E-fatura mı e-SMM mi? Ticari faaliyet ve serbest meslek birlikte yürütülüyorsa ne yapılır?

Kısa cevap: Belgeyi meslek adından önce işlem türü belirler

e-SMM kapsamındaki serbest meslek faaliyetine ilişkin tahsilat için e-SMM düzenlenmesi gerekirken, ayrıca yürütülen ticari faaliyet kapsamında fatura düzenlenmesi gereken işlemler ayrı değerlendirilir. Aynı kişinin iki faaliyeti yürütmesi, bütün gelirlerine tek belge seçmesi anlamına gelmez. Önce kazancın niteliği, ardından o işlemin belgesi ve ilgili elektronik uygulama kontrol edilir.

GİB’in 30 Haziran 2025 duyurusu, serbest meslek faaliyeti için fatura düzenleme yükümlülüğü bulunmadığından bu faaliyet nedeniyle e-faturaya geçiş zorunluluğu doğmadığını açıklar. Bu açıklamayı, e-SMM hesabı bulunan herkesin ayrıca yaptığı ticari satışların da kapsam dışında olduğu şeklinde okumayın. Duyurudaki sonucun gerekçesi kullanılan yazılım veya meslek unvanı değil, işlemin belge düzenidir.

İşletme adı ile vergi bakımından faaliyet türünü ayırın

Gelir Vergisi Kanunu’nun 65. maddesi, serbest meslek faaliyetini kişisel çalışma ve uzmanlığın ağırlığı, bağımsız yürütülmesi ve ticari nitelikte olmaması gibi unsurlarla tanımlar. 66. madde ise başka bir işle uğraşmanın serbest meslek erbabı olma niteliğini kendiliğinden kaldırmadığını belirtir. Dolayısıyla yalnız tabeladaki danışman, tasarımcı veya uzman ifadesiyle kesin belge seçilmez.

Bir faaliyet listesi hazırlayın: Ne sunuluyor, sözleşmenin tarafı kim, gelir hangi işlemden geliyor ve mükellefiyet kaydında nasıl yer alıyor? Aynı marka altında çalışan gerçek kişi ile ayrı bir şirketi de birbirine karıştırmayın. Belgeyi düzenleyecek mükellefin kimliği, müşterinin gördüğü marka adından daha belirleyicidir.

Örneğin mesleki hizmet yanında düzenli ürün satışı başlatıldığında, eski e-SMM şablonuna ürün eklemek çözüm değildir. Yeni faaliyetin niteliğini ve kayıt gereğini mali müşavirinizle belirleyip, ürün satışlarını mesleki tahsilatlardan ayıracak bir kayıt düzeni kurun. Bu örnek belirli bir meslek grubunun bütün işlemlerini ticari sayan bir sınıflandırma değildir.

Serbest meslek tahsilatının belgesi neden e-SMM olarak kalır?

Vergi Usul Kanunu’nun 236. maddesi mesleki faaliyete ilişkin tahsilatları serbest meslek makbuzuyla ilişkilendirir; 237. madde makbuzun bilgilerini düzenler. Fatura ise 229. maddede satılan mal veya yapılan iş karşılığındaki borcu gösteren belge olarak tanımlanır. Bu nedenle tahsilat ile faturalama zamanını aynı kabul eden tek bir otomatik kural kullanmayın.

509 sayılı Tebliğin IV.4 bölümü, vergiden muaf olmayan serbest meslek erbabı için e-SMM geçişini düzenler. Yeni başlayanlar bakımından IV.4.5’te işe başlanılan ayı izleyen üçüncü ayın sonu belirtilir; özel ve istisnai durumlar ayrıca dikkate alınır. E-fatura hesabı açılması, mesleki tahsilatın niteliğini değiştirip makbuzu kendiliğinden faturaya dönüştürmez.

Müşteri yalnız fatura kabul ettiğini söylüyorsa önce hizmetin doğru mükellef adına ve doğru faaliyet kapsamında kaydedildiğini kontrol edin. Muhasebe programındaki belge adını müşterinin talebine göre değiştirmek yerine, uygulanacak belge düzenini netleştirin. Tahsilat tarihi, sözleşme ve düzenlenen belgenin numarası arasında izlenebilir bir eşleştirme tutun.

Ayrı ticari faaliyet için e-fatura geçişini ayrıca kontrol edin

Ticari faaliyet bulunduğunda 509 sayılı Tebliğin IV.1.4 kapsamı ile IV.1.5 geçiş zamanı ayrıca incelenir. Sektör, faaliyet, ilgili hesap dönemi ve hasılat şartları birlikte değerlendirilir. Karma faaliyetlerde hangi tutarların hangi ölçüte girdiği belirlenmeden bütün banka girişlerini tek ciro saymayın; serbest meslek tahsilatlarını da gerekçesiz şekilde hesap dışında bırakmayın.

Birlikte yürüttüğünüz faaliyetlerin e-fatura yönünden ayrıca geçiş gerektirip gerektirmediğini ön değerlendirmek için interaktif e-faturaya geçiş rehberi kullanılabilir. Rehbere doğru faaliyet ve dönem bilgilerini girin; araç gelirinizin serbest meslek mi ticari kazanç mı olduğunu sınıflandırmaz ve e-SMM düzenlemez. Belirsiz kalan tutarları, sözleşmeleri ve mükellefiyet kayıtlarını mali müşavirinizle birlikte inceleyin.

Çıkan geçiş tarihini yalnız yazılım aboneliğinin başlangıcı olarak kaydetmeyin. Başvuru, hesap aktivasyonu ve belge düzenlemeye başlama kontrollerini de planlayın. Mali mühür veya e-imza hazırlığı gerekiyorsa bunun hangi başvuruya ait olduğunu belirtin; bir uygulamada çalışan sertifikadan diğer başvurunun tamamlandığı sonucu çıkmaz.

Karma faaliyet senaryolarında hangi kontrol yapılır?

Aşağıdaki örneklerde faaliyetlerin vergi niteliğinin önceden doğru belirlendiği varsayılmıştır. Ticari satış satırları, fatura düzenlenmesi gereken işlemleri anlatır. Tablo bir mükellefin bütün vergi yükümlülüklerini veya muafiyetlerini belirlemez.

Size gelen fatura ile sizin düzenlediğiniz makbuzu karıştırmayın

VUK’un 232. maddesi kapsamında serbest meslek erbabına yapılan satışlarda fatura isteme ve alma yükümlülüğü bulunur. Örneğin ofisinize bilgisayar satın alırken satıcıdan fatura almanız, mesleki hizmetinizin karşılığında sizin de fatura kesmeniz gerektiğini göstermez. Alış faturası gider tarafındaki işlemdir; müşteriden aldığınız mesleki ücretin makbuzu ayrı işlemdir.

GİB’in 2025 duyurusu, e-faturaya kayıtlı olmayan serbest meslek mensubuna kayıtlı satıcının e-Arşiv Fatura düzenlemesini açıklar. Kayıtlı olmayan satıcı içinse güncel IV.2.4.3 dikkate alınmalıdır: Diğer kapsamdaki mükelleflerde 1 Ocak 2026’dan itibaren tutarına bakılmaksızın e-Arşiv zorunluluğu geçerliyken, basit usul ve işletme hesabı grubunda 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3.000 TL’yi aşma ölçütü, 1 Ocak 2027’den itibaren ise tutarına bakılmaksızın düzenleme kuralı uygulanır. Tebliğdeki istisnalar saklıdır.

Bu nedenle eski duyurunun kâğıt fatura ifadesini her satıcı ve her tarihte geçerli serbest seçim gibi kullanmayın. Gelen belgenin türünü kontrol ederken e-fatura ile e-Arşiv arasındaki farklar rehberinden yararlanabilirsiniz; e-SMM kaydı, tek başına e-fatura kaydı yerine geçmez.

Belge düzenini kurmadan önce beş adımı tamamlayın

Bu hazırlık sonunda hangi uygulamanın hangi iş için kullanılacağı açık olmalıdır. E-fatura kurulumu için destek arıyorsanız e-fatura hizmet sayfasından ihtiyacınızı aktarabilirsiniz. Faaliyetin vergi niteliği ve özel yükümlülük değerlendirmesini ise kendi kayıtlarınızla birlikte mali müşaviriniz üzerinden netleştirin.

1. Faaliyetleri ayırın: Sözleşmeleri ve örnek işlemleri mesleki hizmet, ticari satış ve işletme alışları olarak listeleyin. Niteliği tartışmalı satırı varsayımla kapatmayın.
2. Mükellefi belirleyin: Her satır için belgeyi düzenleyen veya alan kişinin vergi kimliğini kontrol edin. Ayrı şirketi, şahsi mesleki faaliyetle aynı hesap gibi kullanmayın.
3. Yükümlülük notu hazırlayın: Uygulanacak belgeyi, elektronik uygulamayı, ilgili hükmü ve varsa geçiş tarihini yazın. Ciro değerlendirmesinin hangi dönem ve kalemlere dayandığını ekleyin.
4. Yazılım ayrımını kontrol edin: Ticari satış ve mesleki tahsilat şablonlarını inceleyin; gerçek bir işlem olmadan deneme amacıyla mali belge düzenlemeyin. Muhasebe aktarımındaki faaliyet eşlemesini kontrol edin.
5. İlk gerçek işlemi izleyin: Belge numarası, işlem veya tahsilat tarihi, müşteri ve muhasebe kaydı eşleşsin. Yanlışlık görülürse ikinci belgeyi rastgele üretmeden uygun düzeltme yolunu belirleyin.