KEP hesabı seçimi: Bireysel mi kurumsal mı, alıcı mı gönderici mi?

Kimin adına hesap açılacak?

KEP başvurusunda önce iki cümleyi tamamlayın: “Hesap … adına açılacak” ve “Bu hesaptan … yapacağız.” İlk cümle kişi veya kurum adına başvuruyu, ikincisi yalnız ileti alma ya da gönderme ve alma ihtiyacını belirler. “Kurumsal hesap istiyorum” demek, kullanım biçimini tek başına açıklamaz.

Hesap kendi adınıza açılacaksa gerçek kişi başvurusunu; şirket veya başka bir tüzel kişilik adına açılacaksa o kurumun başvurusunu değerlendirin. Formu dolduran çalışanla hesap sahibini karıştırmayın. İş için kullanacağınız bir hesabın hangi kimlik veya unvan adına açılması gerektiği belirsizse, başvuru türünü seçmeden sağlayıcıya durumu açıklayın.

Görüşmeye yalnız “işletmem var” bilgisiyle gitmek yerine hesabın kim adına tutulacağını ve hangi yazışmada kullanılacağını not edin. Şirket adına yürütülen bir işte, çalışanın kişisel hesabını kullanmayı kendiliğinden eşdeğer bir çözüm saymayın. İlk karar, günlük olarak kutuyu kimin kontrol edeceğinden önce gelir.

Yalnız alım mı, gönderim de var mı?

BTK’nın KEP sorularında gönderim için e-imza gerektiği, yalnız alıcı olarak kullanacak kişiler için ise e-imza gerekmediği belirtiliyor. TÜRKKEP’in bilgi bankasında yayımlanan uygulama esasları da alıcı hesabın gönderim yapamadığını, alıcı/gönderici hesabın iki işlevi birlikte sunduğunu açıklıyor. Bu ayrım, bireysel veya kurumsal hesap sahipliğinden bağımsızdır.

Karar verirken yalnız bugüne kadar kaç ileti gönderdiğinize bakmayın. Önümüzdeki iş akışında KEP üzerinden cevap, başvuru veya belge gönderme ihtiyacınız olacak mı? Gelen bir KEP iletisine KEP üzerinden cevap vermek de gönderimdir. “Çoğunlukla gelenleri okuyacağım” ifadesini, “hiç gönderim yapmayacağım” cevabı yerine kullanmayın.

E-imza gereksinimiyle hesap açılış yöntemini de ayırın. Yalnız alıcı kullanım için yapılan açıklama, her sağlayıcıda aynı kimlik doğrulama veya aktivasyon adımlarının uygulanacağı anlamına gelmez. Başvuru öncesinde seçtiğiniz sağlayıcının güncel yöntemini sorun. TÜRKKEP’in belirtilen sürümü, alıcı/gönderici hesabın aktivasyonunda gerçek kişinin veya tüzel kişide işlem yetkilisinin güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile onayını arıyor.

Dört kullanım örneğiyle karar tablosu

Aşağıdaki örnekler varsayımsaldır; bir mesleğin veya şirketin hangi hesabı almak zorunda olduğunu göstermez. Her satırda önce hesap sahibini, ardından yapılacak işi okuyun. Kendi ihtiyacınız iki satır arasında kalıyorsa başvuruyu tamamlamadan önce cevaplanmamış soruyu bulun.

Bu dört örneği kendi işinize uygularken hesap sahibini ve kullanım biçimini birlikte kaydedin. Örneğin “şirket adına, gönderici-alıcı, gelenleri takip eden ve gönderimi yapan kişiler ayrı” cümlesi, yalnız “kurumsal paket” talebinden daha açıklayıcıdır.

Kurumsal hesapta yetkiliyi ayrıca belirleyin

BTK, tüzel kişilerin hesapları için başvuru sırasında veya sonradan birden fazla işlem yetkilisi belirleyebileceğini açıklıyor. Gerçek kişi hesabının ise kişinin kendisi tarafından kullanılması gerekiyor. Bu yüzden bir ekipte görev paylaşımı yapmakla kişisel hesabın giriş bilgilerini paylaşmak aynı işlem değildir.

TÜRKKEP, işlem yetkilisi ve alt işlem yetkilisini ayrı tanımlıyor. Bunlar tüzel kişi adına işlem yapan kişilerin rolleri; her yetkili için yeni bir KEP adresi açılması gerektiği sonucunu çıkarmayın. Hangi işlemlerin devredilebildiğini, yetkiyi kimin tanımlayacağını ve değişiklikte hangi belgelerin istendiğini seçilen sağlayıcıdan öğrenin.

İç hazırlık için üç satırlık görev kaydı tutabilirsiniz: gelenleri kontrol eden kişi, gönderimi yapan kişi ve personel değişikliğini takip eden kişi. Aynı kişi birden çok görevi üstlenebilir. Bu kayıt, sağlayıcının resmî yetkilendirme işlemi yerine geçmez; başvuruda konuşulacak görev dağılımını görünür kılar. Şifre veya e-imza PIN’ini bu listeye yazmayın.

Başvuru ekranını belge ve yetki kaydıyla eşleştirin

PTT’nin başvuru sayfası gerçek kişi, MERSİS numaralı tüzel kişi, kamu kurumu ve diğer tüzel kişi için ayrı yollar gösteriyor. Kamu başvurusunda DETSİS; MERSİS veya DETSİS numarası bulunmayan tüzel kişilerde “Diğer Tüzel Kişi” seçeneği belirtiliyor. Bu nedenle “kurumsal” sözcüğünü gördüğünüz ilk formu doldurmak yerine, elinizdeki resmî kayıtla formun istediği kimlik alanını eşleştirin. Bu ayrıntılar PTT’nin sayfasına aittir; başka bir sağlayıcıya aynen taşınmaz.

Örnek olarak MERSİS veya DETSİS kaydı olmayan bir dernek, kurum adına hesap isteyebilir. Formu dolduran çalışanın TCKN’sini hesap sahibinin kurumsal kaydı yerine yazmak, hesap türü sorununu çözmez. Başvuru kategorisini ve temsil belgesini sağlayıcıyla netleştirip çalışanın başvuruyu yapan kişi mi, hesabı kullanacak işlem yetkilisi mi olduğunu ayrıca belirtin.

• PTT KEP başvuru yollarını kontrol edin

1. Hesap sahibi alanını kontrol edin: Kişinin adı mı, kurumun resmî unvanı mı görünüyor? İşlem yetkilisinin kimliğini kurumun kimliği yerine kullanmayın.
2. Başvuruyu imzalayacak kişi ile hesabı kullanacak kişinin görevlerini ayırın. TÜRKKEP’in belge listesinde kurumu temsil etme belgesi ve işlem yetkilisi yetkilendirmesi ayrı kontrol edilir; sağlayıcınızın istediği güncel belgeleri isteyin.
3. Seçilen alıcı veya alıcı/gönderici kullanımını form ve sözleşmede karşılaştırın. Personel için e-imza alınması, hesabın kullanım türünü kendiliğinden değiştiren bir işlem olarak görülmemelidir.
4. Ön başvuru referansını “hesap kullanıma açıldı” sonucu saymayın. PTT’nin tüzel kişi ön başvuru akışı, ardından PTT Müdürlüğünde sözleşme işlemlerinin tamamlanmasını tarif ediyor. Kendi başvurunuzun kalan adımını ve sonucunu ayrı kaydedin.
5. Zaten kurum adına bir KEP hesabı varsa yeniden başvurmadan önce mevcut hesap sahibini ve ihtiyacı kontrol edin. Yeni hesap, bilgi güncellemesi ve yenileme ayrımını yapın; hesap türünü düzeltmek amacıyla kişisel hesabı şirkete devredebileceğinizi varsaymayın.

Alıcı KEP hesabı, UETS hesabı değildir

KEP’te “alıcı” seçmek, UETS üzerinden elektronik tebligat alacağınız bir hesap açmak anlamına gelmez. UYAP’ın açıklaması, KEP adresleriyle UETS adreslerini ayrı tutuyor. PTT’nin UETS alıcı sözleşmesi de elektronik tebligat hesabına erişimi kendi sistemi üzerinden anlatıyor. İki yerde “alıcı” sözcüğünün geçmesi hizmetleri aynı yapmaz.

Size yalnız “elektronik adresinizi bildirin” denmişse talebin tamamını kontrol edin: KEP adresi mi, UETS adresi mi isteniyor? Tebligat takibi gerekiyorsa PTT’nin resmî UETS yönlendirmesini ve ilgili kurumun açıklamasını izleyin. KEP hesabını kontrol etmiş olmanızdan UETS’deki durum hakkında sonuç çıkarmayın.

Başvurudan önce sorulacak sorular

Hesap türünü belirledikten sonra sağlayıcıya aşağıdaki soruları iletin. Yanıtı bilinmeyen alanları tahminle doldurmayın; özellikle ekip adına yapılan satın almalarda yazılı cevap almak, başvuruyu hazırlayan kişiyle hesabı kullanacak kişinin aynı şeyi anlamasını sağlar.

• Hesap hangi kişi veya tüzel kişilik adına açılacak; başvuru formundaki seçim bu bilgiyle eşleşiyor mu?
• Yalnız ileti almak yeterli mi; cevap ve belge gönderimi için de KEP kullanacak mıyız?
• Seçilen kullanım biçiminin güncel başvuru, kimlik doğrulama ve aktivasyon yöntemi nedir?
• Kurumsal hesapta kimler hangi yetkilerle çalışacak; gönderim yapacak kişinin e-imza hazırlığı nasıl kontrol edilecek?
• İhtiyaç sonradan değişirse alıcı hesabın gönderime açılması mümkün mü; hangi işlem ve koşullar uygulanıyor?
• Teklifte hesap kullanım biçimiyle gönderim, saklama alanı ve hizmet dönemi ayrı ayrı açıklanmış mı?

İhtiyacınızı tek cümlede paylaşın

Yanıtların yanına kontrol tarihini ve sağlayıcının verdiği belgeyi veya açıklamayı kaydedin. Bir sağlayıcıdan aldığınız işlem adımını diğerine doğrudan uygulamayın. KEP başvurusu, yenileme veya toplu alım için e-imza.plus’tan bilgi alın; görüşmeye hesap sahibini ve gönderim ihtiyacınızı belirleyerek başlayın.