KEP’te “okundu” ve “okundu kabul edildi” ne anlama gelir?

Okunma etiketi içeriğin onaylandığını göstermez

KEP’te “okundu” ile “okundu kabul edildi” aynı olay değildir. İlki paketin açılmasına bağlı okunma kaydıdır; ikincisini fiilî açılma gibi yorumlamamak gerekir. Her iki durumda da önce ilgili delili açıp hangi iletiye, alıcıya ve olaya ait olduğunu kontrol edin. Kısa durum etiketini tek başına bütün yazışmanın sonucu saymayın.

Bir teklif gönderdiğinizi düşünün. Okunma kaydı görmeniz, teklifin kabul edildiğini veya ekindeki her sayfanın incelendiğini kendiliğinden göstermez. Alıcının içeriğe verdiği yanıtı ayrıca arayın. Öte yandan okunmuş kabul edilme kaydını da “kimse açmamış, hiçbir önemi yok” diye bir kenara bırakmayın; kaydın dayanağı ve ilgili işlemin hukuki sonucu ayrı değerlendirilir.

Yönetmelikteki işgünü koşulunu koruyun

KEP Yönetmeliği’nin 12. maddesi, hesap sahibinin veya işlem yetkilisinin gelen iletileri kontrol etmesini esas alır. İkinci fıkraya göre, mücbir sebep durumları hariç hesaba erişilmezse o işgünü gelen ileti, hesap sahibine ertesi işgünü ulaşmış ve okunmuş kabul edilir. Bu koşulu yalnız “ertesi gün” diye aktarmak doğru değildir; metin işgününden söz eder.

Buradan her ileti için 24 saatlik sayaç, genel bir itiraz tarihi veya otomatik tebligat sonucu üretmeyin. Mücbir sebep iddiasının bulunup bulunmadığı ve nasıl değerlendirileceği, delil etiketinden çözülemez. Gerçek bir süre veya uyuşmazlık söz konusuysa ilgili işlemin belgelerini hukuk danışmanınızla birlikte değerlendirin; bu yazı kişisel süre hesabı yapmaz.

Kayıt adını olay bilgisiyle birlikte okuyun

BTK’nın birlikte çalışabilirlik esaslarında, sakla-ilet modelinde paketin alıcı tarafından açılması ile belirtilen sürede açılmaması ayrı deliller üretir. İlgili delil ailesinde Retrieval okunmayı, RetrievalExpiration ise süresinde okunmama durumunu ayırır. Teknik açıklama, ikinci kaydın teslimi takip eden işgünü saat 23.59’da üretilmesini belirtir. Bu, belgenin o saatte bir kişi tarafından açıldığını söylemez.

Yönetmelik hesaba erişilmemesini, teknik akış ise KEP paketinin açılıp açılmadığını ele alır. Bu ifadeleri birbirinin yerine kullanmayın. Ayrıca sakla-bildir modelindeki indirme kayıtlarını aynı olay adı altında toplamaktan kaçının; elinizdeki delilin hangi çalışma modeline ve olaya ait olduğunu sağlayıcı açıklamasıyla eşleştirin.

TÜRKKEP’in 16.07.2024 tarihli uygulama esasları da okunma ve belirli sürede okunmama delillerini ayrı açıklar. Sağlayıcınızın delil açıklamasını okurken bu ayrımı koruyun. İletiyi tanımlayan bilgi, alıcı, olay türü ve tarih-saat birlikte değerlendirilmeli; aynı konulu iki gönderi yalnız konu satırına bakılarak eşleştirilmemelidir.

İki anonim olay kaydı

Aşağıdaki iki kurgu, sakla-ilet modelindeki farklı iletileri karşılaştırır. A ve B gerçek ileti kimlikleri değildir; kişi, adres ve belge bilgileri kullanılmamıştır. Saatler yalnız örnek kaydı okunur kılmak içindir. Gerçek incelemede tam tarihi, saati ve saat dilimini özgün delilden alın.

Örnek A: Satın alma birimi, “Teklif açıklaması” konulu İleti A’yı gönderiyor. İncelenen kayıtta alıcı A için aynı gün 10.18’de okunma olayı bulunuyor. Birim bunu “teklif onaylandı” diye kapatmak istiyor. Burada eksik olan, alıcının teklife verdiği yanıttır; okunma olayı o yanıtın yerine yazılamaz.

Örnek B: Operasyon biriminin “Evrak listesi” konulu İleti B’sinde teslim kaydı ve ardından okunmuş kabul edilme delili bulunuyor. Kayıttaki zaman, takip eden işgününün sonunu gösteriyor. Ekip “alıcı dosyayı o saatte açtı” notunu düşmemeli. Bu delilden, alıcının daha sonraki bir zamanda da hiç erişmediği sonucu çıkarılamaz.

Örneği kendi kaydınıza aktarırken

Tablodaki alanları kendi çalışma notunuza taşıyın; fakat örnek saatleri veya sonuçları kopyalamayın. Önce her delili doğru gönderi ve alıcıyla eşleştirin. Farklı bir alıcıya ait okunma kaydını, listede yakın durduğu için diğer muhatabın sonucu olarak kaydetmeyin.

Sonra hangi zamanın neyi anlattığını yazın. Gönderim, teslim ve okunma olayları için gördüğünüz tarihleri tek bir “işlem tarihi” alanına sıkıştırmayın. Delilin size bildirilme zamanı ile anlattığı olayın zamanını da otomatik olarak eşitlemeyin. Alanın anlamı açık değilse sağlayıcıdan o alanın açıklamasını isteyin; eksik tarihi tahminle tamamlamayın.

1. İncelenen iletinin ve muhatabın eşleşmesini doğrulayın; yalnız konu benzerliğine güvenmeyin.
2. Olay adını kısaltmadan not edin. Kayıtta olmayan bir açılma veya içerik onayı cümlesi eklemeyin.
3. Zaman bilgisini dayandığı alanla birlikte kaydedin. Eksik veya çelişkili bilgi varsa inceleme notunda açık bırakın.
4. Sonucu “kaydı gördüm” ve “işin yanıtı geldi” olarak ayırın; ikincisi için ilgili yanıtı veya işlem belgesini arayın.

KEP kaydını UETS tebligatıyla karıştırmayın

PTT’nin UETS açıklaması, elektronik tebligatın ayrı sistemde yürütüldüğünü ve KEP adreslerinin bu işlemler için kullanılmadığını belirtiyor. UETS’de de okunma ile usulen tebliğ edilmiş sayılma ayrı delil kayıtlarıdır. KEP’te gördüğünüz bir okunma kabulünü UETS kaydıymış gibi adlandırmayın; bir sistemin süre kuralını diğerine taşımayın.

İnceleme notunun başına sistemin adını yazmak bu karışıklığı azaltır: KEP mi, UETS mi? Ekran görüntüsü farklı bir birimden geldiyse bunu gönderen kişiye sorun. “Bildirim geldi” ifadesi sistemin adını ve olay türünü açıklamaz. Hukuki değerlendirme gerekiyorsa yalnız kısa bir ekran etiketi yerine ilgili özgün kayıtları sunun.

İncelemeyi açık bir sonuçla kapatın

Kısa kapanış notunuz şu yapıda olabilir: “İleti [kimlik], muhatap [hesap], incelenen olay [kayıttaki ad], olay zamanı [tam bilgi]. Doğrulanan nokta [görülen olay]. Açık kalan konu [yanıt, alan açıklaması veya sonraki kayıt].” Bu bir kurum formu değildir; gözlemle yorumu birbirinden ayırmak için kullanılabilecek çalışma notudur.

Özgün delili değiştirmeden koruyun; yorumunuzu ayrı notta tutun. Teknik olayın açıklaması için hesabın hizmet sağlayıcısına, kişisel hukuki sonuç için hukuk danışmanınıza başvurun. KEP hesabının başvurusu, yenilenmesi veya toplu alım seçenekleri için e-imza.plus’ın KEP sayfasını inceleyebilirsiniz.