Yeni bir e-dönüşüm bayisi ilk müşterisini görüşmeden kullanım kontrolüne nasıl götürür?

İlk müşteride bütün ürünleri değil, yapılacak işi netleştirin

Yeni bir e-dönüşüm bayisinin ilk müşteride izleyeceği yol şudur: ihtiyacı müşteriye teyit ettirmek, teklif kapsamını belirlemek, başvuruyu doğru sağlayıcıya devretmek ve kararlaştırılan kullanım sonucunu kontrol etmek. Kartın teslim edilmesi veya bir hesabın açılması bütün işlemlerin tamamlandığını göstermez. Her aşamayı ayrı kapatın; gözlemediğiniz sonucu başarılı saymayın.

Tek bir temsili müşteriyle ilerleyelim: Örnek İşletme A, hizmet veren küçük bir işletme olsun. İlgili kişinin mevcut e-imzası yok; bir PDF belgesini kişisel e-imzasıyla imzalamak istiyor. İşletme, mevcut mali mührü ve Paraşüt üzerinden e-fatura hesabı olduğunu söylüyor. Ek talebi, yeni personelin fatura taslağını doğru hazırlayıp hazırlamadığını kontrol etmek. Bunlar senaryo varsayımlarıdır; herhangi bir şirket türünün otomatik ürün zorunluluğu anlamına gelmez.

Bu görüşmeden yeni mali mühür, yeni KEP veya yeni e-fatura aboneliği satışı çıkarmayın. Mevcut ürünlerin durumunu ve yapmak istenen işlemi ayrıca değerlendirin. E-imza talebinde belgeyi kimin, hangi uygulamada ve hangi amaçla imzalayacağı açıklığa kavuşmalı; temsil yetkisi yalnız sertifika sahibi olmakla varsayılmamalı.

• Ürün ihtiyacını B05 ihtiyaç tablosuyla belirleyin

Görüşme notunu müşterinin onaylayabileceği bir kapsam hâline getirin

Örnekte bayi, bir kişilik e-imza başvuru yönlendirmesi ile belirlenen bilgisayarda kurulum desteğini teklif ediyor. Fatura tarafında yalnız mevcut hesaptaki taslak hazırlama ve önizleme akışı incelenecek. Entegratör değişikliği, geçmiş belgeleri taşıma ve müşteri adına gerçek fatura gönderme bu görüşmenin kapsamına alınmıyor.

Müşteriye kısa bir özet gönderin: “E-imza için başvuru yönlendirmesi ve belirlenen uygulamada kullanım kontrolü yapacağız. Fatura tarafında taslak hazırlama adımını inceleyeceğiz; gerçek gönderimi bu çalışmada yapmayacağız.” Müşterinin kabul ettiği kapsamı ve tarihini kaydedin. Bir destek görüşmesine verilen onay, müşteri adına imza atma veya mali işlem yapma yetkisi olarak kullanılmamalı.

Teklif aşamasındaki bilgileri başvuru dosyasıyla karıştırmayın. Kimlik belgesi, hesap parolası veya PIN istemeden ürün, işlem, mevcut hesap ve destek ihtiyacını netleştirebilirsiniz. Bilgilerin hangi aşamada gerektiği için ayrı B09 rehberini kullanın; burada aynı veri toplama şablonunu yeniden kurmaya gerek yok.

Başvuruyu sağlayıcıya devredin; özel adımları müşteriye bırakın

Bayi, kendi sözleşmesinde ve iş ortaklığı kapsamındaki görevlerini önce belirlemeli. Satış veya kurulum desteği verebilmek, sertifika üreticisi olmak ya da bütün kimlik doğrulama işlemlerini üstlenmek anlamına gelmez. BTK açıklamaları sertifika sahibiyle elektronik sertifika hizmet sağlayıcısını ayırır. Başvuru için seçilen sağlayıcının güncel resmî kanalını esas alın.

E-Güven’in kamuya açık formu, başvuru akışında müşteri bilgileri ve kimlik doğrulama gibi ayrı aşamalar gösterir. Bu, o sağlayıcının incelenen örneğidir; diğer sağlayıcılar için aynı ekran veya yöntem vaat edilmez. Devir notuna yalnız başvuru referansı, görünen aşama, teyidin kaynağı ve sıradaki iş yazılır. Sipariş ve teslimat ayrıntıları için B13’teki aşama ayrımına başvurun.

Kimlik doğrulamasını müşteri tamamlar; PIN, hesap şifresi ve tek kullanımlık kodları kendisi girer. Bayi PIN ya da kodu mesajla istemez, takip notuna yazmaz. Kamu SM’nin mali mühür rehberi de PIN’in güvenli muhafazasını kart sahibinin sorumluluğu olarak açıklar; oradaki PIN akışı bütün e-imza kartlarına uygulanacak ortak prosedür değildir.

Bu örnekte uzaktan destek gerekiyorsa hangi ekranlara bakılacağı önceden açıklanır. Gizli bilgi girileceği anda uzaktan görüntüleme ve kontrol bağlantısı sonlandırılır; müşteri adımı tamamladıktan sonra yeni onayıyla destek yeniden açılır. Bu, önerilen çalışma yöntemidir; belirli bir mevzuat maddesinin birebir ekran talimatı olarak sunulmaz.

• Görevleri PIN ve şifre almadan takip etme rehberi

Tek müşterinin doldurulmuş işlem kaydı

Aşağıdaki kayıt tamamen temsilidir. Adımların tek günde biteceği, sağlayıcının başvuruyu kabul edeceği veya aynı bilgisayarda her uygulamanın çalışacağı iddia edilmez. Amaç, hangi kaydın hangi sonucu desteklediğini göstermektir. Kendi kaydınızda tarih ve teyit kaynağını gerçekten gözlediğiniz bilgiyle doldurun.

Tablodaki “PDF Uygulaması / Örnek-1” temsili bir uygulama ve sürüm etiketidir, ürün önerisi değildir. Gerçek kullanım kaydına müşterinin kullandığı yazılımın adı ve tam sürümü yazılır.

E-imza kontrolünde belgeyi ve uygulamayı birlikte kaydedin

Müşteriyle, üzerinde yalnız kurulum kontrolü amacı yazan, kişisel veri, sipariş veya sözleşme içermeyen bir örnek belge hazırlayın. İmza işlemini müşteri kendi PIN’iyle gerçekleştirir. Dosyayı yeniden açarak imza durumunu inceleyin; yalnız ekranda bir imza görseli oluşmasını başarı ölçütü kabul etmeyin.

Kontrol kaydında uygulama ve sürüm, belgenin zararsız test adı, kontrol tarihi ve görülen sonuç yer alsın. Dosya imzalanamadıysa veya doğrulama sonucu açıklanamıyorsa “kullanıma hazır” yazmayın. Hangi adımda kalındığını sağlayıcının veya uygulamanın destek kanalına taşıyın. Bir PDF uygulamasındaki başarı, UYAP ya da başka bir portal için yapılmış test değildir.

Fatura taslağı, test ortamı ve gerçek gönderim ayrı sonuçlardır

GİB, e-faturadan yararlanma yöntemlerini portal, entegrasyon ve özel entegrasyon olarak ayırır. Önce müşterinin hangi yöntemi kullandığını belirleyin. Bu örnekte Paraşüt seçilmesi bütün müşteriler için aynı ürünün veya adımların uygun olduğu anlamına gelmez.

Paraşüt’ün incelenen kullanım rehberinde faturayı kaydetme, elektronik resmileştirme ve gönderim öncesi resmî olmayan önizleme farklı adımlardır. Örnekte yalnız taslak ve önizleme karşılaştırılır. Bunun sonucuna “fatura gönderimi test edildi” yazılamaz.

Sağlayıcı ayrı bir test ortamı sunuyorsa ortam adresi, izinli hesap ve izinli örnek alıcı önce sağlayıcıyla doğrulanır. Böyle bir ortamın her abonede bulunduğunu varsaymayın. Yoksa sırf kurulum denemesi için gerçek fatura oluşturmayın. Gerçek bir işlem gerektiğinde yetkili kullanıcı ve muhasebe sorumlusuyla ilk gerçek gönderimin kontrolünü ayrıca planlayın; gönderme, alma ve arşiv ölçütleri için F02 rehberini kullanın.

Aynı iş akışının boş kontrol listesi

Bu liste yeni bir genel müşteri veri formu değildir; bir müşteride hangi işin kapanabildiğini gösteren kısa takip kaydıdır. PIN, parola, tek kullanımlık kod veya gereksiz kimlik belgesi eklemeyin. Erişimi görevi olan kişilerle sınırlandırın; kayıt türüne göre saklama ve silme kararını ayrıca belirleyin. KVKK’nın veri güvenliği açıklamaları, yetkisiz erişimi önleme ve uygun teknik/idari tedbirler için temel çerçeveyi verir.

Kapanış mesajında açık işi de söyleyin

Temsili müşteriye kapanış şöyle yapılabilir: “Belirttiğimiz PDF uygulamasında örnek belgenin imzalanması ve sonucu kontrol edildi. Mevcut e-fatura hesabındaki taslak önizlemesi incelendi. Gerçek fatura gönderimi, alımı ve arşivden geri açma kontrolü yapılmadı; bu adımı ilk gerçek işlem için ayrıca planlayacağız.” Böylece tamamlanan destek ile henüz denenmemiş işlem birbirine karışmaz.

Yeni bayiliğinizde sunmak istediğiniz ürünleri ve üstlenebileceğiniz destek işlerini paylaşın. İlk müşterinizde hangi görevleri sizin, hangilerini müşterinin ve ilgili sağlayıcının yürüteceğini bayilik görüşmesinde netleştirelim.