KEP’i yanlış alıcıya gönderdiniz: Hangi kayıtları korumalısınız?

Yanlış alıcıya KEP gönderince ilk ne yapılmalı?

Yanlış alıcıyı fark ettiğinizde önce özgün gönderiyi, eklerini ve oluşan delilleri koruyun. Ardından hangi adrese ne gönderildiğini ve hangi aşamanın kayıtla doğrulandığını belirleyin. TÜRKKEP’in hatalı gönderim açıklamasına göre, gönderimde delil oluştuğu için KEP geri çekilemez veya iptal edilemez. Sonradan hazırlayacağınız açıklamayı eski iletiyi ortadan kaldıran bir işlem gibi görmeyin.

İlk sorunuz ‘nasıl silerim?’ yerine ‘hangi kayıtlar elimde?’ olsun. Kendi ekranınızdan bir kaydı kaldırmak, alıcıya ulaşmış içeriğin geri alındığını göstermez. Sağlayıcınızdan mevcut gönderinin durumunu sorarken gönderim kimliğini kullanın; yeni ileti gönderme kararını ise doğru muhatap, içerik ve gerekiyorsa hukuki değerlendirme netleştikten sonra verin.

Gönderim kabulünü teslim sonucu saymayın

BTK’nın birlikte çalışabilirlik esaslarında giden kutusu, reddedilmiş gönderileri de içerebilir. Gönderici sağlayıcının kabulü, alıcıya teslim ve okunmaya ilişkin deliller ayrı olayları anlatır. Bu yüzden yalnız giden kutusundaki satıra bakıp yanlış alıcının belgeyi gördüğüne veya henüz görmediğine karar vermeyin.

Olay notuna ekranın durum ifadesini, kontrol ettiğiniz zamanı ve ilgili delilin sonucunu ayrı yazın. Delil görünmüyorsa ‘teslim edilmedi’ yerine ‘teslim sonucu henüz doğrulanmadı’ kaydı düşmek daha doğru olur. Birden fazla alıcı varsa her biri için ayrı satır açın. Bir adresteki sonuç diğer adreslere de uygulanmaz. Gönderildi ve teslim edildi farkını ayrıntılı rehberden kontrol edebilirsiniz.

Özgün iletiyi ve gönderilen ek sürümünü ayırın

Çalışma klasörünüzdeki en son dosya, o gönderiye eklediğiniz dosya olmayabilir. Sağlayıcının sunduğu indirme veya dışa aktarma yoluyla özgün gönderiyi ve eklerini koruyun; ek adlarını ve sürümlerini bu gönderi üzerinden kaydedin. Bilgisayardaki düzeltilmiş belgeyi eski ekin yerine koymayın. Notlarınızı ayrı bir dosyada tutun.

BTK teknik metni, orijinal ileti kimliğini ve delil kimliğini ayrı alanlarda tanımlar. Aynı gönderiye bağlı kayıtları ileti kimliği üzerinden eşleştirin. Ekran görüntüsü, gördüğünüz durumu anlatan yardımcı bir nottur; indirilebilir özgün ileti ve delil dosyalarının yerine kullanılmamalıdır. Delil doğrulama rehberinde bu dosyaların kontrolü ayrıca açıklanır.

• Gönderi, ekler ve deliller için erişimi yalnız olayla ilgilenen kişilerle sınırlı bir klasör belirleyin.
• İndirilen özgün dosyaları düzenlemeyin; üzerinde çalışılacak kopyayı ayrı tutun.
• Notta her dosyanın nereden ve ne zaman alındığını, hangi gönderiye bağlı olduğunu belirtin.
• Sağlayıcıya destek talebi açacaksanız gereksiz belge içeriğini veya başka müşterilerin bilgilerini paylaşmayın.

Yanlış adres ile doğru muhatabı ayrı doğrulayın

Gönderi kaydındaki alıcı adresini olduğu gibi alın. Ardından aslında ulaşmak istediğiniz kişi veya kurumun adresini ayrıca doğrulayın. PTT’nin 31.10.2025 tarihli kılavuzu, kurumsal sorguda KEP adresi, kurum adı, vergi numarası ve MERSİS/DETSİS gibi bilgilerle aramayı açıklar. Benzer unvanlı birden fazla sonuç varsa sorguyu ek bilgiyle daraltın.

Kılavuz ayrıca kişisel adresin görünürlüğünün hesap sahibinin tercihine bağlı olabileceğini belirtir. Rehberde sonuç çıkmaması tek başına adresin olmadığı anlamına gelmez. Açık ve aktif hesap görünmesi de seçtiğiniz kişinin sizin işleminizin doğru muhatabı olduğunu tek başına kanıtlamaz. Muhatap eşleştirmesini ve teyit kaynağını birlikte not edin; belirsizlikte aynı adresi yeniden kullanmayın. Ayrıntılar için alıcı sorgulama rehberine geçebilirsiniz.

Doldurulabilir olay kayıt formu

Aşağıdaki formu kurum içi çalışma kaydınıza kopyalayabilirsiniz. Köşeli parantezleri kendi kayıtlarınızla doldurun; bilmediğiniz alanlara tahmin yazmayın. Birden fazla gönderi veya alıcı varsa tabloyu çoğaltın. Bu form, hangi bilginin doğrulandığını ve hangisinin beklediğini gösteren bir takip aracıdır.

Örnek: Benzer unvanlı iki kuruma karışan gönderi

Bu kurgu örnekte bir işletme, hizmet mutabakatını göndermek isterken benzer unvanlı başka bir kurumu seçiyor. Hata fark edildiğinde ekranda yalnız sağlayıcının kabul kaydı görülüyor. Çalışan olay formuna yanlış adresi, özgün ileti kimliğini ve gönderilen ‘mutabakat-v2.pdf’ dosyasını kaydediyor; teslim alanına henüz doğrulanmadığını yazıyor.

Doğru kurumun adresi ayrıca teyit ediliyor. Yeni gönderi kararı verilirse bu işlem ayrı kayda alınıyor; ilk dosya ve deliller korunuyor. Sonradan teslim delili gelirse ilk olayın durumu, delilin zamanı belirtilerek güncelleniyor. Böylece ‘doğru yere de gönderdik’ açıklaması ilk olayın kaydını silmiyor; hangi muhataba hangi sürümün gönderildiği izlenebiliyor.

Sonraki iletiyi ayrı bir işlem olarak hazırlayın

Bir açıklama veya düzeltme iletisi göndermek, ilk gönderinin bütün hukuki sonuçlarını kendiliğinden kaldırdığı anlamına gelmez. İhtar, fesih, itiraz veya süreye bağlı bir işlem söz konusuysa yeni metnin ne söyleyeceği ve hangi kanaldan iletileceği dosyanın koşullarıyla değerlendirilmelidir. Bu rehberden bir süre hesabı ya da hukuki sonuç garantisi çıkarılmamalıdır.

1. Yeni iletinin amacını belirleyin: doğru muhataba ilk gönderim mi, önceki hatayla ilgili açıklama mı? Bunları aynı işlemmiş gibi değerlendirmeyin.
2. Alıcı ve bilgi alanlarını yeniden kontrol edin. Eski gönderiyi kopyalarken yanlış adresin otomatik taşınmadığından emin olun.
3. Metin ve eklerin birlikte doğru sürüm olduğunu kontrol edin. Önceki iletiye atıf gerekiyorsa konu, tarih ve ileti kimliğini yetkili kişinin incelemesiyle kullanın.
4. Yanlış muhataba yapılacak açıklamada gereksiz ekleri yeniden göndermeyin; paylaşılan bilgiyi büyütmeyecek içerik hazırlayın.
5. Yeni gönderinin kimliğini, ek sürümünü ve delillerini ayrı kaydedin. Eski olayla bağlantıyı kurum içi formda gösterin.

Destek talebinde hangi bilgileri verin?

Teknik destekten, belirli ileti kimliği için hangi delillerin oluştuğunu, bunlara nasıl erişileceğini ve ekranda belirsiz kalan durumun neyi anlattığını sorun. Destek başvuru numarasını da olay formuna ekleyin. Hesap parolanızı, e-imza PIN’inizi veya gereksiz kişisel belgeleri paylaşmayın.

Gönderide kişisel veri veya ticari sır bulunuyorsa konuyu yalnız adres düzeltme işi olarak bırakmayın; kurumunuzdaki ilgili sorumluya gecikmeden taşıyın. Kişisel veri söz konusuysa bildirim yükümlülükleri ve alınacak önlemler de kurumun yetkili kişileri tarafından değerlendirilmelidir. Teknik destek kaydı açılması, bu değerlendirmenin tamamlandığı anlamına gelmez.

Yeni KEP başvurusu veya hesap yenileme ihtiyacınız da varsa e-imza.plus ile görüşebilirsiniz. Mevcut yanlış gönderinin durumunu ise hesabınızın sağlayıcısından ileti kimliğiyle takip edin; farklı bir hesap açmayı eski gönderiyi geri alma yolu olarak değerlendirmeyin.