E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

E-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark nedir?

E-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark; faturanın kime, hangi kayıt durumu ve iletim yöntemiyle düzenlendiğidir. Satıcı ve alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, mevzuattaki istisnalar dışında aralarındaki fatura e-Fatura olur. e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına dahil satıcı, e-Fatura kaydı olmayan işletmeye veya tüketiciye ise e-Arşiv Fatura düzenler.

Her ikisi de fatura niteliğindedir; biri diğerinin daha az geçerli sürümü değildir. e-Arşiv yalnız bireysel müşteriler için kullanılmaz, e-Fatura kaydı bulunmayan işletmeler de e-Arşiv Fatura alabilir. Ayrıca e-Arşiv Fatura düzenleyebilmek, tek başına e-Fatura sistemine kayıtlı olduğunuzu göstermez. Belgeyi seçerken yalnız müşterinize değil, kendi kayıt durumunuza da bakmalısınız.

E-Fatura ve e-Arşiv Fatura karşılaştırma tablosu

Aşağıdaki tablo olağan yurt içi işlemleri karşılaştırır. İhracat, internet satışı ve özel belge süreçlerinde ilgili ek kurallar ayrıca uygulanır. Belgenin PDF görünümünden veya kullandığınız programın adından kayıt durumunuzu çıkarmayın.

Hangi müşteriye hangi fatura kesilir?

Önce satıcının, ardından alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin. VKN veya TCKN’nin doğru olması ile alıcının e-Fatura sisteminde kayıtlı olması aynı kontrol değildir. Kayıtlı alıcıya gönderimde posta kutusu etiketi de doğru seçilmelidir; alıcı kaydı ve etiket kontrolü rehberi bu adımı ayrıntılandırır.

E-Arşiv Fatura kesiyorum; e-Faturaya geçmiş sayılır mıyım?

Hayır. Burada iki ayrı durum var. 509 sayılı Tebliğin IV.2.2 bölümü, e-Arşiv uygulamasına dahil olmanın koşullarını düzenler ve e-Fatura uygulamasına dahil olmayı da bu koşullar arasında sayar. IV.2.4.3 bölümü ise e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin belirli faturalarını e-Arşiv olarak düzenlemesini ayrıca ele alır.

Bu ikinci kapsamda GİB’in e-Belge düzenleme portalından veya bu portala entegre olarak izin almış özel entegratörün sisteminden fatura oluşturabilirsiniz. Bu işlem, e-Fatura başvurusunun tamamlandığını ya da geçiş yükümlülüğünün kendiliğinden yerine getirildiğini kanıtlamaz. Bir panelin açılması veya faturada e-Arşiv yazması, e-Fatura kayıt kontrolünün yerine geçmez.

Örneğin e-Fatura kaydı olmayan bir işletmenin portal üzerinden müşterisine e-Arşiv Fatura düzenlediğini düşünün. İşletme e-Arşiv Fatura düzenlemiştir; ancak buradan e-Fatura katılımcısı olduğu sonucu çıkmaz. Faaliyet ve hasılat nedeniyle ayrıca e-Faturaya geçmesi gerekiyorsa bu yükümlülük devam eder. Kendi durumunuzu e-Faturaya geçiş kontrol aracıyla ayrı değerlendirin.

2026 ve 2027 e-Arşiv kuralları bu farkı değiştiriyor mu?

E-Arşiv düzenleme kapsamının genişlemesi, iki uygulamayı aynı hale getirmiyor. 26 Ekim 2026’da incelenen güncel 509 sayılı Tebliğin IV.2.4.3 bölümünde, e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler için şu ayrım bulunuyor: Aşağıdaki bütün gruplarda Tebliğin V.7 ve VIII bölümlerindeki istisnalar saklıdır.

• Basit usul ve işletme hesabı grubu dışındaki kapsama giren mükelleflerin düzenleyecekleri faturalar, 1 Ocak 2026’dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir.
• Ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL’yi aşan faturalar bu kapsamdadır. Tam 3.000 TL ile 3.000 TL’yi aşan tutar aynı değildir.
• Bu ikinci grupta da 1 Ocak 2027’den itibaren faturanın tutarına bakılmaz.

Gönderim farkı: e-posta ile PDF göndermek yeterli mi?

E-Faturada faturanın uygulama üzerinden iletilmesi gerekir. Müşteriye ayrıca PDF görüntüsü göndermek kolaylık sağlayabilir; fakat yalnız e-posta göndermek e-Fatura iletimini tamamlamaz. Faturanın programda oluşturulması, sisteme gönderilmesi ve iletim sonucunun alınması ayrı aşamalardır.

E-Arşiv Faturada genel kural alıcının talebine göre elektronik veya kâğıt teslimdir. Bununla birlikte internet üzerinden yapılan satışlarda ilgili e-Arşiv Faturanın elektronik ortamda iletilmesi gerekir. Dolayısıyla e-Arşivin her zaman yalnız e-postayla gönderildiği veya her durumda kâğıt verilebileceği söylenemez.

İptal ve itirazda aynı yolu kullanabilir miyim?

Belgenin e-Fatura veya e-Arşiv olması, kullanılacak işlem ekranını ve izlenecek yanıtı etkiler. E-Faturada senaryo da önemlidir; ticari senaryodaki ret yanıtını bütün faturalar için ortak bir iptal düğmesi gibi düşünmeyin. E-Arşivde de iptal talebi oluşturulması, talebin kabul edilmesi ve faturanın işlem durumunun değişmesi aynı aşama değildir.

Yanlış belgeyi panelden silmek veya yeni bir PDF üretmek, resmî iptal ya da itiraz sürecini tamamlamaz. Belge kimliği, iletim tarihi, işlem türü ve karşı tarafın yanıtını birlikte izleyin. Süre ve yöntem için ilgili GİB kılavuzunu esas alın; iptal talebinin neden tamamlanmadığını anlatan rehberimizde düzenleyen ve alıcının ayrı kontrolleri bulunuyor.

Saklama farkı: çıktı almak arşiv oluşturmak değildir

Düzenleyen, elektronik belgeyi imza veya mali mühür bilgileriyle birlikte korumalıdır. E-Faturayı yazdırıp elektronik aslını silmek uygun bir arşiv yöntemi değildir. E-Arşivde alıcının saklama biçimi, kendisine mevzuata uygun teslim şekline bağlıdır; elektronik teslim edilen nüsha ile kâğıt teslim edilen nüsha bu açıdan ayrılır.

Bir sağlayıcıda saklama hizmeti bulunması, mükellefin muhafaza ve ibraz sorumluluğunu kaldırmaz. İndirilen dosyanın açılabildiğini, özgün belge ve doğrulama bilgilerinin korunabildiğini kontrol edin. PDF’nin arşiv için yeterli olup olmadığını sınayan rehber, tek bir belge üzerinden uygulanabilecek kontrol adımlarını gösterir.

Üç örnekle doğru belgeyi seçin

• İki kayıtlı işletme: e-Fatura ve e-Arşiv katılımcısı bir tedarikçi, e-Fatura kayıtlı bir mağazaya ürün satıyor. Olağan yurt içi işlemde e-Fatura düzenler; alıcının 'PDF gönderin' isteği belge türünü e-Arşive çevirmez.
• Kayıtlı satıcı, kayıtsız işletme: Aynı tedarikçi, e-Fatura kaydı bulunmayan başka bir işletmeye satış yapıyor. Alıcı bir şirket olsa da e-Arşiv Fatura düzenlenir. Şirket olmak, tek başına e-Fatura kaydı bulunması demek değildir.
• Portal kullanan kayıtlı olmayan satıcı: e-Fatura kaydı olmayan ve IV.2.4.3 kapsamında bulunan bir işletme, düzenlemek zorunda olduğu faturayı e-Arşiv olarak oluşturuyor. Bu belge, işletmenin e-Fatura sistemine kaydolduğunu göstermez; ayrıca geçiş zorunluluğu bulunup bulunmadığı kontrol edilir.

Faturayı düzenlemeden önce kısa kontrol listesi

Bu karşılaştırma belge türünü seçmenize yardımcı olur. Fatura düzenleme yükümlülüğü ile e-Arşiv düzenleme biçimi ayrı konulardır: belirtilen e-Arşiv kuralları her perakende fişini otomatik olarak faturaya dönüştürmez. İşleminize ait belge türünü ve özel koşulları mali müşavirinizle netleştirin.

1. Kendi e-Fatura kayıt durumunuzu ve kullandığınız e-Arşiv yolunu belirleyin; yalnız panel adına güvenmeyin.
2. Alıcının VKN/TCKN bilgisini ve güncel e-Fatura kaydını kontrol edin. Kayıtlı gönderimde doğru posta kutusu etiketini seçin.
3. İşlemin yurt içi olağan satış mı, internet satışı mı veya özel bir akış mı olduğunu ayırın.
4. Doğru belgeyi düzenleyip iletim sonucunu izleyin; yalnız görüntü dosyasının oluşmasını tamamlanma saymayın.
5. Belgeyi, teslim ve varsa yanıt kayıtlarıyla saklayın. Hata halinde silmek yerine uygun iptal veya itiraz sürecini izleyin.