Özel entegratör kullanırken mali mühür ne zaman gerekir?

Entegratörün faturayı onaylaması bütün işlemleri kapsamaz

Özel entegratör kullanırken mali mühür ihtiyacı yaptığınız işleme göre değişir. Faturalarınızın entegratörün mali mührüyle onaylanmasına izin verebilirsiniz; ancak bu izin, işletmenizin başvuru ve hesap işlemlerinde kendi sertifikasına hiç ihtiyaç duymayacağı anlamına gelmez. Önce başvuru, hesap açılışı, günlük belge onayı ve hesap kapatma adımlarını ayırın.

509 Sıra No.lu Tebliğin V.2 ve V.9 bölümleri, özel entegratörün mührüyle belge onayına imkân tanıyor. Bu nedenle her faturada işletmenin USB kartının bilgisayara takılması gerektiğini söylemek de doğru olmaz. Yanıtı yalnız paket adından çıkarmayın: Hangi işlem yapılacak, kimin sertifikası kullanılacak ve buna ilişkin yetki nerede kayıtlı?

Sertifika başvurusuyla e-fatura başvurusunu ayırın

Kamu SM üzerinden mali mühür almak, sertifika edinme işlemidir. Kamu SM'nin süreç sayfası, e-fatura ve e-defter başvurularının ayrıca yapılacağını açıklıyor. Dolayısıyla kartın teslim edilmesiyle entegratör sözleşmesinin tamamlanmasını aynı kontrol satırına yazmayın. Sertifika başvuru kaydınızı, e-fatura hizmet sözleşmenizi ve hesap açılış sonucunu ayrı saklayın.

GİB'in e-Fatura Başvuru sayfasındaki elektronik başvuru açıklaması, tüzel kişiler için mali mührü; gerçek kişiler için nitelikli elektronik sertifika veya mali mühür seçeneğini belirtiyor. Başvuru sahibinin türünü doğru tespit edin. Şirket yetkilisinin kişisel e-imzasını, şirketin mali mührüyle her işlemde birbirinin yerine kullanılabilecek araçlar gibi değerlendirmeyin.

Mart 2017 tarihli başvuru kılavuzu, başvuru ve kullanım yöntemlerini ayırmaya yardımcı olur; eski ekranları ve Java anlatımlarını bugünün evrensel kurulum talimatı olarak kullanmayın. Entegratörünüzden mevcut kaydınıza uygun başvuru yolunu isteyin.

Sözleşmedeki onay iznini bulun

Haziran 2026 tarihli özel entegrasyon kılavuzunun 2.2 bölümü, kullanıcı hesabıyla yapılabilecek işlemlerin sözleşmede açıkça belirtilmesini istiyor. Paneldeki bir 'gönder' düğmesi, bu kapsamı tek başına anlatmaz. Başvuru dosyanızı incelerken aşağıdaki soruların karşılığını sözleşmede veya sağlayıcının yazılı açıklamasında bulun.

Hizmeti hangi şirketin sunduğunu da kontrol edin. GİB'in e-Fatura Özel Entegratörler Listesi ile sözleşmedeki hizmet sağlayıcının ticaret unvanını karşılaştırın. Satış ve başvuru desteğini aldığınız işletme ile teknik hizmeti sunan özel entegratörün rolleri farklı olabilir.

• İzin yalnız e-faturayı mı kapsıyor, başka hangi belge türleri ayrıca belirtilmiş?
• Belge hangi sertifikayla onaylanıyor; bu tercih sözleşmenin hangi maddesinde veya ekinde kayıtlı?
• İşletme içinde faturayı hazırlayan kişiyle gönderme yetkisi bulunan kişi aynı mı?
• Hizmetten ayrılırken hesap ve yetki kayıtlarının nasıl kapatılacağı açıklanmış mı?

İşlem bazında sertifika gereksinim tablosu

Tabloyu kendi işletmeniz için doldururken her satıra ilgili sözleşme maddesini veya destek yanıtını ekleyin. Belirsiz hücreyi 'gerekmiyor' diye tamamlamayın. Aynı sağlayıcıda bütün işlemlerin aynı onay yöntemiyle yürüdüğünü varsaymak, özellikle hizmet değişikliği sırasında eksik hazırlığa yol açabilir.

Hesap açma ve kapatmada istisnanın kapsamını doğrulayın

GİB kılavuzunun 5.2 ve 5.3 bölümleri, hesap açma ve iptal belgelerinde entegratörün ve müşterinin mali mührünü tarif ediyor. VUK 507 kapsamındaki müşteriler için ise müşteri mali mührünün aranmadığı ayrı akış açıklanıyor. Bu ayrımı genel bir 'mühürsüz kullanım' vaadine dönüştürmeyin; işletmenizin hangi kapsamda işlem gördüğünü sağlayıcıya teyit ettirin.

Kayıt işlemini başlatmakla tamamlamak da farklıdır. Kılavuzun 2.2 bölümüne göre, entegratörün bildirimine GİB'den olumlu yanıt gelmesiyle hesap etkinleşir. Sözleşmenin imzalı olması veya panel parolasının verilmesi bu yanıtın yerine geçmez. Burada aranacak kanıt, başvurunun hangi aşamada bulunduğunu açıklayan sonuç kaydıdır.

Kart kullanılmayan günlük işlemden genel sonuç çıkarmayın

Örnek olarak, bir limited şirketin günlük faturalarının verdiği izinle entegratörün mührü üzerinden onaylandığını düşünün. Çalışanlar faturaları hazırlarken şirket kartını kullanmıyor olsun. Bu gözlem yalnız o günlük işlemi anlatır. Aynı şirket sağlayıcı değiştireceğinde, eski hesabın kapatılması ve yeni hesabın açılması için gereken onayları ayrı planlamalıdır.

Fiziksel kartla sertifika ihtiyacını da ayırın. Kamu SM, akıllı kart ve HSM üzerinde sertifika kullanımını farklı seçenekler olarak açıklıyor. İşlemin işletmeye ait sertifika gerektirmesi, her koşulda çalışanın bilgisayarına USB takılacağı anlamına gelmez. Kullanılan altyapı bilinmeden cihaz talimatı vermek yerine, imzalama işleminin nerede ve kimin kontrolünde yapılacağını sorun.

Yetkili kişinin değişmesi durumunda ise doğrudan 'yeniden kart takılmalı' sonucuna atlamayın. 509 Sıra No.lu Tebliğ, yetkililerin belirlenmesini ve bilgilerinin bildirilmesini düzenliyor. Bildirimin uygulanacağı kanal ve istenen belgeler, yapılacak işlem için ayrıca doğrulanmalıdır.

Sağlayıcıdan işlem adıyla yanıt isteyin

Başvuru ve mali mühür tedarik ihtiyacınızı netleştirmek için kullanım yönteminizi e-imza.plus ile paylaşabilirsiniz. Kamu SM üzerinden yürütülen sertifika üretimi, entegratörün hesap işlemleri ve verdiğiniz onay izni ayrı süreçlerdir; destek talebinizi ihtiyaç duyduğunuz adıma göre hazırlayın.

1. Talebinizi adlandırın: ilk başvuru, hesap açma, günlük fatura onayı, yetkili güncelleme veya hizmetten ayrılma. Tek mesajda farklı işlemleri aynı soruya sıkıştırmayın.
2. Mükellef türünüzü, mevcut kullanım yönteminizi ve ilgili belge uygulamasını belirtin. Kimlik, parola veya PIN eklemeden hangi kaydın kontrol edilmesini istediğinizi anlatın.
3. Yanıtta kullanılacak sertifikayı, işlemi onaylayacak tarafı, dayanak sözleşme maddesini ve tamamlanma kaydını isteyin. 'Paketiniz bunu kapsıyor' yanıtı belirsizse işlem özelinde açıklama talep edin.
4. Yanıtı tarihli kontrol notunuza ekleyin. e-fatura için doğruladığınız sonucu e-defter veya başka bir e-belge uygulamasına otomatik taşımayın; o uygulamanın gereksinimini ayrı inceleyin.