya kapsam dışı anlamına gelmez. Cevap alınamayan hücreye 'belirsiz' yazın. Aynı satıra hem ilk başvuruyu hem yenilemeyi sıkıştırmayın.

Eksik hücreler için somut sorular sorun

Yanıtları sözlü görüşmede bırakmayın; teklifin güncellenmiş sürümüne işletin. Belirtilmeyen bir hizmetin hiç sunulmadığını da ücretsiz olduğunu da varsaymayın. Teslimat beklentiniz varsa istenen tarihi yazın ve sağlayıcıdan koşullarıyla birlikte yanıt alın; bütün teklifler için aynı teslim süresini kendiniz eklemeyin.

• Cihaz dahilse model ve adet nedir? Ayrı satırdaki cihaz bedeli paket toplamına zaten eklenmiş mi?
• Sertifika veya abonelik dönemi hangi olayla başlıyor? Satın alma, üretim ya da aktivasyon tarihinden hangisi esas alınıyor?
• KEP gönderim hakkı hesap başına mı tanımlanıyor? Kullanılmayan hak, ek alıcı ve büyük dosya için hangi koşullar geçerli?
• Saklama alanı dolduğunda veya gönderim hakkı bittiğinde ek hizmet otomatik mi alınıyor, ayrıca onay mı isteniyor?
• Destek uzaktan mı, yerinde mi? Mesai dışı yardım veya sonraki kurulumlar teklif kapsamında mı?
• Tutarın hangi kalemlerinde vergi dahil, hariç veya farklı uygulama var? Kargo, ek hizmet ve yenileme için ayrı açıklama var mı?

Kapsam eşitlenince tutarı hesaplayın

Tablolar tamamlandığında aynı dönem için birim bedelleri, miktarları ve tek seferlik hizmetleri ayrı toplayın. Pakette dahil olduğu teyit edilmiş okuyucuyu ayrıca eklemeyin. KEP kullanımını hesaplarken sağlayıcının tarifedeki birimini kullanın; gönderim sayısını doğrudan sabit bir ücretle çarpmak her paket için doğru sonuç vermez. Vergi dahil toplamları aynı esasla karşılaştırın.

Varsayımsal bir örnekte A teklifi ilk kurulum ve okuyucuyu içerirken B teklifinde yalnız sertifika yer alsın. B'nin başlıktaki tutarı daha düşük olsa bile eksik kalemlerin yazılı karşılığı gelmeden toplamı eşit kapsamlı değildir. Buna karşılık mevcut okuyucuların kullanılabileceği teyit edilmişse iki teklif sahibinden de o ihtiyaca uygun ayrı seçenek isteyebilirsiniz.

Beklenen KEP kullanımı ile daha yoğun bir kullanım senaryosunu ayrı hesaplayın. Yenileme ücretinin gelecekte sabit kalacağı açıkça taahhüt edilmemişse bugünkü fiyatı sonraki döneme garanti gibi taşımayın. Son karar notuna kapsam farklarını, belirsiz kalan kalemleri ve hangi kullanım varsayımını esas aldığınızı yazın.

Teklif talebinizi karşılaştırılabilir gönderin

Talebinizi şu bilgilerle tamamlayın: ürün, ilk başvuru veya yenileme adedi, istenen dönem, mevcut cihazlar, KEP kullanım tahmini ve beklenen destek. Teklif sahiplerinden dahil ve hariç hizmetleri ayrı belirtmelerini, tarihli teklif vermelerini isteyin. Bu aşamada karşılaştırma için kişilerin kimlik belgelerini veya imza şifrelerini göndermeniz gerekmez.

Örneğin kendi ekibiniz için üç ilk e-imza başvurusu, iki yenileme ve bir KEP hesabı gerektiğini doğrulamış olun. Talebi “altı ürün” diye tek adetle göndermek yerine bu üç satırı koruyun. Mevcut kart okuyucuları ayrı not edin; kullanılabilirlikleri teyit edilmeden yeni cihaz ihtiyacını sıfırlamayın. Bu yalnız talebi düzenleme örneğidir; minimum sipariş veya paket önerisi değildir.

Müşterilerinize yeniden satış için alım yapıyorsanız bunu talebin başında belirtin. Bugün kesinleşmiş siparişlerle ileride beklediğiniz satışları ayrı yazın. Tahmini adedi kesin siparişe dönüştürmeden, hangi miktar ve dönem için teklif istediğinizi netleştirin. Böylece kurum içi kullanım, mevcut müşteri siparişi ve düzenli tedarik beklentisi aynı toplamın içinde kaybolmaz.

Adet, dönem ve hizmet beklentinizi e-imza.plus'ın toptan satış sayfasından iletebilirsiniz. Teklif geldiğinde aynı tabloya işleyin; kapsamı netleşen seçenekleri değerlendirin.