KEP gönderildi mi, teslim edildi mi? Delil kayıtlarını okuyun

Giden kutusunda görünmesi yeterli mi?

KEP iletinizin giden kutusunda görünmesi, alıcının hesabına teslim edildiğini tek başına göstermez. BTK’nın birlikte çalışabilirlik esasları, reddedilen gönderilerin de bu kutuda bulunabileceğini belirtiyor. Sonucu anlamak için ilgili iletinin delillerini açın; kabul kaydını, aktarım sonucunu ve alıcıya teslim kaydını ayrı okuyun.

Örneğin iş arkadaşınıza “belgeleri gönderdim” demeden önce hangi alıcı için hangi kaydı gördüğünüzü belirleyin. Gönderim düğmesine basmak, sağlayıcının işlemi kabul etmesi ve belgenin hedef hesaba ulaşması farklı soruların cevabıdır. Birden fazla alıcı varsa incelemeyi her adres için yapın; bir alıcının olumlu sonucu diğerleri hakkında karar vermeye yetmez.

Gönderim hangi aşamalardan geçer?

KEP hizmet sağlayıcısı, kayıtlarda KEPHS kısaltmasıyla karşınıza çıkabilir. TÜRKKEP’in uygulama esaslarının 15.2 bölümü, gönderici tarafındaki kabulü, alıcı sağlayıcının kabulünü ve hesaba teslimi farklı delil türleri olarak açıklıyor. Aşağıdaki tablo bu ayrımı sadeleştirir; ekran adları ve gösterilen ayrıntılar kullandığınız hizmete göre değişebilir.

Tablodaki her satırı bütün iletilerde sırayla belirecek bir ekran listesi gibi kullanmayın. Önce elinizdeki kaydın hangi olayı anlattığını bulun. Bir aşamada ret varsa sonraki aşamanın gerçekleştiğini varsaymayın; yalnız kabul kaydı varsa sonucu araştırmaya devam edin.

Delilde hangi alanları birlikte okuyun?

BTK’nın delil gösterim düzeninde ileti numarası, gönderici ve alıcı bilgileri, zaman, konu ve olayın sonucu yer alıyor. İncelemeyi yalnız konu başlığı üzerinden yapmayın. Aynı konuda yeniden gönderdiğiniz iki iletiyi birbirine karıştırmamak için numarayı esas alın; ardından kaydın hangi alıcıyı ilgilendirdiğini kontrol edin.

TÜRKKEP, kendi webmail hizmetindeki “Delil Gösterimi” bölümünü işaret ediyor. Sizin ekranınız farklıysa sağlayıcınızın güncel yardım sayfasından ilgili bölümü bulun. Kutunun genel görünümünden aldığınız ekran görüntüsüyle yetinmek yerine iletinin ayrıntısına ve delillerine ulaşın. Aşağıdaki alanları kısa bir inceleme notuna geçirebilirsiniz.

• İleti eşleştirmesi: İncelediğim bütün kayıtlar aynı gönderiye mi ait? Yeniden gönderilmiş başka bir ileti açık olabilir mi?
• İlgili alıcı: Sonuç hangi adres için üretilmiş? Genel alıcı listesiyle sonuç cümlesindeki adresi karşılaştırdım mı?
• Olay ve sağlayıcı: Kabul veya ret hangi tarafta gerçekleşmiş? Hesaba teslimi gösteren ayrı bir kayıt var mı?
• Zaman: Tarihi, saati ve gösteriliyorsa saat dilimini birlikte kaydettim mi? Kendi not saatimi olayın zamanı yerine yazıyor muyum?
• Gerekçe: Olumsuz sonuçta açıklama veya neden kodu ne söylüyor? Görünmeyen bir alanı tahmin ederek doldurdum mu?

Anonim olay haritası: iki alıcı, iki sonuç

Varsayımsal bir işletme, aynı belgeyi A ve B olarak adlandırdığımız iki alıcıya gönderiyor. Gönderiye burada ÖRNEK-01 diyelim; bu, gerçek bir KEP ileti numarası biçimi değildir. Aşağıdaki satırlar örnekte görülen delillerin sadeleştirilmiş özetidir. Gerçek kişi, hesap veya teslim süresi kullanılmıyor.

Teslim edilememe kaydında ne yapmalı?

Örnekte B için doğru iş notu, “gönderi herkese ulaştı” değil, “A’ya teslim kaydı var; B için ret gerekçesi incelenecek” olur. Bu notu iş takibinde kullanabilirsiniz; delil dosyasının yerine koymayın. Bir ekip üyesi konuyu devraldığında hangi alıcı için işlemin açık kaldığını böylece anlayabilir.

BTK’nın gerekçe listesinde tanımsız alıcı, dolu posta kutusu ve teknik arıza gibi farklı durumlar bulunuyor. Bunlardan birini yalnız “teslim edilemedi” başlığına bakarak seçmeyin. Sağlayıcının ret kaydı, alıcı kişinin belgenin içeriğine itiraz ettiği anlamına da gelmez. İşlemin hangi aşamada kaldığıyla kayıtta yazan nedeni birlikte değerlendirin.

Adresle ilgili bir gerekçe varsa muhatabın açıkladığı KEP adresini yeniden kontrol edin. Teknik bir gerekçe varsa ilgili kayıtla sağlayıcınızın desteğine başvurun. Eksik delil gördüğünüzde “kesin ulaşmadı” diye karar vermek veya arka arkaya yeniden göndermek yerine mevcut gönderinin durumunu açıklığa kavuşturun. Yeniden gönderim gerekirse yeni iletiyi öncekiyle karıştırmadan ayrıca takip edin.

Teslim, okunma ve UETS tebliğini ayırın

Teslim kaydı ile okunma kaydı farklı olayları anlatır. KEP Yönetmeliğinin 12. maddesi, hesabın kontrolünü ve okunmuş sayılmayı ayrıca düzenler. Burada teslimi saptamak, okunma etiketlerinin bütün sonuçlarını veya belirli bir işteki hukuki süreyi hesaplamak anlamına gelmez.

UYAP’ın açıklamalarında KEP adresleri ile UETS adresleri ayrı tutuluyor. Bu nedenle KEP delilindeki teslim zamanına UETS’nin tebliğ süresi hesabını uygulamayın. Elinizdeki işlemin hangi sistemde yapıldığını önce belirleyin. Süreye bağlı bir başvuru veya uyuşmazlık söz konusuysa yalnız ekran etiketinden son gün hesabı çıkarmayın; işlemin dayanağı ve kayıtları birlikte incelenmelidir.

Destek talebini somut kayıtla hazırlayın

Sorun çözülemediyse sağlayıcınızın resmî destek kanalına göndereceğiniz notta ileti numarasını, sorun görülen alıcıyı, olay zamanını ve hata açıklamasını belirtin. “KEP gitmedi” yerine “gönderici kabulü var, bu alıcı için teslim kaydını bulamıyorum” gibi gözlemlenebilir bir durum yazın. Başka iletilerin bilgilerini ve ilgisiz ekleri paylaşmayın.

İletiyi ve ona bağlı delilleri sağlayıcınızın sunduğu dışa aktarma yöntemiyle birlikte saklayın; ekran görüntüsünü tek kayıt hâline getirmeyin. Bu rehber olayları eşleştirmeye yöneliktir; delil dosyasının teknik doğrulaması ayrı bir incelemedir. Mevcut iletinin sonucunu hesap sağlayıcınızla netleştirirken, yeni KEP başvurusu, yenileme veya toplu alım için e-imza.plus’tan bilgi alabilirsiniz.