Basit usul ve işletme hesabında 2027 e-Arşiv hazırlığı nasıl yapılır?

Kısa cevap: Erişimden muhasebeye kadar beş aşamayı hazırlayın

2027 e-Arşiv hazırlığını yalnız bir hesap açmak olarak düşünmeyin. Doğru mükellef adına erişim, faturayı hazırlayıp onaylama, müşteriye ulaştırma, muhasebeye aktarma ve arşivden geri açma aşamalarına birer sorumlu belirleyin. Hazırlık, ilk gerçek faturanın bu zincirin tamamından geçebildiği görüldüğünde işe yarar; programın açılması tek başına yeterli değildir.

589 sayılı Tebliğle değişen 509 sayılı Tebliğin IV.2.4.3 bölümü uyarınca, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanların faturaları, 1 Ocak 2027’den itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv olarak düzenlenir. V.7 ve VIII bölümlerindeki istisnalar saklıdır. Bu tarih, başka nedenle daha önce doğmuş yükümlülükleri ertelemez.

Bu yazı, faturanın nasıl hazırlanıp teslim edileceğini planlamaya yöneliktir. Her satışın mutlaka faturayla belgeleneceği veya bu grupların tamamının e-faturaya kaydolacağı sonucunu çıkarmaz. Kullanılan diğer belgeler ile mükellefin özel durumunu mali müşavirinizle ayrıca değerlendirin.

Mükellefiyetinizi ve e-fatura durumunuzu ayrı doğrulayın

İlk çalışma notuna mükellefin adını, vergi kimliğini, güncel kazanç veya defter esasını ve mevcut elektronik belge kaydını yazın. Eski bir yılın vergi levhasından ya da işletmenin küçük olmasından hareketle basit usul varsaymayın. Yıl içinde faaliyet veya defter esası değişmişse hazırlığın hangi kayıt durumuna göre yapıldığını belirtin.

2027 e-Arşiv hazırlığının yanında faaliyetinizin ayrıca e-faturaya geçiş gerektirip gerektirmediğini interaktif e-faturaya geçiş rehberi ile ön değerlendirebilirsiniz. Rehber geçiş kapsamını ve zamanı değerlendirmeye yardımcı olur; e-Arşiv faturası oluşturmaz, portal hesabı açmaz veya muhasebe kaydı yapmaz. Sonucu kendi faaliyet ve dönem kayıtlarınızla teyit edin.

Kullanacağınız portalı ve erişim yolunu netleştirin

Uygulamaya dahil olmayanlara yönelik GİB belge düzenleme portalı ile kayıtlı uygulamanın portal başvurusu aynı işlem değildir. GİB’in ilgili düzenleme kılavuzu ilk yol için kullanıcı kodu ve şifreyle erişimi, sertifika edinmeden GİB üzerinden onayı açıklar. Kamuya açık giriş ekranı da interaktif şifreyle giriş olarak adlandırılır. Başlıktaki eski parasal tutarları bugünkü kapsam ölçütü sanmayın.

Buna karşılık Mayıs 2026 tarihli e-Arşiv Başvuru Kılavuzunun 2.3 bölümündeki kayıtlı uygulama başvurusu elektronik imza araçlarıyla yapılır. Bu iki akışı karıştırarak yalnız 2027 tarihi nedeniyle herkese mali mühür veya e-imza satın alma adımı eklemeyin. Hangi uygulamada bulunduğunuzu ve hangi yöntemi kullanacağınızı önce kesinleştirin.

İşletmenin hazırlık sorumlusu, kullanılacak resmi giriş adresini kaydetsin; yetkili kişi kendi erişimini ve kayıtlı telefonuna ulaşabildiğini kontrol etsin. Şifre ve tek kullanımlık kodları ortak çalışma tablosuna yazmayın. Çalışan görev değiştirirse erişimin nasıl yönetileceğini önceden belirleyin. Özel entegratör seçilmişse kullanıcı yetkileri, belge indirme ve destek başvurusu yollarını ayrıca deneyin.

Belge hazırlığını onay ve teslimden ayırın

Sık kullanılan ürün veya hizmet açıklamalarını, müşteri bilgilerini ve gerekli vergi seçimlerini mali müşavirinizle gözden geçirin. Otomatik gelen alanların her işlem için doğru olduğunu varsaymayın. Faturayı hazırlayan kişi ile son kontrolü yapan kişiyi mümkünse ayırın; tek kişinin çalıştığı işletmede aynı kontrol listesini onaydan hemen önce yeniden okuyun.

GİB düzenleme kılavuzunda taslak, onay ve indirme ayrı aşamalardır. Bu nedenle taslakta görünen bir numarayı tamamlanmış fatura diye müşteriye bildirmeyin. Onay sonucunu kontrol edip elektronik dosyayı ve görüntüsünü alın. Eğitim için gerçek olmayan satış faturası oluşturmayın; ekranları inceleyin, varsa sağlayıcının eğitim ortamını kullanın ve son kontrolü ilk gerçek işlemde yapın.

Müşterinin unvanı veya adı, gerekli kimlik ve adres bilgileri, mal veya hizmet satırları, tarih ve toplamlar için kısa bir kontrol sırası oluşturun. Vergi uygulaması belirsizse yalnız ekranın kabul ettiği seçeneği işaretlemek yerine doğru işlemi netleştirin. Onay sonrasında yanlışlık fark edilirse aynı satışa gelişigüzel ikinci fatura üretmeden ilgili düzeltme yolunu belirleyin.

Müşteriye teslimi ve muhasebeye aktarımı ayrı izleyin

GİB’in V.5.2 düzenlemesi alıcıya kâğıt veya elektronik teslimi ve düzenleyenin elektronik nüshayı saklamasını ayrı ele alır. İnternet satışları gibi özel kuralları ayrıca kontrol edin. Elektronik teslimde yalnız ekran fotoğrafıyla yetinmeyin; kullanılan yönteme uygun dosya ve görüntüyü iletin. Müşteriye verilen çıktı, elektronik düzenleme sürecinin yerine geçen matbu fatura değildir.

Hazırlık sırasında müşteriden alınacak teslim adresini, gönderimi yapacak kişiyi ve başarısız gönderimlerin takip yerini belirleyin. Örneğin yanlış e-posta adresi fark edildiğinde aynı faturanın doğru muhataba yeniden ulaştırılması ile yeni fatura düzenlenmesini birbirine karıştırmayın. Teslim kaydını belge numarasıyla eşleştirin; kişisel bilgileri gereksiz kişilerle paylaşmayın.

Muhasebeye aktarım için dosya biçimini, paylaşılacak güvenli kanalı, işletme içi aktarım sıklığını ve teslim alındı kontrolünü mali müşavirinizle kararlaştırın. Portaldan indirme, belgenin muhasebe programına veya Defter-Beyan kayıtlarına kendiliğinden işlendiğini kanıtlamaz. Aktarılan belge listesi ile karşı tarafta alınan listeyi karşılaştırın; eksik, mükerrer ve düzeltme bekleyenleri ayrı işaretleyin.

Sorumluluğu belirlenmiş hazırlık planını doldurun

Aşağıdaki planı işletmenizin kişi adları ve kendi hedef tarihleriyle doldurun. Sorumlu sütunundaki roller birer öneridir; mali müşavire iş devri yapıldığı anlamına gelmez. Her aşama için tamamlandı işaretinden önce son sütundaki kanıtı arayın.

İlk gerçek faturada süreci baştan sona sınayın

Örneğin işletme hesabına göre defter tutan bir dükkânda faturayı çalışan hazırlıyor, işletme sahibi kontrol ediyor ve dosyaları muhasebeye başka biri gönderiyorsa üç kişinin de aynı belge numarasını izlemesi gerekir. İlk faturanın taslakta kalması veya yalnız müşteriye gönderilip muhasebeye ulaşmaması, hazırlık tablosunda farklı eksikler olarak görünmelidir.

509 sayılı Tebliğin VI bölümü doğrultusunda düzenleyen, elektronik belgeyi gerekli bileşenleriyle saklamalıdır; yalnız çıktı saklamak yeterli değildir. Yedekten geri açmayı da deneyin. Portal kesintisi veya erişim sorunu oluşursa hata ve zamanı kaydedip resmi duyuruları kontrol edin; kâğıt düzenleme istisnasını kendiliğinden uygulanabilir kabul etmeyin.

5 Kasım 2026 tarihli GİB duyurusu, özel entegratörler ve doğrudan entegrasyon kullananlar için yeni raporlama uygulamasının testini anlatır; üretime geçiş tarihi ayrıca duyurulacaktır. Bu teknik çalışmayı 1 Ocak 2027 kapsam tarihinin değiştiği şeklinde yorumlamayın. Yıl sonu yaklaşırken ilgili duyuruları yeniden kontrol etmeyi hazırlık sorumlusunun görevlerine ekleyin.

1. Doğru mükellef ve belge türünü teyit edin; ilk gerçek satışın bilgilerini kontrol ederek faturayı tamamlayın.
2. Onay sonucunu görün; belgenin elektronik dosyasını ve okunabilir görüntüsünü indirin.
3. Belgeyi uygun yöntemle müşteriye ulaştırın ve teslim kaydını aynı numarayla eşleştirin.
4. Muhasebe aktarımını tamamlayıp karşı tarafta dosyanın alındığını ve açılabildiğini teyit edin.
5. Arşivdeki dosyayı yeniden bulun, açın ve gerekli doğrulama bileşenlerinin korunduğunu kontrol edin; eksikleri sorumlusuyla kaydedin.